Фильтрация электронной почты

Мы разобрались с книгами и телевизором, теперь время вернуться в офис и поработать над одним из важнейших в наше время потоков информации: электронной почтой.

Электронная почта — великолепный и пока недооценен­ный многими руководителями инструмент. Ее «тайм-менед­жерское» преимущество в том, что почта не требует «одно­временности» контакта — вы высылаете почту в удобное вам время, контрагент читает в удобное ему время. В этом гораздо больше удобства, чем при телефонном или очном общении, требующем одновременности присутствия обоих участников коммуникации. Исходя из этого преимущества электронной почты, лучше использовать ее, а не телефон, для всех не­срочных вопросов, т.е. терпящих хотя бы сутки.

Чтобы пользоваться почтой эффективно, рекомендую освоить десятипальцевую слепую печать. Этот инвестици­онный проект потребует около 1—2 часов в день в течение двух недель и даст вам крайне важный результат: свободу создания письменного текста. Дело не столько в скорости, сколько в свободе: писать вам станет так же легко, как го­ворить, и вы будете использовать почту гораздо активнее, получая существенные выгоды времени.

Следующая тема в работе с электронной почтой — спам, замусоривающие вашу папку «Входящие» рекламные письма. Проблема спама в электронной почте, пожалуй, наименьшая из всех проблем. Даже если не применять антиспамовые фильтры, удаление вручную сотни-другой рекламных писем занимает максимум полминуты. Если эта процедура занима­ет у вас больше времени, если вы поддаетесь «цепляющим» заголовкам, а потом злитесь на спамеров за потраченное вами время — это скорее проблема недостаточного осозна­ния личных приоритетов и долгосрочных целей. Когда чело­век четко осознает свои цели, его гораздо труднее отвлечь от стоящего дела всяким информационным мусором.

Реальной проблемой спам становится только при выходе в Интернет с карманного компьютера через мобильный те­лефон, когда низкое качество связи затрудняет скачивание заголовков и удаление спамерских писем на сервере. Если вы часто сталкиваетесь с такой ситуацией — рекомендую завести отдельный почтовый ящик, никогда не упомина­емый в открытых источниках и известный только вашим ключевым коллегам, руководству и т.п.

Гораздо серьезнее проблема появляющегося конвертика. Действительно, каким бы важным делом мы ни занимались, сигнал «У вас новая почта» сразу включает тревожные цент­ры головного мозга. И важное дело откладывается в сторону, а новое письмо, естественно, оказывается далеко не столь важным, как казалось.

Отключите оповещение о приходе нового письма. Если ваша работа — не обработка заказов, приходящих по элек­тронной почте и требующих немедленной реакции, — от­ключите не сомневаясь. Автоматическую проверку почты (по умолчанию в Outlook она делается каждые несколько минут) тоже сделайте более редкой, не чаще раза в час. А еще луч­ше — проверяйте почту только сами, без помощи автома­тических настроек.

По опыту корпоративных проектов, оптимальная частота приема почты — около 3—4 раз в день. Лучше, если это время будет определенным, хорошо известным вашим колле­гам. Приурочивайте это время к концу логических рабочих периодов — например, последние полчаса перед обедом и перед концом рабочего дня. Начальное время рабочих пери­одов тратьте на более серьезные вопросы, не разменивайте на мелочи.

Иногда нужно смотреть почту чаще, например, если ваш руководитель в течение дня часто высылает по электрон­ной почте срочные поручения. Но даже в таких случаях выемка почты раз в час, или в крайнем случае в полчаса,

на мой взгляд, вполне достаточна. Вопрос, который не тер­пит полчаса-час, — это что-то совсем из области пожаров и землетрясений, скорее всего вам зададут его по телефону. Кстати, желательно договориться с коллегами о том, что действительно сверхсрочные вопросы задаются по телефону, а все остальное — по электронной почте.

Александр Мондрус, управляющий Группой компаний MC-Bauchemie-Russia (торговая марка «Плитонит»), в ходе проекта ТМ-консульти-рования отключил автоматическое скачивание почты и установил часы приема почты - 12.00, 15.00 и 18.00. При этом в первые два приема отвечал только на самое срочное, а на все остальное - ве­чером, после 18.00. Таким образом, существенно сократилось вре­мя на обработку почты, а главное - ее действие как отвлекающего фактора в течение дня.

Чтобы облегчить себе работу, настройте автоматическую сортировку почты, которую умеет делать любая почтовая программа. Заведите папки по ключевым для вас темам, либо проектам, либо людям, и настройте автоматическое разбрасывание писем в эти папки. Особенно это удобно для несрочной информации — рассылок, информационных писем, несрочной отчетности подчиненных и т.п.

Если не удается настроить сортировку по уже имеюще­муся в письме признаку (например, адресу отправителя), договоритесь с коллегами о простых обозначениях. Напри­мер, руководитель отдела в IT-компании распорядился все вопросы, которые терпят сутки, присылать с пометкой «*» в поле «Тема» и настроил автофильтрацию этих писем в отдельную папку. В течение дня он их даже не читал, а отве­чал на следующий день на все вопросы устно — на планерке. Таким образом, удалось резко сократить время на решение мелких вопросов в течение дня, освободить время для клю­чевых задач, требующих концентрации.

В MS Outlook кроме автоматической сортировки можно еще настроить автоматическую раскраску писем в разные

цвета. Например, как настроила одна из участниц тренингов: от шефа — строгим классическим шрифтом и синим цве­том; от любимого человека — сиреневым цветом и изящным шрифтом и т.п.

На корпоративном семинаре в ОАО «Банк24.ру» были придуманы простые правила регулирования приоритетности письма. Пробле­ма звучала так: «От некоторых сотрудников все письма приходят только с красным флажком. Им так удобнее, а получатель не может ориентироваться, что из заданных вопросов - действительно сроч­ное и важное». Договорились о том, что каждый сотрудник своему коллеге в день имеет право послать только одно «красное» письмо. Отправитель сам должен решить, на какой вопрос он потратит се­годня этот красный флажок.

Была озвучена еще одна проблема: «Многие присылают письмо с пустым полем «Тема», совершенно непонятно, читать ли это письмо сразу, срочное оно или нет». Договорились о простом правиле: «Полу­чивший электронное письмо без поля «Тема» имеет право стереть его, не читая. Вся вина в случае проблем будет на отправителе».