Полезное:
Как сделать разговор полезным и приятным
Как сделать объемную звезду своими руками
Как сделать то, что делать не хочется?
Как сделать погремушку
Как сделать так чтобы женщины сами знакомились с вами
Как сделать идею коммерческой
Как сделать хорошую растяжку ног?
Как сделать наш разум здоровым?
Как сделать, чтобы люди обманывали меньше
Вопрос 4. Как сделать так, чтобы вас уважали и ценили?
Как сделать лучше себе и другим людям
Как сделать свидание интересным?
Категории:
АрхитектураАстрономияБиологияГеографияГеологияИнформатикаИскусствоИсторияКулинарияКультураМаркетингМатематикаМедицинаМенеджментОхрана трудаПравоПроизводствоПсихологияРелигияСоциологияСпортТехникаФизикаФилософияХимияЭкологияЭкономикаЭлектроника
|
Тема 6. Автоматизация документооборота
Электронные системы для построения архивов, делопроизводства и документооборота являются сравнительно молодым классом информационных технологий. Необходимость перехода к электронным технологиям организации труда документалистов вызвана несколькими причинами, которые следуют из обычных требований к документу: полнота, отсутствие шума (дезинформации) и своевременность доставки (актуальность). Исходя из перечисленных причин и основных информационных тенденций в документальном управлении, можно сформулировать требования к современным системам документооборота, делопроизводства и архивирования: 1. Поддержание целостности документальной системы и отдельно взятого документа на протяжении их полного жизненного цикла. 2. Отсутствие в системе внутренних ограничений на масштабы документальной среды и количества одновременно пользующихся ею. 3. Взаимодействие со сложившимися информационными средами и техническими средствами. 4. Организация и поддержка регламентированного доступа как к документальным средам (архивам) в целом, так и к отдельным документам или их частям. 5. Использование средств машинного зрения (сканирование и оптическое распознавание) для перевода традиционных бумажных документов в электронную форму. Для работы с историческими архивами должна использоваться специальная техника, исключающая их повреждение. 6. Использование электронных средств навигации (полнотекстовый поиск, автореферирование, формирование словарей предметных областей – тезаурусов, формирование на базе готовых тезаурусов средств поиска). 7. Использование в качестве средства хранения описаний профилей организаций, их пользователей и регистрационных карт документов стандартных СУБД (систем управления базами данных) (СУБД - Oracle, Informix, Sybase, MS SQL, DB2, Adabas). Для связи с нестандартными СУБД использовать интерфейсы ODBC / JDBC. 8. Обеспечивать независимость от системно-технической платформы. 9. При создании документальных систем должны использоваться стандартные средства и языки разработки, доступные для владельца системы. 10. В отдельных случаях государственному или корпоративному владельцу системы должны быть доступны исходные коды системы для гарантированного обеспечения ее функционирования. 11. Графические интерфейсы пользователя должны быть дружественны, интуитивно понятны, выполнены в стиле, соответствующем окружению (операционной системы). 12. Система должна быть проста в использовании. Обучение пользованию не должно занимать более одного рабочего дня. 13. Система должна быть настраиваемым приложением, а не набором инструментальных средств. 14. Все службы системы должны быть выполнены на языке страны использования с учетом его морфологических особенностей. 15. Обеспечивать одновременную совместную работу более одной документальной среды, более одного офиса. 16. Обеспечивать слияние двух и более систем в одну и разделение работающей системы на две и более. 17. Обеспечивать стандартное взаимодействие и интеграцию с любыми офисными приложениями уже используемыми и вновь появляющимися. 18. Обеспечивать распределенное управление, как всей документальной средой, так и ее компонентами. 19. Обеспечивать интеграцию со стандартными офисными приложениями и службами. Электронная система управления документооборотом должна обеспечивать описание организационно-штатной структуры, поддерживать распределенное управление доступом, как из локальных сетей, так и с использованием технологии «Интернет». Автоматизация документооборота предполагает использование специального программного обеспечения для работы с документами и участие электронных документов в системе информационного обмена. При этом документы, создаваемые в ходе функционирования организации, обязательно регистрируются и хранятся в едином информационном пространстве. Обеспечивается коллективная работа с документами, то есть над каждым из них последовательно работает несколько сотрудников в соответствии со своими функциональными обязанностями. Сокращаются рутинные операции по заполнению документов, минимизируется вероятность ошибок, ускоряется процесс создания и корректировки документов, облегчается поиск, упрощается контроль исполнения, существенно возрастает оперативность работы с документами, налаживается взаимодействие с территориально удаленными подразделениями. Объективной основой развития рынка систем электронного документооборота является широкое повсеместное использование персональных компьютеров и постоянно растущие требования к организации бизнеса.
|