Протокол -документ, що фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на зборах, засіданнях, нарадах

Комерційні підприємства складають протоколи засідань Ради директорів (засновників), протоколи загальних зборів акціонерів тощо.

Протокол веде секретар, конспектуючи, стенографуючи або записуючи на диктофон виступи учасників засідання.

Протоколи бувають трьох видів:

® короткі – записують питання, які обговорюють (порядок денний), прізвища доповідачів і виступаючих в обговоренні, а також прийняті рішення;

® повні – містять, крім порядку денного й прийнятих рішень, короткий запис виступів;

® стенографічні – весь хід засідання записують дослівно.

У тих випадках, коли текст доповіді додають, виступ не записують, а після прізвища доповідача вказують: «Текст доповіді додається».

Реквізити протоколу:

- назва виду документа (ПРОТОКОЛ);

- дата засідання;

- індекс (номер);

- місце засідання;

- гриф затвердження (якщо протокол підлягає затвердженню);

- заголовок до тексту;

- вступна частина тексту (склад присутніх, порядок денний);

- текст;

- особистий підпис голови;

- особистий підпис секретаря.

Вимоги щодо оформлення протоколу:

® Протокол оформлюють на загальних бланках формату А4.

® Датою протоколу є дата засідання.

® Протоколи нумерують у межах календарного року.

® Текст протоколу складають із двох частин: вступної та основної.

Вступна частина має постійну інформацію (голова, секретар, присутні) та змінну (ініціали та прізвища голови, секретаря, присутніх).

® Слова: «Голова», «Секретар», «Присутні» пишуть від лівого поля.

® Прізвища присутніх і запрошених пишуть за алфавітом. Якщо їх число перевищує 15, до протоколу додають список присутніх, а у вступній частині протоколу вказують загальну кількість: «Були присутні 130 чоловік».

® Вступну частину протоколу закінчують порядком денним. Слова «Порядок денний» друкують від лівого поля. Кожний пункт порядку денного нумерують і записують з нового рядка. Найбільш важливі питання ставлять першими.

® Основну частину тексту протоколу складають із розділів, які відповідають пунктам порядку денного.

® Текст кожного розділу будують за схемою:

СЛУХАЛИ:

ВИСТУПИЛИ:

УХВАЛИЛИ (ВИРІШИЛИ):

® Після двокрапки з абзацу пишуть прізвища й ініціали виступаючих; через тире – короткий виклад тексту виступу.

® Протокол, складений у ході засідання, редагують, при наявності стенограми – розшифровують і друкують. Підписують його голова та секретар або стенографістка (якщо засідання стенографують).

Зразок:

ПРОТОКОЛ № 1

установчих зборів

об`єднання співвласників багатоквартирного будинку „Успіх”

за адресою: м. Буринь, вул.___________

________________ року м. Буринь

Загальна чисельність співвласників будинку (власників приміщень): 185.

Запрошені письмово: 185.

Присутні: 115.

Збори вважаються правомочними.

Про обрання секретаря установчих зборів.

СЛУХАЛИ: П.І.Петренко запропонував обрати секретарем зборів Іванову Ірину Іванівну.

ГОЛОСУВАЛИ: «за» - 115, «проти» - 0, «утримались» - 0.

ВИРІШИЛИ: обрати секретарем зборів Іванову Ірину Івані

ПОРЯДОК ДЕННИЙ

Про створення об`єднання співвласників багатоквартирного будинку (ОСББ) та назву ОСББ.

Про прийняття статуту ОСББ.

Про обрання правління ОСББ.

Про обрання ревізійної комісії ОСББ.

Про обрання уповноваженої особи для підписання статуту ОСББ, посвідчення його підпису у нотаріуса від імені членів ОСББ.

Про державну реєстрацію ОСББ та обрання особи, відповідальної за державну реєстрацію ОСББ.

1. СЛУХАЛИ: П.І.Петренко від ініціативної групи запропонував створити об`єднання співвласників багатоквартирного будинку за адресою: м. Буринь, вул. __________ та надати йому назву «Об`єднання співвласників багатоквартирного будинку «Успіх».

ГОЛОСУВАЛИ: «за» - 115, «проти» - 0, «утримались» - 0.

УХВАЛИЛИ: створити об’єднання співвласників багатоквартирного будинку за адресою: м. Буринь, вул. ______ та надати йому назву «Об`єднання співвласників багатоквартирного будинку «Успіх» (далі – ОСББ „Успіх”).

2. СЛУХАЛИ: П.П.Петренко запропонував затвердити Статут ОСББ „Успіх” в розробленій ініціативною групою редакції.

ГОЛОСУВАЛИ: «за» - 115, «проти» - 0, «утримались» - 0.

УХВАЛИЛИ: затвердити Статут ОСББ „Успіх” в запропонованій редакції.

3. СЛУХАЛИ: І.І.Іванова запропонувала обрати правління ОСББ «Успіх» у кількості 5-ти осіб та в такому персональному складі:

- Петренко Петро Іванович;

- Іванова Ірина Іванівна;

- Василенко Василь Васильович;

- Сергієнко Сергій Сергійович;

- Павленко Павло Павлович.

ГОЛОСУВАЛИ: «за» - 115, «проти» - 0, «утримались» - 0.

УХВАЛИЛИ: обрати правління ОСББ «Успіх» у кількості 5-ти осіб та в такому персональному складі:

- Петренко Петро Іванович;

- Іванова Ірина Іванівна;

- Василенко Василь Васильович;

- Сергієнко Сергій Сергійович;

- Павленко Павло Павлович..

4. СЛУХАЛИ: П.П.Петренко запропонував обрати ревізійну комісію ОСББ «Успіх» у кількості 3-х осіб та в такому персональному складі:

- Сіренко Ганна Павлівна;

- Дорошенко Марія Сергіївна;

- Примаченко Валерія Валерійович.

ГОЛОСУВАЛИ: «за» - 115, «проти» - 0, «утримались» - 0.

УХВАЛИЛИ: обрати ревізійну комісію ОСББ «Успіх» у кількості 3-х осіб та в такому персональному складі:

- Сіренко Ганна Павлівна;

- Дорошенко Марія Сергіївна;

- Примаченко Валерія Валерійович.

5. СЛУХАЛИ: І.І.Іванову запропонувала уповноважити голову установчих зборів ОСББ «Успіх» П.П.Петренка підписати статут ОСББ «Успіх» у нотаріуса від імені членів ОСББ „Успіх”.

ГОЛОСУВАЛИ: «за» - 115, «проти» - 0, «утримались» - 0.

УХВАЛИЛИ: уповноважити голову установчих зборів ОСББ «Успіх» П.І.Петренка підписати статут ОСББ «Успіх» у нотаріуса від імені членів ОСББ „Успіх”.

6. СЛУХАЛИ: І.І.Іванову повідомила про необхідність державної реєстрації ОСББ та запропонувала уповноважити голову установчих зборів ОСББ «Успіх» П.І.Петренка подати всі необхідні документи для проведення державної реєстрації ОСББ «Успіх» з правом передоручення здійснення цих дій іншим особам.

ГОЛОСУВАЛИ: «за» - 115, «проти» - 0, «утримались» - 0.

УХВАЛИЛИ: уповноважити голову установчих зборів ОСББ «Успіх» П.І.Петренка подати всі необхідні документи для проведення державної реєстрації ОСББ «Успіх» з правом передоручення здійснення цих дій іншим особам.

Результати поіменного голосування з усіх питань порядку денного викладені у невід`ємному додатку до протоколу.

Голова установчих зборів П.І.Петренко

Секретар установчих зборів І.І.Іванова

Витяг з протоколу – це відтворення частини протоколу, яка стосується розгляду окремого питання. Його складають, надсилають окремим особам чи установам на їхню вимогу.

Реквізити:

1. Назва виду документа.
2. Заголовок протоколу.
3. Дата протоколу.
4. Текст витягу.
5. Дата складання витягу.
6. Підпис секретаря та голови засідання.
7. Печатка.

Від протоколу витяг відрізняється тим, що в ньому подається ухвала лише з одного питання, тому порядок денний не зазначається. Витяг засвідчується підписами голови та секретаря зборів і завіряється печаткою.

У протоколі роблять помітку про витяг, а також зазначають, кому його видано або надіслано.

Зразок:

КАБІНЕТ МІНІСТРІВ УКРАЇНИ