Проблеми автоматизації вищого навчального закладу

Автоматизація діяльності ВНЗ - завдання не нове, але як і раніше актуальне. Мало який навчальний заклад не намагається спростити проблему складання розкладу або розрахунку навчального навантаження за допомогою персонального комп'ютера і додатків, створених в стінах навчального закладу або придбаного будь-яким способом. А кількість курсових і дипломних робіт з тематикою по створенню програмного забезпечення підрозділів навчальних закладів взагалі складно визначити.

Розглядаючи загальні проблеми організації навчального процесу, потрібно, перш за все, визначити цілі і задачі цього процесу, сформулювати основні проблеми, що потребують розв’язання, виявити основних учасників цього процесу, визначити їх ролі і методи взаємодії. Це - перший етап аналізу методичної системи. На другому етапі потрібно знайти шляхи розв’язання ключових проблем та запропонувати відповідні удосконалення системи. Звичайно, постановка проблеми у такому широкому контексті не є предметом даної статті. Цілі і задачі навчання з конкретних дисциплін визначені державними стандартами та відповідними освітніми нормативними документами. Для нас важливо уважно проаналізувати засоби досягнення вказаних цілей і задач, які полягають, насамперед, в організації взаємодії учасників навчального процесу. Саме організація навчального процесу, який розглядається як процес передачі знань, є найбільш валідною загальною проблемою побудови ефективної дидактичної системи. На наш погляд, акцент у діяльності викладача буде переміщено саме на побудову індивідуальних траєкторій навчання студентів, організацію моніторингу якості процесу навчання, безперервне вдосконалення системи дидактичних матеріалів та методик їх використання.

Спроби автоматизації відрізнялися масштабом і призначенням, прикладної області, кількістю і якістю розробників, але був затіяний один глобальний проект. Дві компанії практично одночасно для двох вищих навчальних закладів почали розробку інформаційних систем. Автоматизацією Академії народного господарства на підставі результатів відкритого тендеру зайнялися в щоці. Систему управління для Вищої школа економіки розробляла компанія Redlab. Гадали, що в рамках цих проектів повинна бути вироблена єдина ідеологія і методологія управління ВНЗ. На першому етапі витрачено 12 і 8 млн. руб. відповідно.

Однак масового впровадження жодної з систем не відбулося. Але спроби створити інформаційну систему не припинилися.

На виставці «Індустрія освіти», яка проходила в Крокус-Експо, компанія JaNet systems LLC представила технологію для комплексної автоматизації ВНЗ. Було заявлено, що технологія успішно використана для автоматизації діяльності МІСіС, а також інших підприємств.

На даний момент в Інтернеті пропонується придбати, орендувати або скористатися демоверсією інформаційними системами декількох виробників. Інформаційна система «Альма Матер» Одеської компанії Інтерсорг може встановлюватися як в повній версії, об'єднуючи всі служби ВНЗ в єдиний інформаційний простір, так і окремими модулями для деяких підрозділів.

Здавалося б, маємо з одного боку нагальну потребу, і реальні пропозиції з іншого боку.

Виробничі процеси, які підлягають автоматизації досить формалізовані, ВНЗ мають стандарти, суворо регламентують процедури і оформляються документи. У штатах освітніх установ є фахівці, для яких інформаційні системи - рідне поле діяльності. Але в дійсності - в бухгалтерії 1:С і програма в відділі кадрів, і то, якщо начальник відділу кадрів виявить наполегливість.

Чому ж, незважаючи на сприятливі вихідні, проблема автоматизації освітнього закладу - завдання не з простих?

Варіанти автоматизації можуть бути наступні. Перший - впровадження готової солідної інформаційної системи.

У цього варіанту дуже суттєвий недолік - вартість. Будь-якому навчальному закладу, на який би основі воно не працювало, статті витрат жорстко визначені. Купівля інформаційної системи - солідне капіталовкладення, яке тягне за собою витрати на впровадження, навчання, обслуговування. І цей недолік не єдиний.

Велика інформаційна система спричинить перебудову в сформованому порядку роботи. Будь-яка обробка функціонуючого виробничого процесу під стандарт насамперед дає не позитивний очікуваний ефект, а втрату часу, трудових витрат, погіршення психологічної обстановки, дублювання функцій, а при неякісної організації - і втрату кадрів.

Такий стан справ поширюється не тільки на автоматизацію. Приклад тому - впровадження системи менеджменту якості відповідно ДСТУ ISO 9001-2001. І це при тому, що ВНЗ самі розробляли СТО, за якими повинні працювати.

А адже розробки ланіт і Redlab якраз і були покликані виробити єдину ідеологію і методологію управління ВНЗ, а отже, при впровадженні доведеться переходити на цю «єдину ідеологію і методологію».

Другий варіант - покупка версії коробочки або придбання версії з Інтернету. Удавана дешевизна варіанти обертається витратами при впровадженні та експлуатації. Складність супроводу, налаштування і доопрацювання системи під потреби навчального закладу, відсутність гарантії супроводження - ось неповний перелік можливих «підводних каменів».

Третій варіант - створення інформаційної системи власними силами. Дійсно впровадженими і працюють продуктами є ті програми, що створені викладачами та співробітниками самих ВНЗ. Як правило, ці програми створюють «у фоновому режимі», тобто без відриву від основних занять, і без помітних фінансових винагород, а отже, на голому ентузіазмі виконавців. Але так як саме ці програми впроваджують під існуючий налагоджений виробничий процес, то і працездатність таких додатків помітно вище. В цьому випадку розраховувати на глобальну інформаційну систему ВНЗ не приходиться. Так само, як і в другому варіанті, найімовірніше отримання так званої «клаптикової автоматизації». Отже, до проблем проектування і розробки додадуться проблеми узгодження окремих програм, що працюють в різних підрозділах, обміну даними між службами.

Де ж рішення? Перш ніж відповісти, перерахуємо основні завдання, що підлягають автоматизації.

- Управління персоналом.

- Бухгалтерський облік.

- Робота приймальної комісії.

- Управління студентським складом.

- Управління навчальними планами і розрахунок навантаження.

- Облік аудиторного фонду.

- Створення розкладу.

- Облік успішності.

Звісно ж, що для бухгалтерії вибір програмного забезпечення буде неширокий. Для роботи відділу кадрів теж можна підібрати відлагоджену і яка має досвід впровадження систему за прийнятну ціну. Можлива проблема тут - обмін даними. Наприклад, контур «Управління персоналом» системи «Галактика» впроваджений в декількох ВНЗ і відповідає вимогам служби краще, ніж 1:С, але не має можливості передавати дані в 1:С «Бухгалтерію».

А ось для навчально-методичної роботи краще створити власне програмне забезпечення, що відповідає виробничому процесу який склався, специфіку навчального закладу, чинним стандартам. Можливо, в результаті вийде комплекс програм, що працюють в деканаті, методичному відділі, прийомній комісії і кафедрах. Програми, що входять в комплекс, можуть виконуватися різними людьми з використанням різних інструментальних середовищ. В цьому випадку підвищуються вимоги до проектування інформаційної системи і забезпечення обміну даними.

Вибір шляху автоматизації залежить від багатьох факторів, що визначають стан і можливості ВНЗ. Витратити зусилля на створення власного продукту, дочекатися масштабної і, можливо, примусової автоматизації «зверху», піти на проміжний варіант. Рішення буде вдалим, якщо питання буде вирішуватися з урахуванням специфіки ВНЗ та самим ВНЗ.

Однією з найважливіших завдань підвищення ефективності вищої освіти є розробка теоретичних і методологічних основ якісного моніторингу результативності діяльності кафедри у ВНЗ.

Для того щоб успішно керувати освітнім простором у ВНЗ, необхідно грамотно оцінювати якість інноваційної діяльності його педагогічного колективу. Рішення поставленого завдання може бути досягнуто через використання механізму системного моніторингу освітнього середовища ВНЗ, одним з напрямків якого є моніторинг якості діяльності його структурних підрозділів (факультетів, кафедр). Ефективність моніторингу значною мірою обумовлена ​​цілеспрямованим застосуванням інформаційно-комунікаційних технологій (ІКТ), розвиток яких в даний час зачіпає всі найважливіші сторони людської життєдіяльності, відкриваючи нові можливості в економіці, соціальній сфері, науці та освіті. Процеси інформатизації набули широкого поширення в області контролю і управління якістю вищої освіти.

Реалізація завдання підвищення ефективності управління ВНЗ також може бути забезпечена автоматизацією навчального процесу та документообігу, що дозволяє організувати грамотний менеджмент на всіх рівнях організаційної структури ВНЗ. Для вирішення поставлених завдань потрібно створення автоматизованої системи управління ВНЗ.

Вона повинна забезпечувати побудову єдиного інформаційного простору при взаємодії Міністерства освіти і навчальних закладів; електронний документообіг, формування планів та консолідованої звітності; підтримувати розподілену обробку інформації і колективну роботу користувачів системи, використовувати єдину систему класифікації та кодування; мати засоби оперативної аналітичної обробки даних.

Таким чином, до розроблюваної системи управління ВНЗ пред'являють спеціальні вимоги [17]:

- побудова єдиного інформаційного простору ВНЗ;

- централізація управління інформаційними ресурсами ВНЗ;

- створення інтегрованого сховища інформації і даних;

- розробки спеціалізованих додатків в підрозділах;

- використання уніфікованих настроюються інтерфейсів для доступу до інформаційних ресурсів;

- відкритість і гнучкість системи.

Ухвалення ефективних управлінських рішень має ґрунтуватися на повних, точних і актуальних даних по студентському складу, кадрового персоналу, фінансового стану та іншими показниками. Використання інформаційно-комунікаційних технологій дозволяє організувати навчальний процес на сучасному рівні, проводити моніторинг і оцінювати якість результатів діяльності ВНЗ. Отримувати і обробляти такі дані може дозволити інтегрована система управління (ІСУ) ВНЗ.

Виділяються три основні підходи, в рамках яких і здійснюється автоматизація та інформатизація основної діяльності вищих навчальних закладів [1].

В основі одного з таких підходів лежить використання комерційних інформаційних систем управління, які найчастіше створюються зовнішніми, сторонніми підприємствами. Основне завдання таких підприємств розробників - створити, модернізувати, впровадити, а також обстежити і раціоналізувати процеси діяльності ВНЗ-замовника. В якості таких систем можна привести в приклад такі: «Галактика Управління ВНЗ», система управління ВНЗ компанії «Перший БІТ», NaumenUniversity, система управління ВНЗ ІНФО-ВНЗ 2009 на Microsoft.

Ще один підхід полягає в побудові ІСУ із застосуванням власних сил ВНЗ. У другому випадку інформаційна система управління створюється протягом певного проміжку часу, але вона враховує особливості і специфіку конкретного ВНЗ і при цьому забезпечує автоматизацію практично всіх основних підрозділів.

Третій же підхід полягає в змішаному застосуванні, як замовних комерційних систем, так і у використанні власних програмних рішень.

У загальному і цілому, сучасні комерційні інформаційні системи управління, можуть забезпечити ВНЗ всім необхідним функціоналом. Однак, в результаті прагнення комерційними організаціями наділити розробляються системи властивістю універсальності, окремі частини пропонованого функціонала можуть бути реалізовані без урахування специфіки того чи іншого ВНЗ, що, безумовно, відобразиться на ефективності її використання [2]. Виключаючи цей фактор, необхідно зауважити, що неможливо створити настільки універсальну систему, щоб вона задовольняла всім бізнес-вимогам різних ВНЗ. При розробці систем такого масштабу завжди доводиться йти на компроміси при реалізації тих чи інших функціональних вимог. Історично склалося, що ВНЗ мають специфічні схеми управління і фінансування, що і визначає особливості розробки та впровадження в них інформаційних систем управління.

Практика розробки програмних систем в Україні має свої негативні особливості через бюрократичний стиль управління багатьох організацій-замовників. Найчастіше, важко буває втягнути в процес розробки власника або замовника продукту, залученість яких є необхідною умовою забезпечення високої якості розробки. У зв'язку з цим, процес розробки може бути сильно спрощений, якщо управління проектом буде припускати ранні релізи продуктів для отримання якомога більш ранньої зворотного зв'язку із замовником.

З точки зору розробки ІСУ, важливим моментом є обстеження ВНЗ, при якому необхідно забезпечити уважну опрацювання тих областей діяльності і структурних підрозділів вищого навчального закладу, які будуть порушені безпосередньо проектом по впровадженню ІСУ. У контексті розробки і впровадження інформаційної системи управління цими областями стануть майже всі структурні підрозділи вищого навчального закладу та його бізнес-процеси. Така ревізія повинна включати аналіз інформаційних потоків, нормативної, довідкової, розпорядчої та регламентуючої документації, опис та аналіз порушених процесів і видів діяльності.

Перед початком проекту слід розробити функціонально-інформаційну модель діяльності яких торкається структурних підрозділів або всього ВНЗ, деталізувати, уніфікувати, визначити можливості та реалізувати передпроектну оптимізацію процесів і структури ВНЗ, проаналізувати можливості вдосконалення систем контролю і звітності.

Абсолютно необхідно перед початком проекту розглянути шляхи інтеграції вже використовуваних програмних і апаратних платформ і систем з новими, щоб уникнути збійних ситуацій в майбутньому. Грамотне проведення обстеження дасть можливість заздалегідь визначити проблеми, які можуть виникнути при розробці та впровадженні ІСУ ВНЗ і дозволить сформувати план щодо їх подолання. Результатом обстеження повинне стати технічне завдання на проектування ІСУ.

При розробці ІСУ, ВНЗ, з метою підвищення ефективності від її впровадження і скорочення витрат на її реалізацію, повинен дотримуватися наступних принципів: підтримка стратегії інформатизації в актуальному стані, якісне планування ІКТ-проектів, детальне обстеження об'єкта впливу реалізується ІКТ-проекту, вибір проектного рішення з урахуванням його ефективності, навчання співробітників користуванню ІСУ, продумане впровадження проектного рішення, аналіз результатів впровадження.

Кількість ресурсів, які можуть бути виділені для реалізації проекту з урахуванням всіх стадій, є гнучким, тобто, аж ніяк, не є необмеженим. У світлі вище означених особливостей відносин з замовником, можна також констатувати факт про мінливість вимог, щодо високі ризики (але не таких високих як в умовах стартапів) і гнучких терміни реалізації проекту.

Позначивши важливі особливості реалізації проекту по розробці ІАІС ВНЗ, можна вибрати відповідну методологію управління подібним проектом. Найбільш відповідною методологією управління подібними проектами є гнучка методологія розробки. Гнучка методологія є ще дуже молода, ще не встигла закріпитися в дослідженнях і практиках ведення проектів. Однак гнучка методологія є дуже перспективним напрямком в управлінні проектами, що підтверджує зарубіжна практика і література [3, 4, 5, 6].

Розробку ІАІС слід починати з розробки систем, що забезпечують бізнес-процеси нижніх рівнів. Таким чином, ітеративна розробка призведе до підвищення ефективності операційних і підтримують бізнес-процесів, що послужить фундаментом для подальшої реалізації підсистем вищого рівня. Підсистеми високого рівня зможуть забезпечувати керуючі бізнес-процеси обробленої інформацією, отриманою з нижчих рівнів.

Автоматизація технологічного процесу, як правило, має на увазі використання засобів автоматизації для вдосконалення технології процесу і вдосконалення управління ходом процесу, тобто дотримання цієї технології. Логічно припустити, виходячи з цієї аналогії, що для вдосконалення освітнього процесу є свої засоби автоматизації. Прикладом таких засобів можуть служити електронні матеріали і навчально-методичні комплекси, різноманітні навчальні інформаційні системи. Однак якщо взяти до уваги всі сторони освітнього процесу, то можна помітити, що самі по собі засоби не є достатньою умовою для забезпечення ефективності навчання: їх необхідно правильно застосовувати. Як нам бачиться, причиною цього є деякі проблеми, які будуть розглянуті нижче.

Як відомо, в різній літературі немає єдності щодо класифікації інформаційних систем, хоча це дуже важливо для створення оптимальних інформаційних потоків, що забезпечують потреби управління [14]. Інформаційні системи можна класифікувати за різними ознаками (рис. 1.1.).

Рисунок 1.1 - Класифікація інформаційних систем за різними ознаками

Однією з найважливіших проблем сучасності є проблема створення якісних електронних навчальних матеріалів або електронних навчально-методичних комплексів (ЕНМК). Складнощі в даній сфері обумовлені відсутністю якого б то не було стандарту на ЕНМК. Внаслідок цього кожен викладач вільний вкладати в зміст і оформлення ЕНМК свій сенс. Проте, вважається, що хороший ЕНМК повинен бути чітко структурований, забезпечений гіпертекстом та мультимедіа-вставками; складатися з курсу лекцій, набору перевірочних завдань (питання, завдання, тести та ін.), додаткових матеріалів, одним словом - всю інформацію, необхідну для вивчення дисципліни. Важливу роль відіграє також і спосіб подачі матеріалу (текст, презентація, анімація, відеолекція і т.д.).

Створення ЕНМК пов'язане з багатьма труднощами, серед яких:

- складності в створенні ЕНМК викладачами старших (і найбільш досвідчених) поколінь. Таким людям потрібно додатковий людина для «перекладу» їх знань в електронний вигляд;

- відсутність як механізмів захисту авторських прав, так і державного регулювання в даному питанні. Охорона авторських прав - дійсно хворе місце не тільки при створенні ЕНМК, але, незважаючи на актуальність проблеми, якесь певне рішення запропонувати дуже складно (головна проблема - легкість копіювання електронних матеріалів);

- недостатня кваліфікація викладачів для створення якісно оформлених, забезпечених гіперпосиланнями і мультимедіа-вставками матеріалів. Для вирішення цієї проблеми оформлення ЕНМК необхідно доручити фахівцеві, який вміє працювати з текстом, графікою, мультимедіа;

- створювані ЕНМК часто носять на собі «відбиток» того ВНЗ, факультету, кафедри, спеціальності та викладачів, які їх створювали (наприклад, прийнята термінологія, стилістика та ін.);

- відсутність загальновизнаних банків і центрів рецензування електронних матеріалів, яким можна довіряти при виборі того чи іншого ЕНМК (свого роду «сертифікат» на ЕНМК). Очевидно, що перш, ніж створювати такий центр, необхідно визначити його функції і повноваження, а також завдання та цілі функціонування.

Непрямої характеристикою якості ЕНМК може служити термін його створення. Наприклад, нами за два роки було створено тільки курс лекцій (НЕ ЕНМК) з вищої математики, що свідчить про те, що термін створення гарного ЕНМК повинен бути порівнянний з терміном видання традиційного підручника.

Розглянутий перелік проблем, безумовно, не є вичерпним в такому складному процесі, як автоматизація освітнього процесу. Однак визначені кілька цікавих напрямків, які хотілося б розвивати в подальших роботах.