Реквизиты основной части документа

Заголовок к тексту (реквизит 17) должен отвечать на вопрос «О чем?». Заголовок пишется

над текстом документа. Он не должен содержать более 28 знаков в строке. Если их количество

превышает эту цифру, то печатается в несколько строк через один интервал. При угловом расположении реквизитов заголовок располагается в заголовочной части. На него отводится не более 2 строк длиной 10 сантиметров в левой половине. В заголовке кратко, четко, ясно отражается основное содержание документа, например, Об объявлении благодарности, Заявка на участие в семинаре. Заголовок позволяет сэкономить время при рассмотрении документа, облегчает его регистрацию, поиск и контроль. Короткие документы, выполненные на бумаге формата А5 (извещения, телеграммы, справки) оформляются без заголовка.

Текст документа (реквизит 19) – основная часть документа, несущая информацию. Текст

документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках. Тексты документов оформляют в виде связанного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур. Если документ составляется с помощью компьютера, то следует учесть, что шрифт, которым печатается текст, должен быть максимально приближен по форме и размеру к шрифту пишущей машинки.

000 «Дело»

Отдел рекламы

Начальнику отдела

Петрову Н.А.

454080, Челябинск,

ул. Энтузиастов, 8

УТВЕРЖДАЮ

Директор предприятия

подпись А.Б. Сидоров

12.07.2003

УТВЕРЖДЕНО

Приказ директора

предприятия

от 05.08.2003 № 15

Приложение:

1. Инструкция по делопроизводству на 10 л. в 3 экз.

2. Отзыв на проект инструкции на 4 л. в 2 экз.

Если документ имеет более одной страницы, то, начиная со второй, страницы нумеруются арабскими цифрами без точек и тире. Номер страницы проставляется в центре верхнего поля страницы.

Подпись (реквизит 21) – обязательный реквизит для любого документа, как для служебного,

так и личного. В состав реквизита входят: 1) наименование должности (полное или сокращенное) имеющего право подписи официального лица, подписавшего документ; 2) личная (рукописная) подпись, выполненная чернильной ручкой; 3) расшифровка – инициалы и фамилия подписавшего должностного лица. При этом буквы имени и отчества пишутся перед фамилией.

Печать (реквизит 24) Печати ставятся на наиболее важных документах, предусмотренных

специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты,

связанные с финансовыми средствами, подтверждая подлинность подписей. Печать должна быть хорошо читаема и по возможности должна захватывать часть наименования должности. Различаются печати гербовые и печати организации. В коммерческих структурах гербовые печати не используются.

Гриф согласования (22), Визы (23). Согласование - это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа. Согласование может быть внешнее и внутреннее.

Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Он имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование с коллегиальным органом. Это оформляется следующим образом:

Гриф согласования располагают ниже реквизита «Подпись» или на отдельном листе согласования. Лист согласования составляется, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций или лиц, о чем делается отметка на месте грифа согласования. Например:

Лист согласования прилагается.

Подпись, дата

Внутреннее согласование обычно называется визой. Виза состоит из указания должности визирующего, подписи, ее расшифровки и даты. Например:

Главный бухгалтер подпись И.Д. Луконина 12.07.98

Но виза может быть оформлена и более кратко: личная подпись и дата.

Если должностное лицо, с которым согласовывается документ, имеет какие-то замечания,

дополнения или не согласен с документом, то это может оформляться на отдельном листе с указанием об этом при визировании «Замечания прилагаются». На внутренних документах виза проставляется на последнем листе первого экземпляра. На исходящих – на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в учреждении.

Отметка о наличии приложений (реквизит 20). Часть документов имеет приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте. Сведения о наличии приложений к письмам, справкам, планам, отчетам и т.д. оформляются в следующем порядке. Если в тексте документа есть полное наименование приложения, то отметка о наличии приложений оформляется сокращенно: Приложение: на 2 л. в 3 экз.

Если приложения в тексте не названы, то в отметке о наличии приложений необходимо указать полное наименование документов, входящих в приложение. Например:

Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложений оформляется следующим образом:

Приложение: Договор аренды от 03.04.2003 № 7 и приложение к нему, всего на 12 л.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают. Когда документ отправляется в несколько адресов, а приложение не во все адреса, это отражается в отметке о приложениях:

Приложение: на 4 л. в 1 экз. в первый адрес.

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания профко-

ма от 14.05.2003 № 4

СОГЛАСОВАНО

Зам. главы администрации

подпись П.В. Доронин

16.09.2003

Приложение 1

к приказу директору АО «Квант»

от 22.09.2003 № 15

На самих приложениях в правом верхнем углу проставляется отметка, где пишется слово

«Приложение», номер приложения (если их несколько); наименование, дата и номер основного документа. Например:

Date: 2016-11-17; view: 1394; Нарушение авторских прав