Контроль исполнения документов

Контроль исполнения документов определяется как совокупность действий, обеспечивающих своевременное использование документов. Функция контроля – одна из важнейших управленческих функций, в осуществлении которой принимают участие как работники службы ДОУ, так и руководители всех уровней. Это обусловлено тем, что в контроле выделяется два аспекта: контроль, включающий анализ существа и полноты дела, и контроль за сроками исполнения.

Контроль по существу дела одна из должностных обязанностей руководителей всех уровней, начиная от руководителя любого структурного подразделения и кончая руководителем организации. При большом объёме документооборота такой контроль также могут осуществлять специально уполномоченные лица или специальное контрольное подразделения, например инспекция при руководителе. Такой контроль может осуществлять и вышестоящая организация путём проведения ревизий, проверок, анализом представленных отчётов, справок.

Контроль за сроками, как правило, осуществляют работники службы ДОУ. При небольшом

объёме документооборота эту работу выполняет секретарь или специально назначены работник.

Его целью является содействие своевременному и качественному исполнению документов, получению информации, которая поможет оценить качество работы структурных подразделений, их руководителей и конкретных исполнителей.

Основными этапами, осуществляемыми последовательно в таком подразделении, являются:

- постановка документа на контроль, о чем делается отметка в журнале или картотеке;

- доведение контрольного документа до всех исполнителей и напоминание об установленном

сроке исполнения;

- получение информации о ходе исполнения документа;

- снятие документа с контроля одновременной проверкой правильности оформления документов в части соответствия подписей их расшифровкам, соответствия подписей на ответном документе, подписи в резолюции на контрольном документе и др.;

- обобщение результатов контроля исполнения, составление аналитических справок (сводок)

о состоянии исполнительской дисциплины в организации, доведение их до руководителя.

Сроки исполнения большинства управленческих документов регламентируются действующим законодательством (поэтом они называются типовыми сроками исполнения) – указами Президента, постановления правительства, законами РФ. Значительное количество типовых сроков установлено в ведомственных подзаконных актах, например о предоставлении статистической отчётности, о сроках подачи апелляций на решение судебных инстанций и др. Типовой срок исполнения таких распространённых видов документов, как служебное письмо, телеграмма, установлен ГСДОУ. Индивидуальный срок исполнения документа – это срок исполнения, установленный резолюцией руководства. Форма контроля выбирается в зависимости от объёма документооборота, принятой системы регистрации, возможностей организации. Но он всегда строится на базе регистрационных данных. Может проводиться в ручном режиме с помощью контрольно-сроковой картотеки, что чаще всего встречается в небольших организациях (фирмах) при незначительном объёме документооборота. В других случаях рационально применение автоматизированной системы контроля исполнения документов с помощью вычислительной техники. Ежедневно контрольная служба не только проверяет, будут ли исполнены документы, но ведёт предупредительный контроль.

Систематическая проверка хода исполнения заданий, содержащихся в документах, повышает

исполнительную дисциплину работников, позволяет своевременно их руководителям скорректировать ход выполнения заданий, принять меры своевременному выполнению.

Все перемещения контрольного документа от одного исполнителя к другому проходят с извещением контрольной службы и отметкой в РРК. Контрольная служба путём проведенного анализа выявляет, что является характерными причинами неисполнения документов в срок – недостатки в организации документооборота, недостаточное техническое обеспечение или недисциплинированность сотрудников, их перегрузка, нерациональное распределение их обязанностей. Таким образом, создаются необходимые предпосылки для совершенствования работы по документационному обеспечению управления и работы организации в целом.

Возможность проверки исполнения документов должна быть заложена в системе делопроизводства, принятой на предприятии. Регистрационные и контрольные функции при этом могут быть неразрывно связаны и осуществляться с помощью тех же журналов.

Технологическое обеспечение контроля за исполнением осуществляет секретарь-референт

или работник службы делопроизводства.

После указания руководителя о постановке документа на контроль секретарь-референт проставляет красным фломастером букву "К" на левом поле документа напротив реквизита "Заголовок". Затем в регистрационном журнале делает отметку о контроле, сроках исполнения, ответственном исполнителе. Эти сведения берутся из резолюции руководителя на документе. Если в регистрационном журнале нет графы о сроках исполнения, ее вводят для проведения контроля. Срок исполнения для многих документов не должен превышать 10 дней.

Секретарь-референт помечает для себя промежуточные сроки проверки исполнения документа, проставляет их в журнале или записывает их вместе с номером документа и исполнителем в своем рабочем блокноте.

Для ведения контрольных операций можно использовать персональный компьютер. Ряд программ (Lotus Organiser, Outlook и др.) предоставляют секретарю возможность вести рабочий календарь-ежедневник с помощью ПК. Такой календарь можно использовать для проведения контроля исполнения документов. В соответствующий день календаря заносится номер документа, взятого на контроль, исполнитель и его телефон, содержание поручения (если необходимо). В заданном режиме ПК устанавливает промежуточные сроки исполнения и в назначенный день выводит на экран номера документов для проведения по ним контрольных операций. ПК не только будет давать предварительные напоминания секретарю, но и сможет и случае необходимости передавать их на компьютер исполнителя.

Секретарь-референт проводит в установленные дни предварительную проверку и получает

информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документов. По результатам проверки проводится анализ исполнения документов и в случае существенного отставания, задержки исполнения делается доклад руководителю предприятия для принятия экстренных мер (о результатах исполнения документов делаются сообщения на оперативных совещаниях руководства). Продление сроков исполнения может производиться только по указанию руководителя.

Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения

конкретной работы исполнителем (подготовки ответа, составления проекта контракта, проведения деловой встречи). Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело"). Кроме того, ставится отметка об исполнении в журнале регистрации. Контроль исполнения документов как составная часть делопроизводства и контроль исполнения как функция управления в ряде фирм совмещены. Высокая исполнительская дисциплина и ответственность работников предприятия, единство исполнителей в достижении поставленных нолей и другие факторы, влияющие на результативность работы, могут вообще привести к исключению контроля за исполнением документов.

Date: 2016-11-17; view: 453; Нарушение авторских прав