Совещание

Совещание – высокоэффективная форма делового общения работников. Продуктивные совещания не случаются сами по себе - существует наука и искусство оптимизации их эффективности. Подготовка совещания включает:

­ определение цели и тем;

­ составление плана;

­ формирование повестки дня и продолжительности;

­ определение даты, места и времени начала, состава участников;

­ составление примерного регламента работы;

­ подготовку руководителя;

­ подготовку докладов и проекта решения;

­ предварительную подготовку участников и помещения;

­ оповещение;

­ информационное и техническое обеспечение;

­ регистрацию участников.

В целях рационального планирования рекомендуется составлять план-график совещаний на месяц, где предусматриваются дни и часы проведения деловых совещаний.

Неэффективна чрезмерно большая повестка дня. Целесообразно включать в повестку дня совещание один - два главных вопроса и несколько мелких, решаемых достаточно быстро.

Оптимальная длительность совещаний:

оперативных – 20-30 минут;

проблемных – 1,5-2 часа.

Особо следует планировать время начала делового совещания:

- не рационально проведение совещания в начале рабочего дня, поскольку деловой человек настроен на выполнение основной работы;

- проведение совещания в середине дня создает потерю времени;

- деловые совещания, связанные с отрывом от работы многих людей, следует проводить в конце рабочего дня (ко второму пику повышенной работоспособности с 16 до 18 часов (первый с 9 до 12-13 часов).

Участники совещания должны руководствоваться следующими правилами:

Совещание начинается с того, что организатор объявляет цель совещания, рассказывает, что должно быть достигнуто и рассматривает повестку.

Будьте вовремя. Этим все сказано. Если Вы принимаете приглашение на совещание и не можете прибыть вовремя, уведомите организатора заранее.

Начинайте вовремя. Начинайте совещание в запланированное время – не ждите опоздавших. И не пересказывайте то, о чем шла речь в начале – это узаконит их поведение.

Используйте повестку дня и не отклоняйтесь от нее. Это поможет дойти до цели совещания и достичь желаемых результатов. Необходимо спланировать время на каждый из вопросов и завершить дискуссию к намеченному моменту. Если необходимо продолжить разговор, следует определить временной лимит, чтобы не отвлекаться на другие вопросы. В случае появления дополнительных вопросов отложите их в папку «К рассмотрению» и перенесите на другое время и место.

Заранее высылайте материалы совещания участникам с таким расчетом, чтобы у них хватило времени на рассмотрение и усвоение информации.

Заканчивайте вовремя. При необходимости продолжить совещание целесообразно назначить новую встречу, чтобы участникам не приходилось менять свое расписание на ходу.

Не принимайте двойных приглашений на совещание. Если не можете прийти, скажите «нет», объяснив организатору причину. Если Ваше присутствие необходимо на этом совещании, оно будет перенесено.

≡ Лекция 10 ≡

Date: 2015-12-13; view: 425; Нарушение авторских прав