Анализ внутренней среды организации

Внутренняя среда организации - это та часть общей среды, которая находится в рамках организации. Она оказывает постоянное и самое непосредственное воздействие на функционирование организации. Внутренняя среда имеет несколько срезов, каждый из которых включает набор ключевых процессов и элементов организации, состояние которых в совокупности определяет потенциал и возможности организации.

Внутренняя среда в работе анализируется по следующим направлениям: организация фирмы; производство; кадры; финансы фирмы; маркетинг; организационная культура.

В зависимости от выбранной тематики более тщательному анализу подлежит какой-либо один срез внутренней среды (например, финансовый или производственный). Вместе с тем, следует учитывать тесное взаимодействие различных сфер организации, что обуславливает необходимость изучения также и других срезов.

3.1.1.1 Организационный срез включает в себя: коммуникационные процессы; организационные структуры; распределение прав и ответственности; иерархию подчинения.

При описании коммуникационных процессов следует отразить структуру и направления потоков движения информации в организации. Необходимо осветить источники поступления информации, ее виды.

Описывая структуру организации необходимо классифицировать ее по видам и определить степень ее соответствия целям организации. На основе анализа структуры организации, ее коммуникативных характеристик показать схему ответственности и делегирования полномочий. Для этого можно использовать формулу В.А. Грайкунаса, по которой определяется число всех возможных взаимосвязей в организации, требующих внимания менеджера:

,

где n – количество подчиненных.

Используя полученные результаты, нужно изобразить органиграмму, представляющую в широком смысле и таблицу структуры управления, и определение функций управления (Приложение Ж).

3.1.1.2 В производственный срез входят изготовление продукта, снабжение и ведение складского хозяйства; обслуживание технологического парка; осуществление исследований и разработок. В этом разделе необходимо дать краткую характеристику производственного процесса, его слабых и сильных сторон, конкурентных преимуществ. Следует описать применяемые технологии и оборудование, перспективы их совершенствования и инновации.

Технико-экономический анализ предприятия должен быть проведен с использованием показателей, отражающих важнейшие соотношения, используемые для оценки результатов или условий управления предприятием. Можно предложить следующую группировку основных показателей предприятия:

· показатели степени реализации главных принципов организации производственных процессов (коэффициент ритмичности, коэффициент беспрерывности производственного процесса, коэффициент предметной специализации, коэффициент технологической специализации и т.д.)

· показатели оценки уровня основного производства (коэффициент стабильности номенклатуры, коэффициент использования новых форм и методов, коэффициент использования рабочего времени, коэффициент организации рабочего места, коэффициент оценки качества продукции)

· показатели эффективности производства (показатель годового экономического эффекта, показатели прироста товарной продукции, показатели относительной экономии основных производственных фондов и относительной экономии материальных затрат, показатели себестоимости и рентабельности, прибыли и т.д.)

· показатели вспомогательных и обслуживающих процессов (например, централизация вспомогательных работ, коэффициент регламентированного обслуживания, средний уровень запасов).

При отборе показателей для анализа исследуемой проблемы следует руководствоваться соображениями рациональности их использования. Не все основные показатели бывают одинаково необходимы с точки зрения целей, стоящих перед исследователем. Более четкие и простые показатели являются и более доступными для анализа.

Например, оценивая степень реализации главных принципов организации производственных процессов, можно опираться на общий показатель специализации по отношению к показателям технологической и предметной специализации, если того не требуют задачи курсового проекта. Он рассчитывается по формуле:

где - объем профильной продукции, грн.,

- объем общей продукции, грн.

Если же в ходе исследований требуется оценить рост прибыли, причем за счет действия какого-либо фактора, то следует использовать не общий показатель прибыли, а специальный, т.е. рассчитанный с учетом воздействия фактора.

,

где , - себестоимость i – го изделия в базовом и плановом периодах, грн.;

- объем выпуска i – го изделия в плановом периоде, шт.;

т – число выпускаемых изделий.

3.1.1.3 Кадровый срез внутренней среды. В этом разделе необходимо оценить, насколько такие процессы, как: взаимодействие менеджеров и рабочих; найм, обучение и продвижение кадров; оценка результатов труда и стимулирование; создание и поддержание отношений между работниками и т.п. способствуют достижению целей организации.

Для анализа использования рабочего времени можно использовать коэффициент рациональности использования рабочего времени :

,

где - коэффициент экстенсивного использования рабочего времени;

- коэффициент интенсивности труда;

- коэффициент рациональности структуры затрат рабочего времени;

Ф – полный фонд рабочего времени;

П – потери рабочего времени;

- нормативные затраты рабочего времени по данному элементу или группе элементов работ п. Величина определяется в часах, и найденное значение приравнивается к единице;

- отношение фактических затрат рабочего времени к нормативным;

НСП – затраты рабочего времени на работы, не соответствующие специальности работников.

Показатель качественного обеспечения кадрами предприятия (или его структурного подразделения) можно рассчитать по формуле:

,

где - фактическое суммарное количество специалистов, занимающих должности в соответствии со штатным расписанием;

- численность личного состава кадров специалистов по штатному расписанию.

3.1.1.4 Маркетинговый срез внутренней среды организации охватывает стратегию продукта, политику ценообразования; способы продвижения продукта на рынок; выбор рынков сбыта и систем распределения и т.д. При анализе стратегии продукта необходимо выяснить, как позиционирована продукция, на каком этапе жизненного цикла она находится. Изучая политику ценообразования, следует описать используемые методы ценообразования. Охарактеризовать каналы сбыта продукции и структуру маркетинговых коммуникаций.

Среди основных показателей, используемых на предприятии, коммерческие основные показатели бывают представлены тремя группами, относящимися к анализу клиентуры, анализу сбыта и анализу коммерческой политики. Так, основной показатель, выражающий плотность клиентуры, определяется отношением

и дает представление о том, что можно было бы назвать плотностью клиентуры; рассматривается как признак коммерческой надежности, если он достаточно высок. Он также является важным для определения стабильности клиентуры и ее динамики.

Очень важным является определение соотношения по каждому товару или по каждой товарной группе между общей суммой продаж и валовой прибылью. Большое значение имеют также основные показатели, дающие возможность следить за размерами заказов. Например, отношение

должно быть как можно меньше для сокращения административных расходов и обеспечения запуска в производство более крупных серий изделий.

Другие основные показатели относятся преимущественно к общему управлению, или к производству (размер оборота на одного работающего), или к управлению финансами (платежеспособность клиентуры).

3.1.1.5 Финансовый срез включает в себя процессы, связанные с обеспечением эффективного использования и движения денежных средств в организации: поддержание ликвидности и обеспечение прибыльности, создание инвестиционных возможностей и т.п.

представляет собой показатель, характеризующий финансовую устойчивость предприятия. Такого же характера сведения получаются при исчислении отношения, характеризующего степень ликвидности средств предприятия:

Для того чтобы это отношение было достаточно показательным, в знаменателе должны фигурировать фактические данные о среднегодовых запасах, а не данные о запасах, приведенные в балансе на конец года.

При анализе финансовой устойчивости предприятия следует учитывать влияние таких факторов как ситуация в отрасли, условия кредитования, специфика бизнес-деятельности. В долгосрочном плане финансовая устойчивость характеризуется соотношением собственных и заемных средств.

Коэффициент соотношения привлеченных и собственных средств определяется как:

Рост этого показателя в динамике свидетельствует об усилении зависимости предприятия от внешних кредиторов и инвесторов.

Число финансовых показателей по желанию студента можно увеличить.

3.1.1.6 Внутренняя среда полностью пронизывается организационной культурой, которая не только определяет отношения между людьми в организации, но и оказывает сильное влияние на то, как организация строит свое взаимодействие с внешним окружением, как относится к своим клиентам и какие методы выбирает для ведения конкурентной борьбы.

Сведения об организационной культуре можно получить из:

- различных публикаций, в которых организация представляет себя;

- наблюдений, как сотрудники трудятся на своих рабочих местах, как они общаются друг с другом, чему они отдают предпочтение в разговорах, как построена система карьеры в организации и какие критерии служат для продвижения работников;

- изучения существования в организации устойчивых правил, неписаных норм поведения, традиций и т.п., информации о том, насколько об этом осведомлены все сотрудники организации и насколько серьезно они относятся ко всему этому.