Подготовка данных для бюджетов в книгах финансовых операций

Выше уже говорилось о том, что в модуле «Управление бюджетом» значения бюджетных показателей можно вводить как в ручном, так и в автоматическом режиме. Ручной способ заключается в том, что значения бюджетных статей вводятся с клавиатуры в режиме редактирования бюджета. Однако в полной мере оценить возможности системы «Галактика» в части бюджетирования можно лишь при использовании автоматического способа. Отметим, что он более удобен, оперативен, и сводит к минимуму вероятность всевозможных ошибок, обусловленных в том числе и пресловутым «человеческим фактором».

Автоматическое заполнение бюджетных показателей осуществляется на основании данных, содержащихся в книгах финансовых операций. Каждая финансовая операция представляет собой отражение в учете того или иного хозяйственного процесса либо события.

Финансовые операции можно регистрировать в книгах финансовых операций в автоматическом или ручном режиме. Автоматический режим подразумевает использование механизма типовых финансовых операций, которые привязываются к первичным и иным документам бухгалтерского контура и контура логистики системы «Галактика». Сведения, содержащиеся в книгах финансовых операций, используются впоследствии в качестве источника данных для формирования и расчета показателей бюджетов (это осуществляется с помощью команды главного меню Операции→Расчет показателей бюджета).

Возможности программы предусматривают ведение трех видов книг финансовых операций: книга плановых финансовых операций, книга фактических финансовых операций и книга финансовых операций «по данным бух. учета». Для перехода в режим работы с этими книгами предназначены соответствующие команды меню Документы. Поскольку порядок работы с этими книгами во многом аналогичен, то знакомиться с ними мы будем на примере книги плановых финансовых операций.

Доступ к книге плановых финансовых операций осуществляется с помощью команды Документы→Книга плановых операций – при ее выполнении отображается окно, которое представлено на рис. 3.57.

Рис. 3.57. Книга плановых финансовых операций

Этот интерфейс имеет двухпанельное представление. Вверху содержится перечень зарегистрированных ранее финансовых операций, для каждой из которых представлены перечисленные ниже сведения. • Дескриптор пользователя.

• Дата документа, на основании которого сформирована операция.

• Номер документа, на основании которого сформирована операция.

• ЦФО, к которому относится операция.

• Краткое наименование (аббревиатура) – при наличии такового.

• Статья бюджета.

• Сумма финансовой операции.

• Период планирования.

• Валюта операции.

Финансовые операции можно помечать с помощью клавиши Insert – например, для осуществления групповых операций (групповое редактирование аналитики, удаление группы операций, и т. д.). Для отображения признака помеченной записи предназначена крайняя колонка слева. Отметим, что пометку можно снять – для этого повторно нажмите Insert.

Что касается нижней части окна, то в нем представлены дополнительные сведения о текущей финансовой операции. В поле Содержание отображается текстовая формулировка операции (при отсутствии такового данный параметр может быть незаполненным). В поле Документ выводится наименование типа документа, например, договор, накладная и т. п., а в поле, расположенном ниже – краткое содержание документа, отражающее его суть. В поле Состояние отображается текущее состояние документа (например, активный).

Поле ТФО будет заполнено только в том случае, если данная финансовая операция была создана на основании типовой финансовой операции – в данном случае здесь отображается наименование этой типовой финансовой операции.

ПРИМЕЧАНИЕ Формирование типовых финансовых операций и их разноска выполняется в модуле «ХозОперации».

Чтобы зарегистрировать финансовую операцию, нажмите F7, чтобы просмотреть и, при необходимости – отредактировать параметры сформированной ранее операции, выделите ее в списке щелчком мыши и нажмите F4. Ввод и редактирование финансовых операций осуществляется в окне, которое показано на рис. 3.58.

Рис. 3.58. Ввод и редактирование финансовой операции

Все параметры данного окна в зависимости от назначения и функциональности находятся на вкладках Финансовая операция и Аналитика операции. Основные параметры операции вводятся и корректируются на вкладке Финансовая операция, которая открывается в данном окне по умолчанию (содержимое данной вкладки показано на рис. 3.58). Поле Документ заполняется программой автоматически в том случае, если операция формируется на основании типовой финансовой операции (напомним, что определение финансовой операции приводилось выше, в разделе «Основные термины и понятия, используемые в системе «Галактика»»). Сюда подставляется название и основные реквизиты первичного либо иного документа, на основании которого создана финансовая операция. Значение данного параметра с клавиатуры отредактировать невозможно, поэтому если вы формируете финансовую операцию вручную, то оно останется незаполненным.

Значения параметров Группа и Дескриптор программа также генерирует автоматически – в них подставляется соответственно название группы дескрипторов и дескриптор пользователя, зарегистрировавшего данную финансовую операцию. Редактировать эти поля может лишь пользователь, наделенный администраторскими правами (эти права предоставляются с помощью соответствующего параметра реестра настройки, находящегося в подразделе Управление финансами→Бюджетирование→Права доступа).

В поле Номер отображается номер документа, на основании которого сформирована данная финансовая операция. Если вы регистрируете финансовую операцию вручную, то значение данного поля сформируется автоматически, и откорректировать его вы не сможете.

В поле Проведена указывается дата проведения финансовой операции или дата документа, на основании которого сформирована данная финансовая операция. При необходимости значение данного поля можно отредактировать как с клавиатуры, так и с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора.

Если вы регистрируете финансовую операцию вручную, то в поле Период планирования нужно указать период планирования, к которому она относится. При создании операции на основании типовой финансовой операции значение данного параметра указывается заранее, при настройке соответствующей типовой финансовой операции в модуле «ХозОперации».

В поле Статья бюджета вводится название бюджетной статьи, на которую должна быть отнесена сумма по данной финансовой операции. При ручном формировании финансовой операции значение данного поля выбирается в окне Выбор статьи бюджетов, которое выводится на экран нажатием клавиши F3 либо по кнопке выбора. При формировании финансовой операции на основании документа статья бюджета берется из типовой финансовой операции (она указывается при настройке данной типовой финансовой операции в модуле «ХозОперации»).

ЦФО, на который необходимо отнести сумму по финансовой операции, указывается в поле Центр ответственности. Если вы регистрируете операцию вручную, то ЦФО следует выбрать в окне Выбор центров ответственности, вызываемом с помощью F3 либо по кнопке выбора. Если же операция регистрируется в автоматическом режиме, то ЦФО выбирается автоматически на основании настройки соответствующей типовой финансовой операции, которая выполняется в модуле «ХозОперации».

Сумма операции указывается в поле Сумма, а в расположенном справа поле следует указать валюту, в которой выражена эта сумма. Если предложенное по умолчанию значение не подходит (таковым является национальная денежная единица), то нажмите F3 и в открывшемся окне выберите требуемую валюту.

ПРИМЕЧАНИЕ При этом используется курс выбранной валюты по отношению к национальной денежной единице на дату формирования финансовой операции, которая введена в расположенном выше поле Проведена. При формировании финансовой операции на основании документа (с применением типовой финансовой операции) в это поле переносится сумма документа или ее часть в зависимости от настройки типовой финансовой операции, которая выполняется в модуле «ХозОперации».

Для операций, по которым предусмотрено ведение количественного учета, нужно в поле Количество ввести количество товарно‑материальных ценностей или услуг. Если финансовая операция сформирована на основании документа, то эта величина переносится из документа при привязке типовой финансовой операции. В расположенном справа поле в указывается единица измерения количества (требуемое значение выбирается в окне справочника единиц измерения, которое выводится на экран нажатием клавиши F3 либо по кнопке выбора).

Если финансовая операция сформирована на основании типовой финансовой операции, то в поле Содержание автоматически отображается ее содержание. При ручном формировании финансовой операции в данном поле можно с клавиатуры ввести ее произвольное содержание.

Вкладка Аналитика операции, содержимое которой показано на рис. 3.59, предназначена для просмотра и формирования значений аналитики, привязанных к финансовой операции. Кроме того, реализована возможность добавления значений аналитики из операции к списку значений аналитики, привязанных к статье бюджета.

Рис. 3.59. Настройка аналитики финансовой операции

Порядок действий на данной вкладке выглядит следующим образом. В поле Аналитика представлен перечень аналитик из группы, привязанной к статье бюджета. Если текущая финансовая операция была создана в автоматическом режиме на основании документа, то в поле Значение в документе выводится значение аналитики, заданное в документе или в типовой финансовой операции для этого документа. При необходимости значение данного поля можно изменить, выбрав его по F3 из каталога значений аналитики. Что касается параметра Значение в бюджете, то здесь содержится значение аналитики для бюджетной статьи. Сумма по данной финансовой операции будет отнесена на отображаемое в этом поле значение статьи по аналитике. При формировании финансовой операции на основании документа в данном поле отображается значение аналитики, заданное в документе или в типовой финансовой операции для этого документа. Если в документе или типовой финансовой операции для этого документа значение аналитики не задано, то будет использовано значение Прочие аналитики. Значение данного поля можно изменить, выбрав его из списка значений аналитик, собранного по типовым формам, содержащим данную статью. Изменение значений аналитики по статье выполняется в окне, которое выводится на экран с помощью клавиши F3 либо по кнопке выбора.