Реквизиты заголовочной части документа

Государственный герб (реквизит 1). Государственный герб изображается только в случаях,

предусмотренных законодательством, на документах министерств, ведомств, а также органов власти: органов суда, прокуратуры, арбитража, органов народовластия, высших органов управления и др. Изображение герба при продольном расположении помещается в центре верхнего поля, а при угловом расположении – над серединой строки с наименованием организации автора.

Герб субъекта Российской Федерации (реквизит 2). Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ. В этом случае целесообразно

указывать на бланке документа также наименование государства — Российская Федерация.

На бланках документов могут воспроизводиться также утвержденные в установленном порядке изображения (гербы) территорий или населенных пунктов.

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (реквизит 3). Эмблема

предприятия – это ее символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Изображение эмблемы облегчает поиск документа, но заменять наименование предприятия или учреждения эмблемой не допускается. Эмблему размещают на левом поле документа на уровне названия организации или на верхнем поле документа. Эмблема должна быть зарегистрирована в установленном порядке и не должна изображаться на документе, если у организации отсутствует официальное разрешение. Эмблема не воспроизводится также при помещении гербов на бланках организации.

Код организации (реквизит 4). Код формы документа (реквизит 5). Код по Общероссийскому классификатору организаций и предприятий (ОКПО) имеют все зарегистрированные предприятия. Он может быть проставлен заранее типографским способом. Этот код является своеобразным подтверждением правомочности организации — автора документа. Код по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в классификаторах управленческой документации. Этот реквизит впечатывается при составлении конкретного вида документа.

Наименование организации-составителя документа (реквизит 6) должно соответствовать

полному официальному названию, зарегистрированному в учредительных документах. Если в них официально зарегистрировано и сокращенное наименование, то допускается его указание после полного названия организации. Помимо названия составителя документа на бланках могут указываться герб РФ (только на документах государственных органов), эмблема организация, наименование вышестоящей организации, адрес и банковские реквизиты (для внешних документов).

Справочные данные об организации (реквизит 7). Этот реквизит указывается только в служебных письмах. Сюда могут входить: индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес; номер телетайпа, телефона, факса, телекса. На письмах, относящихся к финансовым вопросам, может быть проставлен номер счета в банке. Здесь же можно привести номер государственной регистрации, данные о лицензиях, патентах

Наименование вида документа (реквизит 8) указывается при подготовке документа на общем бланке организации и должно соответствовать его содержанию (акт, приказ, протокол, справка

и т.п.). Название записывается прописными буквами и четко выделяются полужирным начертанием. Для писем вид документа не указывается.

Дата (реквизит 9) обеспечивает юридическую силу документа. Датой документа является:

– дата подписания (для приказов, писем, факсов, справок);

– дата утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);

– дата события, которое зафиксировано в документе.

Дат на документе может быть несколько. Основной считается датой подписания документа.

Существуют также даты опубликования документов, даты вступления их в силу. Оформляется дата арабскими цифрами. Н а нее отводится десять знаков: восемь цифр и две разграничительные точки: порядковый день (две цифры), номер месяца (две цифры), год (четыре цифры). Если порядковый номер состоит из одной цифры, то перед ней обязательно ставится «0», например 02.02.2003. Допускается записывать дату в обратном порядке, как это принято во многих зарубежных странах: 2003.02.02. В текстах финансовых документов применяется словесно-цифровой способ оформления дат: 02 февраля 2003 г.

Регистрационный номер документа (реквизит 10) – это условное цифровое или буквенно-цифровое обозначение, которое присваивается документу при регистрации и является важным отличительным признаком. Для внутренних документов это обычно порядковый номер, считая от начала года. В учебных заведениях допускается нумерация с начала учебного года.

Реквизиты Дата и Регистрационный номер документа оформляются в одной строке левой

половины заголовочной части и выравниваются влево по границе документа: 11.10.2003 №__________.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 11). При оформлении

письма, которое является ответом, указывается ссылка на дату и номер входящего документа, которые располагаются строкой ниже реквизита 10. Общий вид записи: На № _________ от ___.___._____. Дата и номер для ссылки переписываются из инициативного письма. Оформляется следующим способом: на № 02-13/36 от 04.09.2003. Данная ссылка поможет организации, получившей письмо-ответ, найти копию инициативного письма.

Место составления или издания документа (реквизит 12). Место составления или издания

документа обязательно указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам

«Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Целесообразно его проставление на всех документах. Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения. В письмах этот реквизит входит в почтовый адрес. Сокращение «г.» в этом реквизите не ставится при обозначении «Москва», а также при написании названий городов, оканчивающихся на «град» и «бург».

Гриф ограничения доступа к документу (реквизит 13). Этот реквизит проставляется в случае, если документ содержит сведения ограниченного распространения, т.е. секретную или конфиденциальную информацию. В первой строке данного реквизита могут проставляться следующие отметки: «ДСП» («Для служебного пользования»), «Секретно», «Совершенно секретно», «Подлежит возврату вместе с ответом» и т.д. В коммерческих структурах на документах подобного характера обычно проставляются отметки «КТ» (коммерческая тайна) и «Конфиденциально». Во второй строке данного реквизита проставляется № экземпляра и иногда адресат. Он может быть дополнен другими данными, предусмотренными действующим законодательством.

Адресат (реквизит 14). Данный реквизит проставляется в основном на исходящих документах. Наличие этого реквизита необходимо для сверки с адресом на упаковке. Это входит в обязанности технического сотрудника, который осуществляет отправку и прием документов. В случае несоответствия адреса на документе адресу на упаковке, документ возвращается отправителю. На внутренних документах данный реквизит может быть проставлен в случае, если это документ, предназначенный для передачи руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) или структурному подразделению.

Максимально данный реквизит может состоять из следующих составных частей:

наименование учреждения, организации или предприятия (в именительном падеже);

наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

указание должности получателя (в дательном падеже);

фамилия, инициалы (в дательном падеже);

почтовый адрес.

Каждая из указанных составных частей печатается с новой строки.

Почтовый адрес не принято проставлять на документах, которые направляются в правительственные организации и постоянным корреспондентам. Если документ отправляется в несколько однородных организаций, их указывают обобщенно. Например: Генеральным директорам производственных объединений Данный реквизит может содержать несколько адресатов, но не более четырех, сведения о копийности документа при этом не указываются. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, а на каждом документе проставляется только один адресат. Порядок расположения элементов реквизита «Адресат» должен соответствовать действующим Почтовым правилам. При отправлении документа за рубеж данный реквизит оформляется по Международным правилам.

Гриф утверждения (реквизит 15). Документ может утверждаться соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах или посредством издания соответствующего распорядительного документа. В случае утверждения документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» без кавычек, полного наименования должностного лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения. Если документ утверждается другим специально издаваемым документом, то гриф утверждения должен содержать наименование, номер и дату последнего.

Date: 2016-11-17; view: 2029; Нарушение авторских прав