Состав и учет объема документооборота организации

Документы организации с точки зрения источника можно разделить на три вида.

К первому относятся внешние (входящие) документы, которые несут в себе первичную информацию: решения, приказы вышестоящих органов, письма граждан, проекты договоров, коммерческие акты и просто акты (например, противопожарной службы), резюме специалистов и т.д.

Ко второму виду относятся исходящие документы, которые несут в себе информацию, выработанную в целях передачи ее вышестоящим и нижестоящим организациям, контрагентам по бизнесу, арбитражным судам, потенциальным покупателям товаров.

К третьему виду относятся документы, которые содержат информацию, позволяющую решать

внутрипроизводственные задачи: приказы, распоряжения, служебные записки, акты инвентаризации и т.д.

Движение этих документов с момента получения или создания до отправки или завершения

представляет собой документооборот организации. При этом обработка каждого вида производится по своей схеме. Больше того, отдельные документы могут быть выделены из общего потока и рассматриваться в индивидуальном порядке.

Но при всем этом главное условие в работе с документами – обязательное их рассмотрение

руководителем организации или его помощником из числа назначенных.

При всех различиях в работе с документами есть и общие моменты в технологии их обработки – регистрация, постановка на контроль, передача в архив.

Обработка входящих документов производится в следующей последовательности.

1. Прием и первичная обработка входящей документации

2. Вскрытие упаковки.

3. Простановка отметки о поступлении документа в организацию. Существует ряд документов, не подлежащих регистрации, например:

- сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня;

- графики, заявки;

- рекламная информация;

- поздравительные письма;

- пригласительные билеты;

- объяснительные записки;

- документы с пометкой «Лично».

4.Предварительное рассмотрение документов.

5.Регистрация документов.

6.Контроль за исполнением

7.Подшивка в дело

Работа с документами может быть представлена в виде следующей технологической цепочки

операций: прием отправка

Входящие документы и исходящие:

Схема организации работы с документами (входящие документы, внутренние и исходящие документы)

Общая схема работы со входящими документами выглядит следующим образом. Она начинается с приема и первичной обработки поступлений – операции в основном технической. Проводится централизованно в крупных учреждениях экспедициями или специально выделенным работником, в небольших - секретарем-референтом.

Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером или посетителем, приняты

по телетайпу, факсу, электронной почте.

При получении документов прежде всего проверяется правильность их доставки. Ошибочно

полученная корреспонденция возвращается отправителю или пересылается адресату. Заказная корреспонденция принимается под расписку. При получении документов с пометой "Срочно" проставляется время получения. Документы, полученные работниками при командировках, в других организациях и от посетителей, должны также передаваться в группу первичной обработки. После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. Для факса также проверяется как общее количество полученных страниц, соответствие их количества указанному на первом листе факса, так и их читаемость. В случае неполного получения факсимильного сообщения или плохого качества отдельных страниц об этом сообщается отправителю.

Как уже отмечалось, не все входящие и исходящие документы подлежат регистрации. Затем

входящие документы регистрируются, рассматриваются руководителями, которые дают поручения соответствующим отделам или службам, а чаще всего конкретным сотрудникам.

Завершив работу с документом, исполнитель готовит проект ответа контрагенту. После того,

как письмо будет подписано руководителем, оно отправляется заинтересованному адресату, а вся переписка оформляется как дело и передается на текущее хранение. По истечению сроков хранения дело передается в архив или уничтожается. Часть этих операций осуществляется службой делопроизводства, а когда документ находится у исполнителей, она осуществляет контроль за тем, чтобы документ был рассмотрен в течение нормативных сроков.

Порядок работы с внутренними документами во многом определяется характером деятельности предприятия, его масштабами, постановкой управленческого учета. Как правило, предварительно составляются проекты документов, затем они согласовываются с другими структурными подразделениями предприятия, подписываются руководителями и после этого направляются исполнителям. Контроль за исполнением таких документов возлагается не только на службу делопроизводства, но и руководителей отделов и служб, конкретных работников.

Алгоритм работы с исходящими документами не имеет существенных отличий от схемы организации работы с внутренними документами, кроме того, что работа с оригиналами исходящих документов заканчивается на стадии отправки документа адресату после его регистрации. Регистрация может проводиться для всех групп документов, прежде всего, для входящих документов. Многие предприятия не проводят регистрацию внутренних документов.

Работа по исполнению и контролю исполнения документов охватывает внутренние, входящие и в некоторых случаях - исходящие документы. Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции: использование в справочно-информационной работе в течение 1 - 3 лет и определение дальнейшей "судьбы" документа (архивное хранение, дальнейшее использование или уничтожение).

Основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих, из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами.

Рассмотрим более подробно этапы работы с документами.

Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности адресования, количества листов поступившего документа, наличия приложений. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе "Примечание". При обработке поступающей корреспонденции необходимо соблюдать право граждан на тайну переписки. Работник, получающий входящие документы, не вскрывает письма, имеющие пометку "Лично". Корреспонденция, имеющая пометку "Конфиденциально", обрабатывается тем сотрудником, который имеет к ней допуск.

Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения

документов на регистрируемые и не регистрируемые документы. На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит "Отметка о поступлении документа в организацию", содержащий входящий номер документа и дату поступления, при необходимости – часы и минуты. Секретарь-референт или работник службы делопроизводства должен осуществлять" фильтрацию" входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю предприятия должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Эти документы складываются секретарем в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям. При современной организации труда и росте квалификации работников количество документов, передаваемых непосредственно в структурные подразделения или исполнителям, будет увеличиваться. На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа секретарем-референтом проставляется условное обозначение структурного подразделения, например: "ОР" – отдел рекламы или 05 - номер (шифр) этого подразделения. При передаче документов непосредственно заместителям руководителя или исполнителям указываются их фамилия или инициалы.

В ряде фирм применяется условное обозначение руководящих должностных лиц, которое используется при разметке и направлении документов, например, 01 - генеральный директор, 02-зам. директора и т. п.

В значительной степени облегчает процесс предварительного рассмотрения документов на стольное устройство сортировки. Это устройство состоит из лотков (секций), имеющих этикетки для вставки условных обозначений (индексов) руководителей фирмы, структурных подразделений или исполнителей. Поступающие документы просто раскладываются по соответствующим секциям. При небольшом объеме документов для этих целей можно также использовать специальные папки с разделителями.

При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждаются ли документы, передаваемые руководству предприятия, в подборе дополнительных материалов (предыдущей переписки, контрактов, нормативных документов и т. д.). Если в обязанности секретаря-референта входит доклад о поступивших документах, то необходимо самому предварительно ознакомиться с этими материалами.

Регистрация документа – запись основных сведений о документе в журнале (на карточке) или в памяти ПК с последующим проставлением на документе номера и даты регистрации. Это необходимо для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета контроля. Существуют несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная. Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, то есть при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте (экспедиции, канцелярии) или одним работником, например, секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации. Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях). С учетом специфики предприятия может применяться смешанная система, когда, одна часть документов регистрируется централизованно, другая же регистрируется в структурных подразделениях. В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная система регистрации.

Регистрация должна быть однократной, то есть зарегистрированный документ не должен

регистрироваться повторно при его перемещениях внутри предприятия. При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:

- входящие документы;

- исходящие документы;

- внутренние документы;

- контракты коммерческие;

- документы, имеющие гриф ограничения доступа.

При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров. Для внутренних документов и коммерческих контрактов, как

правило, используется порядковая нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года, с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01).

Внутренние документы и коммерческие контракты при небольших объемах и обеспечении

их полной сохранности по решению руководства предприятия могут не регистрироваться. В этом случае документу присваивается порядковый номер, следующий за номером последнего документа, подшитого в соответствующее дело. Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие: из порядкового номера документа с начала года; условного обозначения структурного подразделения или должностного липа; номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, регистрационный номер документа № 72/1-5 включает:

72 - порядковый номер документа по журналу регистрации,

1-5 - номер дела по номенклатуре.

В некоторых организациях для регистрации документов применяется иная последовательность расположения и написания составных частей номера, например: 1-5/72 или 1-5-72.

Номер документа может также содержать условное обозначение (код) должностного лица,

вопросов деятельности, вида документа и т. д., например, № 72-БМ включает:

БМ - Борис Михайлов (автор документа).

72 - порядковый номер документа.

Эффективность принятой системы индексации в значительной степени зависит от ее стабильности. Если разработанная система индексов оправдала себя на практике, то ее следует использовать как можно дольше. Пересмотр условных обозначений целесообразно осуществлять в случае значительных изменений в функциональной структуре предприятия;

В практической деятельности применяются регистрационные журналы: отдельно для регистрации входящих и исходящих документов (см. рис. 35, 36). При небольших объемах документов журналы могут вестись на протяжении нескольких лет с использованием годовых разделителей. Журналы включают следующие графы:

- номер документа;

- дата документа;

- дата поступления;

- автор документа (внешняя организация) - отправитель - для входящих документов;

- адресат (корреспондент) - получатель - для исходящих документов;

- количество листов документа;

- резолюция;

- исполнитель;

- подпись исполнителя;

- срок исполнения;

- отметка об исполнении;

- номер дела (папки);

- имя файла;

- примечание.

Рассмотрение документов руководством. После регистрации-документы передаются для ознакомления и принятия решения руководителю предприятия. Принятие управленческого решения по конкретному документу - одна из основных функций руководителя, центральное, решающее звено в технологии управления. Руководитель, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки.

Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе. Некоторые

программные продукты имеют шаблоны стандартных резолюций, в которых необходимо проставить только исполнителя и срок исполнения. Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал. Резолюция может явиться основанием постановки документа на контроль. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, считается ответственным исполнителем.

При рассмотрении документов руководитель должен придерживаться рекомендаций, соблюдение которых позволяет ускорить прохождение документов, избежать сбоев в обработке документов, создать условия для их своевременного и качественного исполнения. Руководитель должен рассматривать документы в день их поступления и в тот же день (в крайнем случае, на следующий день) возвращать секретарю-референту. Стремление отдельных руководителей иметь собственный "архив", состоящий из копий полученных или подписанных документов, свидетельствует о невысокой управленческой подготовке руководителя или о недоверии секретарю-референту. Документы в этом случае хранятся неупорядоченно, поиск их затруднен. Таких "архивов" быть не должно.

Направление на исполнение. С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения. Перемещение документов между исполнителями может осуществляться без расписок, за исключением документов, имеющих гриф ограничения доступа. Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими исполнителями одновременно секретарь-референт размножает входящий документ и передает копии исполнителям. Документ находится в работе у исполнителя до окончательного решения вопроса. Когда работа над документом завершена (составлен ответный документ, выполнено конкретное действие, задание), на документе исполнителем проставляется реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело". После этого поступивший документ и копия ответа на него подшиваются в соответствующие дела.

Обработка отправляемых документов. Отправляемые организацией документы, как уже

говорилось, называют исходящими. Их обработка документов состоит из следующих операций:

- составление проекта документа исполнителем;

- проверка правильности оформления проекта документа;

- согласование проекта документа;

- подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение);

- регистрация документа;

- отправка документа адресату;

- подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления

проверяется работником службы делопроизводства. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется визой.

Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю

организации. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, контракты, акты, нормативные документы), Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю. После подписания руководителем двух экземпляров исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации. Отправляемые документы регистрируются в "Журнале регистрации исходящих документов". Для регистрации исходящих документов необходимы следующие данные:

- номер документа, включающий номер дела;

- дата документа;

- адресат (корреспондент);

- краткое содержание или заголовок;

- отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);

- исполнитель;

- примечание.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера необходимо проставить его

рукописным способом или нумератором на обоих экземплярах. Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.

Порядок работы с внутренними документами. Внутренние документы составляются, исполняются и хранятся в рамках самого предприятия, не выходя за его пределы. На этапах подготовки и оформления порядок работы с ними такой же, как и с исходящими документами:

- составление проекта документа исполнителем;

- проверка правильности оформления проекта документа;

- согласование проекта документа;

- подписание документа руководителем (утверждение, в необходимых случаях);

- регистрация документа (при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов или их больших объемах).

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций

такой же, как и с входящими документами:

- передача документа исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей);

- контроль исполнения документа;

- исполнение документа;

- проставление отметки об исполнении (см. реквизит "Отметка об исполнении документа и

направлении его в дело");

- подшивка исполненного документа в дело.

Завершающими стадиями работы с внутренними документами являются их использование в

справочно-информационной работе (от 1 года до 3 лет) и определение дальнейшего срока хранения (экспертизы ценности документов). По решению экспертной комиссии предприятия внутренние документы могут использоваться в справочно-информационной работе службы делопроизводства более трех лет, или могут быть переданы в архив, или уничтожены.

Учет объема документооборота. Объем документооборота – это общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за год. Учет необходим для определения загрузки отдельных работников, подразделений и организации в целом. Эти данные используются при разработке мероприятий по совершенствованию делопроизводства. Учет объема документооборота осуществляет канцелярия организации, оформляя результаты в виде справки. Совершенствование делопроизводства лучше начинать с внутренних документов. Необходимо использовать возможности локальной сети предприятия и активнее избавляться там, где это возможно, от традиционных документов, заменяя их электронными. Эффективность такой замены очевидна. Не нужно многократно копировать бумажные документы для исполнителей, достаточно переслать им на ПК электронный документ. Возрастает оперативность передачи и поиска необходимых документов внутри предприятия. Экономится бумага. Над одним документом могут работать сразу несколько исполнителей на своих рабочих местах. При проектировании рациональных документопотоков в организации составляются схемы движения основных групп и видов документов. Это позволяет установить рациональные маршруты и этапы обработки документов, унифицировать пути их движения, порядок обработки, установить на этой основе целесообразный порядок работы с документами. Схемы разрабатываются для различных категорий документов (входящих, исходящих, внутренних; приказов по основной деятельности и личному составу; писем и заявлений трудящихся; коммерческих договоров; заявок, рекламаций). График может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым структурным подразделением, а также всем исполнителям с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения этих работ График документооборота утверждается приказом руководителя организации и должен способствовать улучшению всей учетной работы в организации, усилению контрольных функций. Особенно важен график документооборота для финансовых служб. Как известно, все хозяйственные операции должны производиться с оформлением первичных (оправдательных) документов, на основании которых ведется бухгалтерский учет. График документооборота обязан обеспечить своевременное и достоверное создание первичных документов, передачу их в установленном порядке и сроки для отражения в бухгалтерском учете. Первичные учетные документы должны составляться в момент совершения хозяйственных операций. А если это не представляется возможным – непосредственно после их окончания. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.

Date: 2016-11-17; view: 1363; Нарушение авторских прав