Влияние коммуникационных особенностей руководителей на управление в организации

Общение является условием индивидуальной и общественной жизни. Коллективная деятельность людей становится достижимой благодаря тому что люди, объединенные общими целями, общаются друг с другом.

В самой процедуре общения происходит развитие определенных образцов и схем поведения человека. Постепенно они связываются с структурой личности и формируются, т.е «уходят внутрь». В процессе общения человек устанавливает образ своего внутреннего «Я», а также постигает определенную картину мира.

Человек, находясь наедине с собой, фактически в состоянии вести внутренние диалоги с самим собой. Общение, это диалог, как между людьми, так и наедине с собой. Можно сказать, что диалогическое общение может осуществляться на двух разных уровнях:

- на уровне внешней коммуникации,

- во внутреннем и субъективном, мире человека, то есть в его мыслях, воспоминаниях, образах.

Эти две системы коммуникации – внешняя и внутренняя – тесно соединены между собой, взаимно пересекаются и восполняют друг друга [37, с.100].

Общение людей квалифицируется с помощью различных критериев, одним из которых является эффективность общения. По мнению известного польского психолога и исследователя процессов Е. Мелибруда, к эффективности общения относится степень повторения передачи другому человеку информации с целью, чтобы его поняли [23, с.204].

Эффективное общение, увеличивает согласие между партнерами, если оно в наибольшей степени свободно от профанирования. Что значит правильно понять другого? Это значит услышать то, что он хотел сказать. Правильное взаимопонимание зависит от возможностей двух сторон в процессе общения.

Практика взаимодействия между людьми показывает, что степень обоюдного понимания между ними оставляет желать лучшего. Это выражается тем, что люди неверно понимают смысл чужих рассуждений и также прибавляют нередко своим партнерам по общению решения, которых не было в их высказываниях. Люди очень часто не говорят того, что думают и чего на самом деле хотят [38, с.45].

Еще одной из причин неправильного понимания слов другого человека является невозможность передать свои мысли во всей полноте, часто они складываются нечетко или несоответственно. Иногда люди интериоризуют свои мысли так, чтобы в случае необходимости можно было уклониться от сказанного.

Нередко чувства и мысли, которые выявляются в общении, вступают в разногласие из-за условностей и обрядов в силу установленных норм поведения. Исходя из этого, люди говорят чаще то, что, по их мнению, они должны были сказать. Процесс общения – явление сложное и неоднозначное. Мы часто сталкиваемся с деформацией в восприятии сообщаемых сведений. Нередко слова партнера не осознаются, если собеседник по диалогу занят своими мыслями, воспоминаниями, т.е он не понимает всего того, что ему пытаются донести. Бывает так, что человек до конца уверенный в том, что понимает сказанное, и несознательно искажает слова в соответствии со своими изначальными установками. При внутренней уверенности типа «я и так знаю, что вы хотите мне сказать», люди изолируются от информации, которая не соответствует их ожиданиям. В данном случае они слушают других скорее с целью оценки. Такое оценочное отношение к собеседнику позволяет использовать крайние высказывания при разъяснении информации, которую он получил.

Главной причиной нарушения общения является отсутствие двустороннего доверия между участниками общения. При нарушении общения между собеседниками, необходимы способы его усовершенствовать.

По мнению психологов, присутствуют факторы, которые имеют большое значение и от которых зависит успешность и продуктивность общения между людьми. Один из факторов, поддерживающих взаимопонимание – степень доверия слушателя к тому, что ему говорят.

Уровень доверия в общении может быть усовершенствован за счет следующих моментов:

- открытой демонстрации искренних намерений;

- доброжелательного отношения в общении;

- проявления компетентности в обсуждаемом вопросе;

- умение убедительно излагать свои мысли.

Если говорящий умалчивает свои подлинные намерения, он использует различные обходные маневры[39, с.150].

Надежность в общении основывается на том, что слушатель готов довериться собеседнику, поверить его словам.

Результативность общения увеличивается, если мысли формулируются ясно и понятно. Эффективность общения повышается, если партнер уверен в том, что он хочет сказать своему собеседнику. Так же можно выделить

другой метод общения – степень удовлетворения потребности в проявлении своих чувств. Практика из жизни показала, что у людей часто проявляется расположенность не принимать или пренебрегать свои или чужые эмоциональные переживания, если они кажутся им досадными и нежелательными [39, с.68].

Определенная коммуникация, как правило, обладает комплексом различных признаков. Возьмем к примеру рабочее собрание руководителей подразделений на предприятии. Данное совещание можно охарактеризовать как внутрифирменную, формальную, вертикальную, вербальную и невербальную коммуникацию.

Продуктивность коммуникаций всех перечисленных видов разнообразна. Данные зарубежных исследований показывают, что результативность горизонтальных связей достигает 90%, вертикальных – 20-25% (то есть такое количество информации, исходящей от директора, воспринимается рабочими и безошибочно понимается ими). Иными словами, исполнители могут использовать свои функции, имея лишь пятую часть предназначенной им информации.

Неэффективность вертикальных связей как восходящих, так и нисходящих коммуникаций подтверждают данные о том, что ближайший начальник рабочих, покидая кабинет первого руководителя предприятия, выносит только 30% информации, а управляющим цехом – около 40%. Коммуникация снизу вверх еще более неэффективна, так как до начальства доходит не более 10% информации. Данные исследования указывают на существование неиспользованных резервов в формировании коммуникаций, а так же возможностях их качественного улучшения. Существует множество различных причин недочетов в коммуникации, в состав которых можно отнести: недопонимание важности в общении, недостатки памяти людей, ошибочную установку сознания, неудачный выбор средств обратной связи, неточности в формировании сообщения [41, с.105].

Всю разнообразность причин неэффективных коммуникаций можно относительно разделить на две группы: одни зависят от «отправителя» информации, а вторые связанны с их «получателем». Данное деление условно, так как иногда результат общения может складываться действием обеих сторон.

Очень часто руководители высшего звена недооценивают желание работников, а так же руководителей нижнего и среднего уровня быть в курсе о положении дел в организации.

Данные исследований указывают на то, что в числе моральных факторов, которые влияют на производительность труда, сотрудники на второе и третье место ставят гласность, информативность [27, с.54].

Усложняют общение также необоснованные и необъективные представления людей, отвергающих новые идеи в силу их новизны, кажущейся с первого взгляда сомнительной.

Для того, чтобы вступить в деловые отношения, руководитель организации должен привлечь внимание работника, а так же вызвать интерес к сообщениям. При этом возможны два пути: воздействие на положительные, а так же отрицательные мотивы поведения людей.

Большое значение уделяется фактам, их достоверности и убедительности, на основе которых делается заключение.

Разнообразные ошибки в построении сообщений, могут проявляться в неправильном, с точки зрения семантики, выборе иноязычных слов. При построении сообщения необходимо соблюдать следующую последовательность: от внимания к интересу, от интереса к основным положениям, от них к возражениям и вопросам, далее к заключению и призыву к действию [5, с.130].

Для того чтобы быть понятым в общении, следует стремиться к простоте сообщения, использовать словарный состав повседневной речи. Так же надо учитывать то, что можно потерять доверие к себе, если привести хоть один ложный или искаженный факт из ста, даже при девяносто девяти соответствующих действительности.

Опытный руководитель четко определяет действие исполнителя и устанавливает срок на их выполнение.

Общение между руководителем и подчиненным может происходить как в устной или письменной форме, так и с помощью технических средств связи. Наиболее важные вопросы в устном сообщении могут быть дополнены письменным предписанием.

По данным зарубежных источников, от 5 до 90% всего времени руководитель затрачивает на межличностное общение в результате проведения заседаний, бесед, совещаний и аудиенций. Общение непосредственно с подчиненными дает возможность руководителю, при помощи особенностей невербального их поведения, выявить степень восприятия предаваемой информации. Примерами невербальной коммуникации являются обмен взглядами, выражение лица (улыбка), выражение согласия или неодобрения посредством известного покачивания головой, поднятые или нахмуренные брови, живой или остановившийся взгляд. Способами выражения своего отношения к сообщению являются также положения рук: скрещенные на груди означают наличие определенного «барьера», препятствующего согласию, вялая поза – присутствие элемента недоверия к предложениям. Искусством чтения с «лица», языком мимики, жестов, позы должен владеть каждый руководитель для обеспечения эффективности коммуникаций.

Следует учитывать то, что иногда важность поступающей информации снижается из-за несоответствия невербального поведения, в частности, неверно выбранного тона речи. Поэтому важно стремиться к соответствию невербальных и вербальных символов в ходе делового общения, а также обращать внимание на чувства, которыми сопровождается прием-передача информации, для ее наиболее полного и правильного восприятия[40, с.45].

В каждой организации существуют неформальные коммуникации, где сообщения принимаются по принципу «только между нами». Другими словами это можно охарактеризовать как «слухи». Исследования, которые были проведены зарубежными учеными, доказывают, что информация, исходящая по неофициальным каналам «слухов» передается быстрее, чем по официальным каналам.

Часто многие руководители могут использовать неофициальный канал, чтобы создать преднамеренную утечку информации с целью выявления реакции людей на возможные нововведения. Положительное восприятие информации утверждает намерения и способствует их реализации, тогда как отрицательное – доказывает, что надо дополнительно продумать и доработать проект решений [8, с. 95].