Работа в режиме просмотра и редактирования бюджета

После нажатия в окне настройки параметров загрузки (см. рис. 3.41) кнопки Далее на экране открывается окно просмотра и редактирования бюджетных данных, пример которого показан на рис. 3.48.

Рис. 3.48. Режим работы с бюджетом

В этом окне осуществляется ввод и редактирование бюджетных данных, сравнение разных бюджетов, аккумулирование нескольких бюджетов в один общий бюджет (этот режим называется «мультибюджет»), и др. Окно имеет относительно сложную структуру и включает в себя три панели, с которыми мы познакомимся далее.

Главное предназначение верхней панели – просмотр и редактирование общих параметров бюджета. По умолчанию эта панель состоит из одной вкладки, которая так и называется – Бюджет (см. рис. 3.48), но в режиме сравнения бюджетов (с этим режимом мы познакомимся позже) здесь появляется еще одна вкладка, которая называется Сравнить с.

Слева вверху вкладки Бюджет в соответствующем поле показывается название бюджета с указанием ЦФО, а также периода планирования. В расположенном ниже поле Копия бюджета содержится уникальный числовой идентификатор (код) и название копии варианта бюджета.

ПРИМЕЧАНИЕ Если в поле Копия бюджета нажать клавишу F3, то на экране отобразится окно выбора копии варианта, в котором можно задать как копию варианта, так и вариант бюджета.

В середине вкладки находится переключатель, позволяющий указать, данные какого регистра (план, факт или резерв) должны быть представлены в бюджете. Первоначально значение данного параметра определяется в настройках параметров загрузки (переключатель Регистр, см. рис. 3.41), но в любой момент вы можете его изменить. При этом программа выдаст запрос на подтверждение данной операции.

ПРИМЕЧАНИЕ Положение переключателя резерв используется на этапе регистрации фактических данных лимитируемых статей бюджета в тех случаях, когда имеются исполняемые, но не оплаченные финансовые обязательства предприятия. Суммы этих обязательств вначале заносят в резервные значения соответствующих статей бюджета, а после оплаты обязательств переносят в фактические значения статей. Иначе говоря, резервные значения статей фиксируют ожидаемые доходы или расходы по этим статьям.

Отталкиваясь от этой информации, можно сделать вывод, что, например, сумма статьи расходов, которой можно свободно распоряжаться в данном периоде планирования с учетом имеющихся финансовых обязательств, вычисляется по формуле:

Свободно = План – Факт – Резерв

Для вывода информации о свободных суммах для доходной или расходной статьи в текущем периоде планирования предназначена команда контекстного меню Атрибуты значения показателя. При выполнении данной команды на экране открывается окно, в котором для просмотра свободных сумм следует на вкладке Атрибуты значения нажать кнопку Лимиты.

Название валюты, в которой представлены значения бюджетных показателей (статей), отображается в поле Валюта. При расчете значений статей в выбранной валюте используется ее курс на начало или конец самого мелкого периода планирования в зависимости от значения параметра настройки Курс валют по периоду планирования (подробнее см. выше раздел «Настройка параметров бюджетирования»).

В поле Прогнозный курс отображается вариант прогнозного курса текущей валюты для данного варианта бюджета. В базе данных значения статей хранятся только для реального курса валюты. При задании валюты, отличной от валюты статьи, для просмотра/редактирования бюджета хранимые значения статьи пересчитываются в заданную валюту.

В поле Расчет формул показан вариант расчета формул для данного варианта бюджета.

Отметим, что на вкладке бюджет изменить значения параметров Валюта, Прогнозный курс и Расчет формул вы не сможете – для этого нужно перейти в соответствующий режим нажатием кнопки Настройка. При этом открывается окно, которое представлено на рис. 3.49.

Рис. 3.49. Настройка параметров расчета

Если вы хотите отредактировать какой‑либо параметр, отметьте его соответствующим флажком, затем в распложенном справа поле нажмите F3 или кнопку выбора, и в открывшемся окне укажите требуемое значение. Выполненные изменения вступают в силу после нажатия в данном окне кнопки Сохранить, а кнопка Отмена предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений. Основную информационную нагрузку несет средняя (центральная) панель окна просмотра и редактирования бюджета. Именно в ней содержится перечень бюджетных статей, периодов планирования, здесь отображаются значения бюджетных показателей, а также – выполняется их ввод (для статей, автоматическое заполнение которых не предусмотрено) и редактирование.

ПРИМЕЧАНИЕ Ячейки бюджетной таблицы, которые можно заполнить вручную, подсвечиваются другим цветом (по умолчанию – желтым).

Статьи бюджета и значения аналитики могут располагаться по строкам или по столбцам этой таблицы, а периоды планирования (или значения аналитики) – по столбцам или строкам, соответственно. Число в ячейке таблицы является значением статьи (значением статьи по аналитике) для данного периода планирования. Ниже описывается наиболее распространенный вариант, когда статьи бюджета располагаются по строкам.

В первых трех полях обычно отображается иерархическая структура статей бюджета с указанием кода и краткого наименования для каждой статьи. Затем следуют управляющие поля, содержащие символы << и <, потом – периоды планирования или значения аналитики и вновь управляющие поля, отображающие символы >> и >.

Если периоды планирования (аналитики) имеют иерархическую структуру, то в заголовке колонки кроме наименования периода появляется знак +. Щелчок на этом знаке приводит к появлению новых колонок таблицы, отображающих подчиненные периоды планирования. При этом указанный знак преобразуется в –. Щелчок на данном знаке снова превращает его в +, а колонки с подчиненными периодами исчезают (сворачиваются).

Если периодов планирования или значений аналитики много, то на экране отображается только часть указанных полей. При этом таблица рассматривается как бы через «окно просмотра». Для перемещения «окна просмотра» по таблице и служат управляющие поля. Щелчок левой кнопкой мыши на знаках < или > перемещает указанное «окно» по таблице на одну колонку влево или вправо, соответственно. А щелчок на знаке << или >> перемещает «окно просмотра» так, что в нем отображается первая или последняя колонка периодов планирования соответственно.

Данные в редактируемые ячейки таблицы вводятся с клавиатуры. При этом по умолчанию программа суммирует значения статей, являющихся подчиненными для некоторой вышестоящей статьи, и результат записывается в ячейку вышестоящей статьи. Этот порядок нарушается в том случае, когда вышестоящая статья является расчетной; тогда ее значение рассчитывается по формуле.

При вводе значения вышестоящего периода планирования (значения аналитики) выполняется автоматическая разноска этого значения по подчиненным периодам. Например, если ввести значение некоторой статьи за год равное 21, то ее значения в каждом из первых трех кварталов будут равны 5, а в последнем квартале – 6.

Нижняя панель окна редактирования бюджета предназначена для отображения алгоритмов расчетных статей и задания настроечных параметров окна редактирования бюджета (переход в соответствующий режим осуществляется нажатием кнопки Панель управления; описание данного режима приведено ниже).

В первом поле отображается статья бюджета, на которую указывает курсор в средней панели. В нижнем поле отображается алгоритм расчета указанной статьи, если она является расчетной. Между ними в соответствующих полях указывается сокращенное наименование статьи бюджета, валюта и группа аналитик.