Настройка и формирование отчетности по финансовым операциям

В программе «Галактика» реализована возможность настройки и формирования отчетности по финансовым операциям, используемым в качестве основы для расчета бюджетных показателей. Эти отчеты представляют собой сформированные в соответствии с заданными критериями реестры финансовых операций, содержащие все основные сведения об операциях (сумма, данные количественного учета, содержание документа).

Переход в режим работы с этими отчетами осуществляется с помощью команды главного меню Отчеты→Реестры финансовых операций. При ее активизации отображается интерфейс, который представлен на рис. 3.61.

Рис. 3.61. Перечень настроек отчета

Каждый отчет формируется в соответствии с заданными настройками, причем все созданные настройки сохраняются в базе данных, что позволяет неоднократно использовать любую из них. В окне, изображенном на рис. 3.61, хранится список сформированных ранее настроек, и чтобы получить отчет на основании какой‑либо из них, нужно выделить ее в списке щелчком мыши и нажать Enter (или просто дважды щелкнуть мышью на требуемой настройке). Непосредственно к отчетам мы вернемся позже, а пока рассмотрим порядок работы с настройками. В списке настроек (см. рис. 3.61) для каждой из них показывается наименование и дата формирования. Крайняя правая колонка содержит символ V для той настройки, которая была задействована при последнем формировании отчета.

В окне списка настроек отчета вызывается контекстное меню, команды которого предоставляют доступ к некоторым функциям программы. В частности, с помощью команды Просмотр последнего отчета вы можете быстро вызвать отчет, который был сформирован последним (также для этого можно воспользоваться нажатием Ctrl+Enter). Команда Сохранение настройки, вызываемая также нажатием комбинации клавиш Ctrl+F2, позволяет сохранить настройку, на которой в списке установлен курсор, в буфер обмена для последующего использования – например, на ее основании можно создать новую настройку. Вставка из буфера обмена скопированной туда настройки осуществляется с помощью команды Копирование настройки или нажатием Ctrl+F3.

Чтобы создать новую настройку отчета по финансовым операциям (кстати, количество настроек не ограничено и определяется только потребностями пользователя), нажмите F7. Чтобы просмотреть и, при необходимости – отредактировать параметры сформированной ранее настройки, нажмите F4. Ввод, просмотр и редактирование настроек осуществляется в окне, изображенном на рис. 3.62.

Рис. 3.62. Настройка параметров отчета

Как видно на рисунке, окно настройки параметров отчета имеет ярко выраженную двухпанельную структуру. Все основные параметры отчета указываются в верхней панели, а нижняя панель предназначена для указания порядка группировки данных в отчете. Единственным параметром, который в данном окне обязателен для заполнения, является поле Наименование отчета, в котором следует сформулировать название создаваемой настройки.

СОВЕТ Желательно, чтобы это название было не обезличенным, а несло смысловую нагрузку (попросту говоря, не Настройка 1 или Настройка 2, а Отчет по плановым операциям, Реестр фактических операций, и т. п.) – благодаря этому вы сможете оперативно находить интересующие вас настройки в общем списке настроек (см. рис. 3.62).

Далее следует указать, из какой книги будут отбираться финансовые операции в отчет. Требуемый вариант указывается с помощью переключателя Тип отчета, доступны перечисленные ниже значения:

• План – книга плановых финансовых операций (этот вариант предлагается использовать по умолчанию);

• Факт – книга фактических финансовых операций;

• Бух. учет – книга операций «по данным бух. учета».

Положение переключателя Аналитика определяет источник для отбора значений аналитики в отчет – аналитика операции или аналитика статьи.

Возможности программы предусматривают выбор валюты для формирования отчета. Например, вы можете получить отчет в рублях, долларах, евро или любой другой валюте, зарегистрированной ранее в соответствующем справочнике. Для этого установите флажок Валюта, и в расположенном ниже поле (оно появляется лишь после включения данного параметра) через F3 выберите интересующую вас валюту.

ПРИМЕЧАНИЕ В этом случае данные отчета будут формироваться в выбранной валюте, курс которой берется на дату начала или конца периода планирования, указанного в текущей финансовой операции.

При настройке параметров отчета предусмотрена возможность выбора варианта бюджета, для которого программа будет брать прогнозный курс. Для этого нужно установить флажок Прогноз, и в расположенном ниже поле Сценарий (оно появляется лишь после включения данного параметра) указать требуемый вариант.

ПРИМЕЧАНИЕ Стоит отметить, что прогнозные курсы задаются в справочнике валют. Если прогнозный курс для данного варианта не указан, то используется прогнозный курс по умолчанию, если и он отсутствует, то применяется курс на текущую дату. Если установить только флажок Прогноз, то данные в отчете выводятся в национальной денежной единице, однако валютные финансовые операции переводятся в национальную денежную единицу по прогнозному курсу для заданного варианта бюджета.

В программе предусмотрен механизм применения фильтра на включаемые в отчет данные. Это многократно повышает гибкость настройки отчета и позволяет учесть практически любые нюансы. Чтобы настроить фильтр, нажмите в поле Фильтр на операции клавишу F3, и в открывшемся окне укажите требуемый фильтр (если подходящего фильтра в списке нет, вы можете настроить его через F7).

Как уже отмечалось выше, в нижней панели окна настраивается группировка данных в отчете. Чтобы добавить новую группировку, перейдите в нижнюю панель и нажмите клавишу F7.

В соответствии со значением поля № определяется порядок группирования данных в отчете. Группировка под номером 1 выполняется первой, затем – группировка под номером 2, и т. д.

Поле Тип предназначено для выбора типа группировки, возможные варианты – КАУ – аналитика операции, ЦО – центр финансовой ответственности, ПП – период планирования, СБ – статья бюджета, ТД – тип документа, Дата – дата операции, Валюта – валюта операции. Требуемый вариант выбирается из раскрывающегося списка.

В поле Наименование автоматически отображается наименование выбранной группировки. Это поле заполняется одновременно с выбором значения в поле Тип.

В поле Сортировка по из раскрывающегося списка, открываемого по кнопке выбора, осуществляется выбор требуемого порядка сортировки данных в отчете. Возможные варианты – коду либо наименованию (по умолчанию предлагается сортировка по наименованию).

В поле ИС указывается признак учета внутренней иерархии выбранной группировки. При установленном значении Да (требуемое значение выбирается в раскрывающемся списке; возможные варианты – Да либо Нет) выбранная группировка разворачивается по внутренней иерархии (при наличии внутренней иерархии).

Напомним, что для формирования отчета нужно дважды щелкнуть мышью на соответствующей настройке. Пример реестра финансовых операций показан на рис. 3.63.

Рис. 3.63. Реестр финансовых операций

Вверху данного окна представлена группировка финансовых операций в виде иерархического списка. Для каждой операции указан номер связанного с ней первичного или иного документа и дата формирования операции. В отдельных полях указывается валюта операции и сумма операции. При этом для иерархических папок отображается итог по всем суммам, которые входят в папку.

СОВЕТ В случае надобности вы можете просмотреть или отредактировать параметры любой операции – переход в соответствующий режим осуществляется с помощью F4.

Что касается нижней части окна, то здесь содержатся детализированные сведения для позиции, на которой установлен курсор в верхней панели окна отчета.

Кратко рассмотрим команды контекстного меню, вызываемого нажатием правой кнопки мыши в окне отчета.

Иерархия→Раскрыть текущий узел – при выполнении данной команды открывается папка иерархии, на которой в данный момент установлен курсор. При этом отображаются подчиненные элементы всех уровней иерархии для этой папки.

Иерархия→Закрыть текущий узел – при выполнении данной команды закрывается папка иерархии, на которой в данный момент установлен курсор, и, одновременно, подчиненные элементы всех уровней иерархии для данной папки.

Иерархия→Закрыть все узлы иерархии – при выполнении данной команды закрывается папка иерархии, на которой в данный момент установлен курсор, и, кроме того, все остальные папки иерархической структуры, за исключением ветви, на которой находится текущая папка. Данная команда активизируется также при нажатии комбинации клавиш Ctrl+U. Эту команду удобно применять при работе с разветвленными иерархическими структурами, когда необходимо видеть только ветвь, содержащую текущую папку.

Графический отчет→По уровню – данная команда предназначена для формирования графического отчета для всех папок того уровня группировки, к которой принадлежит папка, на которой в данный момент установлен курсор. В отчет включаются также подчиненные элементы для папок текущего уровня. Предусмотрен вывод круговой, столбиковой и других видов диаграмм.

Глава 5. Автоматизация бюджетных процессов в программе «1С Финансовое планирование»

Среди всего многообразия программных продуктов экономического и бухгалтерского назначения, представленных сегодня на отечественном рынке, система «1С» является одним из уверенных лидеров. Благодаря таким качествам, как функциональная эластичность, адаптированность к требованиям отечественного законодательства, простота в использовании, возможность гибкой настройки с учетом особенностей конкретного предприятия она завоевывает все больше и больше пользователей. Не секрет, что на рынке труда среди экономистов, работников финансовых служб, бухгалтеров и менеджеров наиболее востребованными являются специалисты, свободно владеющие навыками работы с программой «1С», поэтому знакомство с ней является одним из важных условий успешной профессиональной деятельности.

Основными составляющими программы 1С являются ее технологическая платформа и конфигурация. Платформа представляет собой фундаментальную разработку, как правило, не зависящую от особенностей законодательства, учетной политики, специфики конкретного предприятия и иных факторов. Иначе говоря, платформа – это основа, на которой базируется прикладная часть программы.

Этой прикладной частью и является используемая конфигурация. Разработчики системы предлагают несколько разных конфигураций, направленных на автоматизацию различных участков учета и управления. Примеры типовых конфигураций – «Бухгалтерия», «Производство», «Торговля и склад», «Зарплата и кадры», «Финансовое планирование» (которая рассматривается в данной книге), и др. На одной и той же платформе можно использовать любую конфигурацию программы.

Для решения задач бюджетирования и финансового планирования в программе 1С реализована конфигурация «Финансовое планирование», описанию которой и посвящена данная глава.