Word редакторында жаңа құжат құру және мәтінді форматтау

Word ортасында бұрын дискiге жазылған құжатты ашу үшiн Файл®Ашу (Файл®Открыть) командасын орындағанда немесе стандартты саймандар тақтасындағы батырмасын шерткенде экранға сұхбаттық терезе шығады (3-сурет). Бұл терезедегі бумаларды таңдау қатарынан құжат орналасқан дискіні, буманы және құжатты таңдаймыз. Құжатты қатты немесе иiлгiш дискiден, әйтпесе желiдегi басқа дискiден де ашуға болады.

3-сурет. Бұрыннан бар құжатты ашу терезесі.

Қажетті құжатты белгілеп алып тышқанның сол жақ батырмасын үздіксіз екi рет шертемiз немесе жанама мәзірден Ашу батырмасын таңдаймыз.

Жаңадан құжатты құру терезесiн ашу үшiн:

1. Файл мәзірiнiң Құру (Создать) командасын таңдау қажет;

2.Оның Жалпы (Общие) iшкi бетiн таңдап алып, Жаңа Құжат (Новый документ) белгiсiнде тышқанды екi рет шертеміз.

Жаңа нұсқа (шаблон) немесе шебер көмегiмен құжат ашу үшiн сол құжат типiне сәйкес iшкi парақты таңдап, қолданылатын нұсқа немесе шебер белгiсiне курсорды алып барып тышқанды екi рет шерту керек. Қалаған нұсқа бойынша жаңа құжатты таңдаған соң ОК батырмасын басамыз. Мысалы, Резюме типін таңдау 4-суретте келтірілген.

4-сурет. Жаңа нұсқа (шаблон) немесе шебер көмегiмен құжат ашу терезесі.

Word редакторында жаңадан құрылған құжатты дискiге жазып сақтау үшін:

1) Файл®... деп сақтау командасынан кейін шыққан сұхбаттық терезедегі бума аты көрсетілген қатардан Диск 3,5 (А:) командасын таңдаймыз. Файлдың атын және типін өз қалауымызша өзгертуімізге де болады (5-сурет).

5-сурет. Қажатты иілгіш дискіде сақтау.

Көрсетiлген уақыт аралығы өткен сайын құжатты автоматты түрде сақтап отыруға да болады. Бұлай iстеу компьютер кездейсоқ өшiп қалғанда мәлiметтi жоғалтып алмауға мүмкіндік бередi. Мысалы, құжатты автоматты түрде сақтау аралығы 3 минут болса, компьютер өшiп қалғанда, жоғалатын мәлiмет көлемi соңғы 1-2 минутте терген мөлшермен ғана шектеледi. Ал алдыңғы мәліметтер автоматты түрде сақталады.

Компьютердi қайта iске қосқанда автоматты түрде жазылып қалған мәлiмет қалпына келедi. Бiрақ автоматты күйде сақтап қою iске қосылып тұрса да, жұмыс соңында құжатты толық дискiге жазып қою абзал. Өйткенi қалыпты күйде жұмыс аяқталғанда және файл толық сақталған кезде автоматты күйде жазылып қалған уақытша мәлiмет толық өшiрiледi.

Құжатты автоматты түрде сақтайтын уақыт аралығын өзгерту үшін:

1. Сервис мәзірiнiң Параметрлер командасын таңдап, оның Сақтау (Сохранение) атты iшкi бетiн ашу керек;

2. Автоматты сақтау әрбір: қасиеттер бөліміне қанатбелгі қою қажет;

3.Минуттер жазылатын өрiске есте сақтау жиiлiгiне тиiсті сан енгiзiледi, ол сан аз болған сайын кездейсоқ жағдайларда жоғалатын мәлiмет көлемi азайады;

4. Жұмыс соңында Файл®Сақтау командасын орындау немесе Саймандар тақтасынан батырмасын басу керек. ОК батырмасын басып берілген сұхбаттық терезеден шығамыз (6-сурет).

6-сурет. Автоматты сақтау бөлімі.

Бір бума ішінде бірдей атпен кеңейтілмесі әртүрлі болып келетін бірнеше файлдарды сақтауға болады. Ол үшін Файл®Сохранить как... командасы таңдалады да, шыққан сұхбаттық терезеде тек қана файл кеңейтілмесі өзгертіліп отырады (7-сурет).

7-сурет. Сақтау командасының сұхбаттық терезесі.

Мәтiнді форматтау үшiн қажеттi бөлiктi ерекшелеу қажет. Егер форматтайтын бөлiк алдын-ала ерекшеленбесе орындайтын әрекет жүзеге аспайды. Мәтінді ерекшелеу тәсілдері:

Мәтiнді ерекшелеуден алып тастау үшiн:

1)Белгiленбеген бос аймақта тышқанның сол жақ батырмасын бір рет шерту;

2)Курсорды басқару пернелерінiң (, ­, ®, ¯) бiрiн басу қажет.

Мәтiнді белгiлегеннен кейiн форматтауды Формат мәзірiнiң немесе саймандар тақтасындағы “ Форматтау ” батырмаларының көмегiмен де орындауға болады.

Кестелердi құру.

Word мәтіндік редакторы жұмыс кезiнде реттелген ақпаратты жиі пайдаланамыз. Осындай реттелген, ықшам ақпаратты сақтаудың ең қолайлы тәсілі кестелер болып табылады. Кез келген кесте қатарлар мен бағаналардан тұрады, оларға мәтiн немесе сурет орналастыруға болады. Кесте құру үшін:

1)Стандартты саймандар тақтасындағы Кесте қосу батырмасы – экранда көрінген терезеде жол, баған сандарын таңдап, жылдам кесте құру;

2) Кесте®Кесте сызу командасы – құжатқа кестені қолдан сызу. Ең алдымен сыртқы шекаралары сызылады, содан соң жеке ұяшықтарға бөлеміз;

3) Кесте®Кесте қосу командасы – шыққан сұхбаттық терезеде қажетті баған және қатар сандарын көрсету арқылы кесте құру.

Нұсқасы салынған кестелердi толықтыра отырып өңдеу iсi Кесте (Таблица) мәзірi арқылы орындалады. Оның құрамында кестеге қосымша бағаналар немесе қатарлар қосатын, екi бағананы (қатарды) бiрiктiретiн, қажет емес бағаналарды (қатарды) алып тастайтын, мәлiметтердi сұрыптайтын т.б. командалар бар (8-сурет).

8-сурет. Кесте®Кесте қосу (Таблица ® Добавить таблицу) командасы.

Бұл мәзірдiң ең бiр жақсы мүмкiндiктерiнiң бiрi – алдын ала терiлген мәтіндердi кестеге түрлендiру (Преобразовать в таблицу…) және керісінше. Ол үшiн терiлген мәтіннiң бағанаға бөлiнетiн аралықтарына кестелеу таңбасы орналастырылады. Ол таңбалар мәтін iшiнде қайталанбайтын тыныс белгiлерi немесе басқа таңбалар (табуляция таңбасы) болуы мүмкiн. Көбiнесе бағана аралықтары;,: немесе табуляция (®) таңбаларының бiрiмен бөлiнiп тұруы тиiс. Сонан соң кестеге түрленетiн мәтін аумағын ерекшелеп аламыз да, Кесте®Кестеге түрлендiру командасын орындаймыз. Сол сәтте бағана саны мен олардың аралығын бөлу таңбасын көрсетудi талап ететiн сұхбаттық терезесi экранға шығады (9-сурет). Бұл терезедегi бағаналар саны автоматты түрде анықталады, ал бөлу таңбасын (разделитель) өзiмiз енгiзумiз немесе таңдап алуымыз қажет.

9-сурет. Кесте®Түрлендiру®Мәтінді кестеге түрлендіру командасы.

Тор сызықтары кесте ұяшықтарының мөлшерiн белгiлеп көрсету үшiн қолданылады. Кесте®Торды бейнелеу (Таблица®Отображать сетку) командасы тор сызықтарын бейнелеп көрсетуге, ал Кесте ® Торды жасыру (Таблица®Скрыть сетку) командасы тор сызықтарын жасыруға мүмкiндiк бередi. Бұл команда ауыстырғыштар тобына жатады, яғни оны бiрiншi рет орындау нәтижесiнде экраннан тор сызықтары алынып тасталса, команданы қайтадан орындау – тор сызықтарын қайтадан экран бетiне шығарады.

Word құжаттарында барлық кесте қатарлары мен бағаналары жiңiшке қара сызықпен бөлiнiп тұрады. Кесте ұяшықтарында мәтiннен бөлек ұяшық символы және қатар символы белгiлерi болады, олар қағазға түспейдi, экранда тек арнайы режимде ғана көрiнiп тұрады. (10-сурет).

10-сурет.Кесте бөлiктерiн өзгерту.

Word редакторында кестелердi өңдеудiң көптеген мүмкiндiктерi – ұяшықтағы мәлiметтердiң орнын ауыстыру және көшiрмелерiн алу, торлардың биiктiгi мен енiн өзгерту т.б. бар. Ол үшiн кестелердiң өңдеуге арналған белгiлi бiр бөлiктерiн алдын ала таңдап алу, яғни ерекшелеу қажет.

Кесте мәзірiндегi Кесте қасиеті (Свойства таблицы) командасы Кесте (Таблица), Қатар (Строка), Баған (Столбец) және Ұяшық (Ячейка) ішкі бөлімдерінен тұрады. Бұл команданың көмегiмен бағаналар енi мен биiктiгiн өзгертуге болады. Экран бетiне шыққан сұхбаттық терезеде қажеттi параметрлер енгiзiледi. Осы тәсiлмен бағана енiн өзгерту үшiн:

1)Енi өзгертiлетiн бағананы белгiлеу керек;

2) Кесте мәзірiндегi Баған (Столбец) ішкі астарлы бетiн ашу қажет;

3)Еннiң нақты сандық мәнiн “Бағана енi” өрiсiне енгiзу немесе оның мәлiметiне сәйкес еннің өлшемін орнатамыз (11-сурет);

11-сурет. Кесте мәзірінің Бағана астарлы беті.

Дәл осылай кестенің қатарының биіктігін де өзгертуге болады.

Кесте құрылған соң оның құрылымын оған қатарларды және бағаналарды енгiзу жолымен немесе олардың кейбiрiн өшiре отырып өзгертуге болады. Кесте құрылымына енгiзiлетiн бiрнеше өзгертулердi – Кесте мәзірiндегi Енгiзу (Вставить) және Жою (Удалить)командалары арқылы орындай аламыз. Оның нақты түрi команданы шақырмас бұрын кестенiң қандай элементтерi (ұяшықтар, қатарлар немесе бағаналар) таңдап алынғанымен анықталады.

Кестедегi қатар немесе бағананы алып тастау үшiн:

1. Жойылуға тиiс элементтердi белгiлеп аламыз;

2. Кесте мәзірiнiң Қатарларды жою немесе Бағаналарды жою командаларының бiрiн орындау керек.

Кесте iшiндегi мәлiметтi ғана (қатар немесе бағана жойылмайды) өшiрiп тастау үшiн өшiрiлуге тиiс мәлiметтердi белгiлеп алып Del пернесiн басу керек.

Қатарларды немесе бағаналарды қосымша енгiзу үшін қатарды немесе бағананы белгiлеп аламыз да Кесте мәзірiнен “ Қатарларды қосу ” (Добавить строки) немесе “ Бағаналар қосу ” (Добавить столбцы) командаларының бiрiн таңдаймыз немесе стандартты саймандар тақтасынан осы командаға сәйкес батырмаларды ( немесе ) бассақ та болады.

Кесте®Қатарларды енгiзу (Добавить строки) командасын таңдағанда жаңа қатар ағымдағы қатардан жоғары қосылады, ал одан төмен орналасқан қалған барлық қатарлар төмен қарай жылжиды. Бағананы қосу барысында жаңа бағана ағымдағы бағананың сол жағына қосылады.

Егер кесте соңына жаңа жол қосу қажет болса, онда курсорды кестенiң соңғы ұяшығына алып барып Tab пернесiн басамыз.

Бағананың оң (сол) жағына қосымша бағана енгiзу үшiн ұяшыққа курсорды орналастырып Кесте®Кірістіру®Бағана оң жақтан (Бағана сол жақтан) командасын таңдау жеткiлiктi.

Егер кесте соңына тағы бiрнеше бағаналар қосу қажет болса, онда Түзету®Бағандарды кірістіруді қайталау командасын қайталаймыз немесе F4 пернесiн қанша бағана қосқымыз келсе, сонша рет басамыз.

Кесте соңына бiрден бiрнеше бағаналарды қосу үшiн кестенiң оң жағынан бастап, қажетті бағананы белгiлеп аламыз да Кірістіру®Баған оң жақтан (Баған сол жақтан) командасын орындаймыз немесе саймандар панелiндегi батырмасын басамыз. Нәтижесiнде бағаналардың қажеттi саны қосылады, бiрақ олар кестенiң ортасында орналасатын болады. Мұнан кейiн кестенiң соңында орналасқан бағаналарды қайтадан белгiлеп, олардың мәлiметiн керектi орнына жылжыту қажет.

Қатарларды (немесе бағаналарды) жою үшiн, сол элементтердi таңдап аламыз, содан кейiн Кесте®Жою®Қатарлар немесе Кесте®Жою® Бағандар командасын орындаймыз. Кесте®Жою®Қатарлар командасын орындау нәтижесiнде таңдап алынған қатарлар жойылады, ал одан төменде орналасқан қатарлар жоғары жылжиды. Бағаналарды жою барысында жойылған бағаналардың оң жағында орналасқан барлық бағаналар солға қарай жылжиды.

Егер бірнеше ұяшықтарды біріктіру қажет болса, сол ұяшықтарды белгілеп алып Кесте®Ұяшықтарды біріктіру (Таблица®Объединить ячейки) командасын орындаймыз немесе стандартты құрал-саймандар тақтасындағы батырмасын басамыз. Ал егер бір ұяшықты бернеше бағанға бөлу қажет болса, ұяшықты белгілеп алғаннан соң Кесте® Ұяшықтарды бөлу (Таблица®Разбить ячейки) командасын орындаймыз немесе стандартты құрал-саймандар тақтасындағы батырмасын басамыз.

Егер де ұяшықты мәлiметтен тазарту қажет болса (яғни ұяшықты жоймай-ақ оның iшiндегiсiн жою), онда ұяшықтардағы мәлiметтердi белгiлеп аламыз да Del немесе Backspace пернесiн басамыз.