Главная Случайная страница


Полезное:

Как сделать разговор полезным и приятным Как сделать объемную звезду своими руками Как сделать то, что делать не хочется? Как сделать погремушку Как сделать неотразимый комплимент Как противостоять манипуляциям мужчин? Как сделать так чтобы женщины сами знакомились с вами Как сделать идею коммерческой Как сделать хорошую растяжку ног? Как сделать наш разум здоровым? Как сделать, чтобы люди обманывали меньше Вопрос 4. Как сделать так, чтобы вас уважали и ценили? Как сделать лучше себе и другим людям Как сделать свидание интересным?

Категории:

АрхитектураАстрономияБиологияГеографияГеологияИнформатикаИскусствоИсторияКулинарияКультураМаркетингМатематикаМедицинаМенеджментОхрана трудаПравоПроизводствоПсихологияРелигияСоциологияСпортТехникаФизикаФилософияХимияЭкологияЭкономикаЭлектроника






СЛУЖБОВІ ЗАПИСКИ. ДОВІДКА





Службова записка — це документ, який використовується для вирішення внутрішніх питань підприємства, установи тощо. Службова записка може містити пропозицію, звернену до керівника, а також інформацію про проведення заходу, про хід виконання якогось завдання чи розпорядження керівництва, про будь-які порушення, виробничі досягнення тощо. Найпоширенішими видами службових записок є доповідна та пояснювальна записки.

Доповідна записка— це документ, у якому викладається інформація про ситуацію, що склалася, про наявні факти, про виконану роботу.

Доповідна записка може містити:

- інформацію для керівника установи чи структурного підрозділу про ситуацію, що склалася, явища і факти, що сталися, про виконану роботу;

- повідомлення про наявний факт, подію, ситуацію, що склалася з укладачем, його підлеглими чи на підприємстві, ділянці тощо;

- звіт про виконання певної роботи, завдань, службового доручення, узятих на себе зобов'язань;

- висновки та пропозиції укладача.

Записки укладаються як з ініціативи автора, так і на основі вказівки керівника. Здебільшого мета ініціативної доповідної записки — спонукати керівника до прийняття конкретних рішень.

За походженням та з погляду адресності доповідні записки поділяються на:

- внутрішні — адресуються керівникові організації або підрозділу, де працює укладач. Внутрішні доповідні записки підписує той, хто їх укладає;

- зовнішні — адресуються керівництву, якому підпорядкована дана організація. Зовнішні оформляються на службовому бланку організації з підписом автора та його керівника та реєструються.

За призначенням та характером змісту доповідні записки розрізняють:

- звітні,

- інформаційні

- ініціативні.

Текст доповідних записок пишеться від руки або друкується на машинці або комп’ютері.

Реквізити доповідної записки:

1. Місце укладання — повна назва організації, від імені якої укладається записка, та її реквізити (для зовнішніх).

2. Адресат — посада, звання, прізвище та ініціали посадової особи, якій подається записка, у Д. відмінку.



3. Адресант — посада, назва підрозділу, дільниці (для внутрішніх), звання, прізвище, ім'я та ім'я по батькові особи, яка подає записку, у Р. відмінку.

4. Назва документа, номер (для внутрішніх).

5. Заголовок («про...»).

6. Текст — може поділятися на такі частини:

® загальну — лаконічний і точний виклад суті події, інформації, пропозиції. Текст доповідної записки, як правило, починається зі слів: «Доводжу до Вашого відома», «Доповідаю, що…». Текст має бути точним і лаконічним, поділеним на частини. В кінці подаються чітко сформульовані висновки й пропозиції. ;

® описову — аргументоване пояснення причини, факту, учинку, події; з'ясування певних положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо);

® висновкову — конкретні пропозиції щодо оптимальних способів вирішення, подолання чи усунення заявлених в описовій частині фактів. Оформляється у словах: «Прошу вжити відповідних заходів» або «Зважаючи на вищевказане, вважаю за доцільне (прошу, пропоную)»

7. Додаток (якщо є) із зазначенням кількості сторінок, примірників тощо.

8. Посада автора (якщо вона не зазначалася в п. 3) — ліворуч, підпис укладача (для внутрішніх), керівника організації (для зовнішніх) — праворуч та розшифрування підпису.

9. Дата укладання (якщо вона не зазначалася в п. 1) — цифрами.

 

Різновидами доповідної записки є пропозиція та рапорт.

Пропозиція — документ, що є різновидом доповідної записки й містить перелік конкретних пропозицій із певних питань. Укладаються пропозиції аналогічно доповідним запискам, але, як правило, після вказівки керівництва. Текст пропозиції не містить аналітичної частини, а лише вступну (обґрунтування) та висновкову (перелік пропозицій).

Рапорт (фр. rapport) — усне або письмове донесення, офіційна доповідь вищій інстанції, керівництву або повідомлення в громадському порядку про виконання доручення, узятих зобов'язань. Раніше це був військовий термін, тепер вживається стосовно будь-якого службового повідомлення, що має суспільне значення.

 

Зразок:

 

Директорові фірми "Альфа" Григор´єву Ю.М.

 

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

 

06.06.15 р. № 56

Про додаткове фінансування замовлення № 506____ .

 

Доводжу до Вашого відома, що ціни на поліграфічні послуги у III кварталі 2013 р. зросли на 10 %, а калькуляція витрат на замовлення № 506 передбачає витрати за старими цінами.

У зв´язку з цим прошу виділити додатково грн. для завершення робіт за вказаним замовленням.

 

Начальник відділу реклами підпис Сич Ч.П.

 

 

Пояснювальна записка — це документ, який з'ясовує зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, наказу, проекту тощо) або пояснює причини певного вчинку, події.

Пояснювальні записки може бути:

® службові — вони є службовою складовою частиною чи додатком, доповненням іншого документа (плану, проекту, пропозиції, звіту, програми й т. ін.). У ній укладач або організація обґрунтовує мету, актуальність, новизну й перелік дії основного документа. Викладає структуру, зміст, функціональне призначення і термін його дії з поясненням можливих позитивних чи негативних наслідків. Оформлюється на бланку.



® особисті — документом особистого характеру, у якому аргументовано й доказово пояснюються певні дії укладача або його підлеглих чи причини якихось подій, фактів, провин та ін. Оформлюються на аркуші паперу з відтворенням реквізитів та за підписом автора.

®

Пояснювальна записка, яка не виходить за межі установи (внутрішня), оформляється на бланку або на стандартному аркуші паперу формату А4.

Якщо записка скеровується за межі установи (зовнішня), її оформляють на бланку і реєструють.

 

Зразок:

Деканові природничо-гуманітарного

факультету доц. Турину М.І.

 

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

Про порушення навчальної дисципліни

Студенти групи Ав26 спеціальності “Англійська мова та література” не з’явилися на заняття з лексикології 17.11.2013 р. тому, що брали участь у студентській конференції “Переступити поріг надії”. Конференцію організував Український Католицький Університет. Конференція проводилась з 10.00 до 14.00

 

17.11.15 р. Підпис

 

 

Довідка –документ інформаційного характеру, який засвідчує біографічні та юридичні факти з життя й діяльності окремих службових осіб, різні обставини установ, організацій, підприємств. Вона надається підприємством, установою, організацією на вимогу працівника; подається до навчальних закладів, у дитячі дошкільні заклади, в ЖЕКХ тощо.

Довідки діляться на дві групи:

® особисті — підтверджують біографічні чи юридичні факти конкретної особи;

® службові — містять інформацію про факти й події службового характеру.

Довідка службового (інформаційного) характеру,що описують і встановлюють факти та події, містять відомості службового характеру.

Довідка особистого характеру,що засвідчують якийсь юридичний факт і видають зацікавленим громадянам або установам.

Довідку службового характеру складають на запит або за вказівкою організації вищого рівня чи посадової особи даного підприємства.

Особливості оформлення службової довідки:

® довідка містить результат узагальнень яких-небудь відомостей, обстежень, відряджень тощо;

® у довідці констатують тільки факти (без висновків і пропозицій);

® довідку, яку направляють посадовій особі даної установи, підписує укладач, організації вищого рівня – керівник установи;

® довідка може бути складена з декількох розділів;

® довідку можна скласти у формі таблиці;

® довідка може мати пояснення й посилання;

® довідку з виробничої тематики складають у двох примірниках, один із яких направляють адресату, інший – підшивають до особової справи;

® адресат оформлюють як і на інших ОРД, але без указівки поштової адреси.

Довідку особистого характерувидають громадянам для підтвердження місця роботи, заробітної плати, місця проживання тощо.

 

Вимоги щодо оформлення довідки особистого характеру:

® довідку особистого характеру складають на бланку, який має реквізити: різновид документа (ДОВІДКА), дату, індекс, текст, підпис, відбиток печатки;

® текст довідки починають із указівки в називному відмінку прізвища, імені, по батькові особи, про яку подають відомості;

® у кінці тексту необхідно вказати установу, до якої цю довідку надають;

® якщо є адресат, наприкінці тексту не вказують, куди направляють довідку;

® у тексті довідки не повинно бути архаїчних зворотів: “Дійсна довідка”, “Дійсно проживає”, “Дійсно працює”; слід писати: “Видано для подання в (ЖЕК, ліцей, райвиконком” тощо);

® оформлюють такі довідки в одному примірнику.

Є довідки і службового характеру. Вони містять відомості про роботу установ, підприємств, організацій. Складаються вони посадовими особами або уповноваженими органами.

 

Зразок:

Міністерство освіти і науки України

Одеський національний політехнічний університет

 

06.04.2013 № 67

ДОВІДКА

Видана Васильченко Олені Миколаївні в тому, що вона є студенткою 2 курсу гуманітарного факультету Одеського національного політехнічного університету.

Видано для подання за місцем вимоги.

 

Декан ГФ Баканурський О.Г.

Секретар Іванова Т.Я.








Date: 2016-05-23; view: 250; Нарушение авторских прав

mydocx.ru - 2015-2018 year. (0.008 sec.) Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав - Пожаловаться на публикацию