Средства автоматизации документооборота

Программные средства, используемые для автоматизации документооборота, условно можно разделить на четыре категории:

•Системы Workflow.

•Системы коллективной работы пользователей над документами.

•Системы, предназначенные для хранения и поиска документов.

•Системы электронной почты.

Очевидной тенденцией развития систем автоматизации делопроизводства и документооборота является интеграция всех перечисленных систем. Основные функциональные возможности типовой системы данного класса можно определить следующим образом:

•Прием и обработка поступающей документации,

•Регистрация внутренних и внешних документов,

•Подготовка и рассылка исходящих документов,

•Оперативный контроль исполнения документов,

•Организация процедур согласования и визирования документов,

•Автоматическое создание документов на определенных этапах выполнения бизнес-процесса,

•Автоматическое заполнение реквизитов документов,

•Организация сквозного документооборота между отдельными подразделениями предприятия (в том числе территориально удаленными),

•Ведение электронного архива,

•Ограничение доступа к документам, разграничение прав доступа к документам в соответствии с должностными инструкциями сотрудников, обеспечение сохранности документов,

•Возможность подготовки стандартных отчетов и отчетов, сформированных по запросу пользователя,

•Возможность работы с документами удаленных пользователей по каналам INTERNET/INTRANET,

•Наличие дополнительных сервисов, например, автоматическая рассылка уведомлений, возможность работы с графической информацией (чертежами, схемами и др.)

( Intranet – это, прежде всего, корпоративная, локальная или территориально распределенная сеть, закрытая от внешнего доступа из Internet. Такая сеть, возможно, использует публичные каналы связи, входящие в Internet, но при этом обеспечивается защита передаваемых данных и меры по пресечению проникновения извне на корпоративные узлы.)