Тема 6. Организация работы с документами

Челябинский Экономический колледж

Челябинск

Г.

Содержание

ВВЕДЕНИЕ

Тема 1. Документирование управленческой деятельности

1.1. Нормативно-правовая база делопроизводства

1.2. Документ и его функции

1.3. Классификация документов

1.4. Унификация и стандартизация в делопроизводстве

Тема 2. Система организационно-распорядительной документации (ОРД)

2.1. Оформление реквизитов организационно-распорядительных документов

2.2. Организационные документы

2.3. Распорядительные документы

2.4. Справочно-информационные документы

Тема 3. Договорно-правовая документация

3.1. Понятие договора и его основные разделы

3.2. Договор купли-продажи

3.3. Коммерческие акты

3.4. Доверенности

Тема 4. Документы по внешнеэкономической деятельности

4.1. Классификация документации по ВЭД

4.2. Коммерческие письма

4.3. Внешнеторговый (международный) контракт

Тема 5. Претензионно–исковая документация

5.1. Оформление претензионных писем

5.2. Требования к оформлению исковых заявлений

Тема 6. Организация работы с документами

6.1. Структура и функции служб ДОУ

6.2. Состав и учет объема документооборота организации

6.3. Контроль исполнения документов

6.4. Систематизация документов и их хранение

6.5. Подготовка дел к сдаче в архив

Глоссарий

ВВЕДЕНИЕ

Делопроизводство является одним из важнейших элементов управления организацией. Не в

мыслях, словах, пожеланиях работников отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия, а в документах – приказах, актах, контрактах, накладных, бухгалтерских регистрах и многих других письменных или электронных первоисточниках. Поэтому обязательное ведение многих документов предписано законами. При проверке работы организации, проведении ревизии и аудита изучают прежде всего документы, в которых деятельность организации зафиксирована. От того, насколько правильно составлены и оформлены документы, организована работа с ними, во многом зависит своевременность и правильность принимаемых управленческих решений, а, следовательно, эффективность деятельности предприятия.

Учебная дисциплина, изучающая делопроизводство, является общепрофессиональной, формирующей базовые знания, необходимые бухгалтеру, менеджеру, экономисту, юристу. В соответствии с Государственным стандартом будущий специалист должен уметь:

– составлять и оформлять документы, входящие в специальные системы документации;

– в письменной и устной речи правильно (логично) оформить результаты мышления;

– на научной основе организовать свой труд, владеть компьютерными методами сбора, хранения и обработки информации;

– аналитически обрабатывать учетную и отчетную информацию с целью принятия эффективных хозяйственных решений.

О содержании дисциплины можно сказать, что она имеет свой предмет. Какие бы организации мы ни взяли, всегда можно выделить нечто общее, что объединяет их, независимо от уровня,

ранга или назначения. Этим общим является деятельность, связанная с обработкой документов, так как любое принимаемое управленческое решение должно быть зафиксировано в документах и доведено до соответствующих исполнителей или контрагентов. Сфера этой деятельности определяется как делопроизводство и включает в себя процессы, связанные с разработкой и оформлением документов, организацией их движения, учетом и хранением.

Параллельно с термином «делопроизводство» в последнее десятилетие используется термин

документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем, где терминология несколько отличается от обычной. В настоящее время эти два термина употребляются как синонимы. В то же время делопроизводство не ограничивается только формальными требованиями к

внешнему виду документа, а неразрывно связано с содержанием той или иной сферы деятельности. Так, для того, чтобы заключить контракт, менеджеру необходимо знать гражданское законодательство, которым регулируется заключение сделок. Бухгалтер, не знающий налогового права, не сможет сформулировать свои возражения в ответ на акт налоговой инспекции.

Отсюда вывод: дисциплина "Документационное обеспечение управления" базируется на знаниях, умениях и навыках, полученных студентами при изучении других предметов, и в то же

время требует знания правил оформления документов. С некоторой долей условности делопроизводство можно разделить на три части. Первая из них является документированием и представляет собой процесс создания документов в соответствии с требованиями стандартов и сложившейся практики. Вторая часть определяет схемы движения и учета документов (получение, обработка, регистрация, контроль исполнения) и определяется понятием документооборот. Заключительная часть – деятельность по организации долговременного хранения документов, которая включает в себя экспертизу ценности документов, систематизацию дел, передачу их на архивное хранение.

Ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные подразделения (службы делопроизводства), а в небольших организациях и фирмах - секретари-референты (секретари). Однако умение работать с документами необходимо и другим специалистам сферы управления – менеджерам, экономистам, бухгалтерам, юристам. Для них учебная дисциплина «Делопроизводство» является базовой при изучении других курсов.

Предлагаемый учебно-методический комплекс подготовлен с учетом требований к уровню

подготовки специалистов перечисленных профессий. Одновременно он может стать отправной

точкой для тех, кто будет более глубоко изучать делопроизводство.

В результате изучения дисциплины студент должен знать:

Date: 2016-11-17; view: 449; Нарушение авторских прав