Документ и его функции

Документ – это материальный объект с закрепленной в нем информацией для передачи её

во времени и пространстве (в переводе с латинского слово означает «свидетельство», «способ доказательства»). Информация представлена в нем из информационных элементов-реквизитов документа (адрес, текст, подпись). Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат. Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке, называется официальным (управленческим).

Важнейшей функцией документа является информационная. В документ фиксируются факты,

события, явления практической и мыслительной деятельности человека. Документ обладает функцией.

С его помощью обеспечивается воздействия на коллективы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.

Документ несет юридическую функцию, т. к. его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений. Юридическая сила документа обеспечивается законодательством, компетенцией издавшего документ органа и установленным порядком его оформления. Ряд документов изначально наделен юридической силой (договорная документация, нотариально заверенные документы).

Документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует

повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации.

Назовем некоторые общие нормы и правила оформления документов. Все виды документов оформляются на белой бумаге или бумаге светлых тонов определенных размеров – форматах, обозначаемых буквой А. Наиболее распространенный формат А4 (машинописный лист). На нем составляются приказы, письма, договоры, протоколы. Формат А5 (половина машинописного листа) применяется для кратких документов. Формат А3 (два машинописных листа) используется для воспроизведения больших таблиц, схем, бухгалтерских документов. Некоторые документы, например, товаросопроводительные изготавливаются на бумаге формата А6 (105 х 148 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не меньших размеров: левое – 20 мм, правое – 10 мм, верхнее – 15 мм, нижнее – 20 мм. По некоторым техническим причинам (удобство подшивки, нанесение пометок) стандартом разрешено левое поле увеличивать до 35 мм. Для научных отчетов, рефератов, курсовых и дипломных работ левое поле установлено в размере 30 мм.

При составлении многостраничных документов вторая и последующая страницы должны

быть пронумерованы. Если текст печатается с обеих сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а обратные – четными. Наносятся номера на верхнем поле листа посередине арабскими цифрами без дополнения черточками, сокращениями типа стр., с.

В нормативных документах нет указаний, с каким интервалом должны печататься тексты документов. Но некоторые издания рекомендуют при компьютерном наборе набирать текст с полуторным межстрочным интервалом (для документов А5 допускается одинарный межстрочный интервал). Первую строку каждого абзаца советуется начинать с отступа в 1,25 см от левого края.

Для большинства документов одним из важнейших реквизитов является дата. Для их

оформления применяется два способа – цифровой и словесно-цифровой.

При цифровом способе дата оформляется арабскими цифрами. На нее отводится десять знаков: восемь цифр и две разграничительные точки: порядковый день (две цифры), номер месяца (две цифры), год (четыре цифры). Если порядковый номер состоит из одной цифры, то перед ней обязательно ставится «0», например 02.02.2003. Допускается записывать дату в обратном порядке, как это принято во многих зарубежных странах: 2003.02.02.

Словесно-цифровой способ имеет несколько разновидностей. На документах со сведениями

финансового характера предыдущая дата выглядит следующим образом: 02 февраля 2003 г.

Если в дате приведены месяц, квартал, полугодие, то слово год сокращается до г. Если обозначение времени в тексте состоит только из года, то это слово пишется полностью: бюджет на 2004 год.

В большинстве документы оформляются на бланках, которые представляют собой стандартные листы бумаги с воспроизведенной на них постоянной информацией и местом, отведенным для переменной информации. Бланки изготавливаются типографским способом или разрабатываются на компьютере.

Каждый документ условно можно разделить на три части.

Заголовочная часть содержит реквизиты, расположенные в верхней части листа, и, в свою

очередь, делится на левую и правую половины.

Основная часть содержит информацию по сути документа и приложения.

Оформляющая часть представлена отметками на документе, свидетельствующими о постанове на контроль, сведениями об исполнителе, передаче документа в архив и т.д.

В заключение остановимся на общих требованиях к языку документов. Он значительно отличается от любых текстов. Для документов свойственны:

– специфика построения предложений;

– ограниченное употребление глаголов в личной форме;

– употребление сокращений;

– употребление специальной терминологии.

Построение предложений. При составлении деловых документов принято использовать

предложения без подлежащего, которые строятся по схеме «Обоснование – действие – объект».

Вследствие финансовых трудностей (обоснование) вынуждены прекратить поддержку (действие) совместного проекта (объект). Для выражения действия в документах вместо глаголов используются конструкции из глагола и отглагольного существительного. Таким образом искусственно фиксируется действие и объект этого действия. Прошу оказать содействие службам безопасности (глагол посодействовать заменен словосочетанием оказать содействие (глагол + отглагольное существительное).

Употребление глаголов в личной форме. Деловому общению свойственен безличный характер. Поэтому в документах ограничено употребление глаголов в форме первого и второго лица. Например, вместо «мы уведомляем» пишется «администрация предприятия уведомляет».

Употребление сокращений. В целях ограничения размеров документов применяются разнообразные сокращения – укороченные обозначения слов и единиц измерения, а также аббревиатуры.

Однако допускается использовать только общепринятые сокращения. Их очень много, поэтому не следует сразу запоминать все. Такие сокращения перечислены в стандартах, словарях, справочниках.

Специальная терминология. Слово или словосочетание с четко определенным значением,

употребляемое в различных областях деятельности человека называется термином. Необходимость их употребления в документах не вызывает сомнения. Но употребляться термины должны строго в тех значениях, которые определены стандартами, справочниками, словарями. Не рекомендуется использовать неофициальные заменители терминов – так называемые «профессионализмы» или «канцеляризмы»: внебюджет (средства бюджетной организации, полученные путем оказания платных услуг; задекларировать (заполнить декларацию о доходах).

Date: 2016-11-17; view: 725; Нарушение авторских прав