Методы подбора и отбор персонала в организации

В условиях функционирующего предприятия имеет место текучесть кадров, обусловленная технологическими факторами, расширением производства, замещением выбывшего персонала. Следует различать набор персонала как приглашение исполнителей, желающих занять вакантное место в фирме, организации, и отбор персонала, осуществляемого проведением бесед, испытаний.

При решении вопроса о привлечении персонала следует исчерпать внутренние возможности использования персонала. К ним относится следующее. Дополнительная работа, рассматриваемая как совмещение профессий, расширение зоны обслуживания, посредством увеличения числа обслуживаемого оборудования, обеспечивающего эффективное использование рабочего времени; лонгирование времени - удлинение принятой на предприятии продолжительности рабочего дня, компенсируемой надбавками за выполнение сверхурочной работы; перемещение с одних рабочих мест на другие, требующие профессиональных навыков.

Формами привлечения персонала являются: наем новых работников; сохранение «старых», прежде занятых на фирме; вербовка персонала; лизинг персонала.

Сохранение «старых», прежде занятых на фирме исполнителей, имеет следующие преимущества:

приспосабливаемость к организационным условиям фирмы;

психологическая адаптированность в команде работающих;

знание технико-технических условий действующего производства;

активизация деятельности в кризисных условиях становления фирмы;

гордость за успехи фирмы и причастность к ним;

готовность претерпевать трудности, связанные с инновационными преобразованиями на фирме.

Ряд фирм в целях предотвращения переманивания их сотрудников используют систему отложенных платежей дивидендов к моменту выхода на пенсию.

«Лизинг» персонала заключается в предоставлении взаимодателем заемщику своего сотрудника. Этот вид привлечения персонала предполагает решение проблем для двух организационных сторон: заемщика и взаимодателя.

Результаты, достигаемые на предприятии-заемщике:

размер зарплаты для приглашаемого работника выше рыночного;

предотвращение простоя оборудования;

эффект от стабилизации производства;

возможность обучения своих работников.

Вопросы, решаемые взаимодателем:

подбор исполнителя, способного работать в специфических технических условиях приглашающей фирмы;

замещение временно выбывающего работника;

установление размера платежа для заемщика за оказанную ему услугу.

Источниками найма новых работников признаются: справочники вакантных мест, списки ищущих работу лиц определенных профессий, самопроявившиеся кандидаты, государственные агентства занятости, федеральные и частные бюро по трудоустройству, подбор с помощью сотрудников, компьютерные записи на дискете, объявления в средствах массовой информации, ярмарки вакантных мест, приглашение будущих выпускников вузов, личные посещения фирм и организаций претендентами.

При выборе места работы претендент решает три группы вопросов:

1. Общие вопросы включают: размер предприятия, его имидж, технологические характеристики трудовых процессов, условия труда, сопровождающие трудовую деятельность, транспортное обслуживание района, в котором расположено предприятие, рынок труда, наличие вузов, сельскохозяйственное обслуживание района.

2. Социально-экономические проблемы, которые приходится решать претендентам при найме, рассматривают: размер заработка, палитр имеющихся льгот, участие в прибылях, традиции, используемые для работающих, наличие сферы отдыха, обслуживание детей, социально-психологический климат на предприятии. Особого внимания заслуживает информация о содержательности труда, уровне его инвалентности, технологической независимости, возможности использования гибкого режима труда, уровень интенсивности деятельности, автономность работы, физические усилия, состав рабочей команды.

3. Личные характеристики претендента предусматривают: желание работать в фирме, знание ее исторического развития, уровень профессиональной подготовленности, производственный опыт, необходимость и возможность профессиональной мобильности, послужной список кандидата, его инновационные особенности.

После прочтения объявления о вакантном месте претендент может предложить свой «квалификационный товар» в персональном резюме, которое должно включать следующие блоки:

1. Личные данные (фамилия, имя, отчество, адрес, возраст, образование).

2. На получение какой работы претендуете и почему?

3. Опыт трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке.

4. Где учитесь и каким образом продолжаете профессиональное образование в настоящее время?

5. Дополнительная информация: какими языками владеете и в какой мере, работа на компьютере, имеете ли личный транспорт, водите ли машину

6. Результативность профессиональной деятельности в предшествующих фирмах. Что достигла фирма от Вашей работы в определенной должности?

Досье должно излагаться кратко, лаконично, грамотно на хорошей бумаге и быть красиво оформлено.

Ступени отбора и их содержание

Подбор персонала на замещение вакантной должности начинается с подготовки должностной инструкции, описывающей основные функции сотрудника, занимающего вакантное рабочее место. Эту инструкцию готовит служба управления персоналом совместно с руководителем подразделения, в котором имеется эта должность. Она включает: обязанности, уровень подготовленности, квалификационные требования.

Работник службы управления персоналом должен при отборе претендента сравнивать требования, изложенные в должностной инструкции, с возможностями, которыми располагает претендент. Это достаточно сложно, особенно для человека, не знакомого с особенностями работы, поэтому целесообразно формировать в дополнение к должности еще два уточняющих документа:

1. «Квалификационная карта» готовится на основе должностной инструкции и включает:

- набор квалификационных требований;

- уровень профессиональной подготовленности;

- наличие специальной подготовки;

- дополнительные навыки: знание языка, владение компьютером, владение автомобилем;

- владение совмещаемыми профессиями.

2. «Карта компетенции» представляет описание личностных характеристик претендента:

- умение работать в команде;

- тип нервной деятельности;

- организованность, напористость;

- маневренность, оригинальность мышления.

На основе двух вышеперечисленных документов разрабатывается «Формализованная отборочная анкета анализа профессиональных требований». В ней излагается система вопросов с заранее заготовленными ответами, каждый из которых имеет «вес», полученный на основе метода ранговой корреляции.

Процедура отбора включает четыре ступени. Испытуемые претенденты могут не пройти все ступени, в этом случае они снимаются с отбора.

Первая ступень включает предварительную беседу, выясняющую уровень профессиональной подготовки, производственный опыт, внешний вид, манеры поведения, общее впечатление.

Вторая ступень предусматривает ведение беседы, которая может происходить по схеме, слабоформализованно, свободно. Наиболее достоверные результаты может дать беседа с использованием вопросов и ответов формализованной отборочной анкеты, с помощью которой претенденты получают суммарный балл, величина которого позволяет отобрать наиболее престижного претендента.

На третьей ступени используются:

- тесты, моделирующие и индентифицрующие особенности выполняемой работы:

- тесты на выполнение определенной работы;

- тест на демонстрацию профессиональных навыков;

- тест на искусственное создание обстановки, близкой к реальности;

- тест на психомоторные способности: скорость принятия решения; скорость движения пальцев, скорость выполнения определенных операций;

тест на запоминание цифр, фамилий, имен, нескольких строк текста;

- тест Векслера, предполагающий создание двух игровых групп, одна из них формулирует ситуацию, а другая рекомендует принимаемые решения;

- тест умственной зрелости, включающий варианты пространственной ориентации, понятийного аппарата, логики мышления, памяти, быстроты соображения.

Для получения более достоверной оценки отбора, в случае не достаточно убедительных результатов, полученных от тестов, применяются имитационные приемы, в которых испытуемому предлагают охарактеризовать систему действий, обеспечивающих навыки определенных видов профессиональных работ. Для этой же цели используется детектор лжи, результаты которого базируются на совокупности показателей: кровеносного давления, сердцебиения, пульса.

Четвертая ступень - проверка отзывов и рекомендаций с помощью телефонных разговоров, ходатайственных писем.

Технология ведения отборочной беседы

Особо следует рассмотреть такой инструментарий, как отборочная беседа. Специалисты по управлению персоналом считают, что собеседование – не достаточно достоверное средство выявления подходящих кандидатов, что объясняется субъективностью оценок интервьюера.

Основной целью собеседования является получение ответа на вопрос, способен ли претендент лучше других выполнять предлагаемую ему работу. При формировании ответа на этот вопрос опрашивающий должен выяснить наличие навыков, способностей, знаний, квалификации, сноровки, интеллекта, дополнительной спецподготовки. Ответы на все эти вопросы получить не просто. Так, если о наличии знаний, уровне квалификации, дополнительной специализации сведения можно получить из соответствующих документов, то информацию о других качествах, необходимую для полной адекватности требованиям, предъявляемым вакантной должностью, можно добыть только косвенным путем, по манере поведения, анализу кругозора, характеру построения ответов.

Подходы при проведении собеседования:

Первый. Не нужно упускать из поля зрения важные области человеческой жизни, такие как занятие в свободное время. Можно задать вопрос: «Общительны ли Вы», «Энергичны ли?», «Какие виды деятельности Вас интересуют?», «С какими людьми претендент не может ладить?» Эти ответы помогут получить ценные сведения о нем.

Второй подход. Ведущему беседу необходимо разговорить претендента. Это означает, что 70 % времени должен говорить он и 30 % - опрашивающий. Поэтому последний должен уметь задавать вопросы. Претендент должен говорить о том, о чем хотите Вы, т.е. управлять ходом беседы.

Третий подход. Умение слушать. Это значит не только слышать, но и видеть, воспринимать, анализировать нужную информацию о претенденте. Все Ваши рецепторы должны быть настроены на решение этого вопроса. Активное слушание подразумевает проникновение в мысли говорящего, понимание действительного смысла произносимых им слов.

Четвертый подход. Не включать Ваши эмоции в формирование достоверного образа претендента. Не торопитесь с проявлением симпатии или неприязни. Это может быть результатом расхождения в оценках или несходства характеров. Ваши эмоции уже «включены» и приведут, по-видимому, к искаженному представлению о человеке, что помешает сформировать объективное мнение о нем.

Пятый подход. Умение вести беседу в нужном русле. Для этого необходимо руководствоваться рядом рекомендаций. Задавая вопрос, смотрите собеседнику прямо в глаза и улыбайтесь. Не прерывайте говорящего, не делайте длинных пауз, сопровождайте его ответы одобрительным участием, выражайте также несогласие с ним. Если хотите остановить интервьюируемого, смотрите в сторону, наклонитесь вперед и положите руки перед собой.

Если определенная сторона деятельности или жизни испытуемого Вас заинтересовала, возвратитесь к ней, уточните все, что может дать Вам ценную дополнительную информацию. Например: «Вы говорили, что работали конструктором?» «Сколько и какие виды работ Вы выполняли?»

Время от времени нужно менять тему разговора и делать это незаметно и естественно. Это позволит сохранить впечатление, что идет обычная беседа при взаимопонимании.

Предложите собеседнику сказать, какая, по его мнению, важная информация не была затронута в собеседовании, предоставьте возможность ему ее дополнить. И попросите претендента задать Вам вопросы, уточняющие детали предлагаемой работы и условия, ее сопровождающие.

Шестой подход ведения беседы – анализ информации и принятие окончательного решения. Это необходимо произвести немедленно после ухода претендента. Вам следует сгруппировать собранную информацию, дополнить ее важными деталями, впечатлениями. Целесообразно воспользоваться записями, сделанными во время собеседования.

При формировании окончательного решения могут сказаться субъективные впечатления: умение говорить, утверждающая манера поведения, телодвижения, внешний вид, уверенность в себе, принадлежность к определенной социальной группе или полу. Вкравшийся «эффект ореола», слушание «без души», сравнение испытуемого с яркой впечатляющей личностью, поспешное принятие окончательного решения способны необоснованно как приписать положительные и отрицательные качества, так и уменьшить их.

При отборе одного претендента из нескольких, отличающихся манерой поведения, одеждой, умением убедительно говорить, необходимо отдать предпочтение тому из них, который располагает более высоким уровнем квалификации и профессионализма. Это позволит достичь цели собеседования, ради которой оно было организовано.

Возможны и отказы в приеме на работу, причинами которых являются: отсутствие энтузиазма в преодолении жизненных трудностей, предполагаемых вех собственного карьеропродвижения, энтузиазма, преобладание меркантильного интереса, нежелание начать карьеру с низшего уровня, ссылки на неблагоприятные факторы в судьбе; недостаток тактичности и вежливости; плохие отзывы о работодателях; низкая оценка вклада родителей в воспитание; низкая ориентация в современном обществе; нежелание учиться и преодолевать препятствия; приоритет «пляжных» удовольствий; нежелание что-либо изменить в жизни; низкие знания по специальности; протеже родителей; лень; узость интересов; отсутствие встречных вопросов; подавленное состояние, свидетельствующее об исчерпаном потенциале.

Специализированные фирмы по трудоустройству персонала выполняют услуги по «рекрутскому» подбору специалистов, менеджеров, рабочих, способных к инновационной деятельности. В «заказе» на подбор требуемого персонала указываются черты характера, перечень предшествующих сфер деятельности, профессиональные качества, навыки инновационного поиска, неординарное мышление, способность управлять стратегическими преобразованиями фирмы.

Особенности и содержание бесконтактной формы работы с персоналом

С целью сокращения затрат на набор персонала в зарубежной практике используется бесконтактная форма работы с персоналом, включающая анализ пакета документов претендентов: заявление, автобиография, свидетельства, анкеты, фотография, рекомендательные письма. Рассмотрим содержание процедур работы с каждым из них.

а) Заявление. Авторы отмечают, что содержание этого документа позволяет аргументировать причину смены рабочего места, обосновать предпочтение избранной фирмы. Заявление должно отличаться эстетичным видом: чистотой, аккуратностью, пространственным расположением на бумаге. Заявление, зрительно благоприятно воспринимаемое, может принадлежать как квалифицированному исполнителю, так и педанту и очковтирателю. Неряшливое заявление может характеризовать автора как маловыразительную личность, не утруждающую себя принуждением к порядку. Структура заявления является прерогативой автора и попадает поэтому в поле зрения аналитиков. Содержание заявления предполагает демонстрацию способностей автора в решении тактических задач. Аналитиками заявление рассматривается по структуре, содержанию, смыслу, логике, ходу рассуждений, выделению абзацев.

Проверка степени достоверности должна производиться по следующим критериям: логике изложения текста заявления, проработанности оборотов и динамичности речи, «разбега» фраз; полноты изложенного материала и его завершенности.

б) Биография является документом, пригодным для обзора динамики профессионального и личностного развития и становления личности кандидата. Она настоящая «сокровищница» в руках аналитиков. Заслуживает внимания внешний вид биографии.

Проверка биографии предусматривает анализ пути профессионального становления, уровня побуждений нанимаемого, структуры характера, социального окружения, статуса предприятия. В жизнеописании могут быть выявлены «пробелы», причинами которых являются намеренно вуалируемая болезнь, безработица, отбывание наказания, бездеятельность. Наличие таковых раскрывает сущность натуры, кризис личности.

в) Свидетельства школьные. Эти документы заслуживают самого пристального внимания и их анализа работниками служб персонала.

Школьные свидетельства имеют весомость и значимость преимущественно для молодых кандидатов. Ценность их утрачивается по мере увеличения срока окончания школы. В этом документе подвергаются анализу оценки по математике, гуманитарным предметам, позволяющие выделить: область интересов, отсутствие воли, инертность в учебе либо собранность, ответственность, работоспособность, упорство, усердие, свидетельствующие о стабилизации результатов.

г) Свидетельства квалификационные являются гарантией продвижения в дальнейшей профессиональной карьере. В зарубежной практике используется система «косвенных выразителей», посредством которых неблагоприятные качества и неблаговидные поступки кандидата фиксируются в документе закодированно. В связи с этим изложены рекомендации по работе с этим документом:

достоверность документа подтверждается имиджем работника и учреждения, выдавшего его;

свидетельства следует читать «между строк»;

при наличии нескольких свидетельств следует проверить их принадлежность одной или разным профессиям; наличие интервалов времени между их выдачей;

необходимо проанализировать поступательные перемещения внутри фирмы и за ее пределами;

следует обратить внимание на скрытый подтекст представленных характеристик, а также аргументацию расторжения трудового соглашения.

д) Фотография. По поводу необходимости ее представления работники служб персонала высказывают противоречивые мнения. Одни утверждают, что хороший фотограф за секунду способен придать благоприятный облик кандидату с ущербным видом, и наоборот.

Однако многие работники служб управления персоналом высказываются о необходимости предоставления претендентом этого документа по следующим соображениям:

-он служит специалисту по управлению персоналом «поддержкой» памяти при идентификации фамилии;

-облегчает отбор для «совместной работы»;

-позволяет определить степень неряшливости, небрежности;

-выявляет наличие у кандидата чувства высокомерия, гордости, принципиальности;

-подтверждает ценность жизненных установок, уровень самооценки, успех, личное достоинство.

Предприятиям предоставляют право использовать физиогномические таблицы, содержащие до 200 признаков, позволяющие получить «клише представлений» о претенденте для формулировки вывода о его дальнейшей пригодности фирме.