Автоматизация задач делопроизводства

Делопроизводство – это документационное обеспечение деятельности предприятия. Автоматизация делопроизводства и переход к безбумажным технологиям является основой автоматизации документооборота (хотя зачастую четкую границу между автоматизацией делопроизводства и документооборота провести трудно).

В традиционном делопроизводстве обычно выделяют три группы задач:

•Документирование (процессы составления, оформления и согласования документов).

•Организация работы с документами (обеспечение движения документов).

•Организация хранения документов.

Составление и оформление документов должно производиться по определенным правилам. Государственными стандартами в области делопроизводства и документационного обеспечения управления предусмотрены унифицированные формы для ряда документов. Кроме этого, документы, предназначенные для использования внутри предприятия, должны отвечать принятым корпоративным стандартам. Все документы принято классифицировать как организационно-распорядительные или учетные документы. К организационно-распорядительным документам относятся приказы, протоколы, справки, письма, распоряжения. ГОСТ Р 6.30-2003 («Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации») определяет состав и расположение реквизитов такого типа документов. Учетные документы – это счета, накладные, кассовые, платежные документы; без заполнения предусмотренных законом реквизитов они не могут являться основанием для совершения операций.

Если функции документирования выполняются автоматизированной системой, то процесс создания и регистрации документов существенно упрощается:

1. Исключаются ошибки в оформлении документа заданного типа.

2. При создании нового документа система автоматически присваивает ему необходимые реквизиты или заполняет реквизиты нового документа информацией из документа-основания.

3. Каждый документ регистрируется в системе и сохраняется в единой базе данных.

4. Создание нового документа может происходить по инициативе пользователя либо автоматически на определенном этапе выполнения бизнес-процесса.

Автоматизация делопроизводства переводит на новый качественный уровень решение задачи организации работы с документами:

1. Еще на стадии внедрения автоматизированной системы производится анализ и оптимизация документооборота. Составляются четкие схемы движения каждого типа документа. Определяются лица, ответственные за выполнение каждого этапа работы над документом.

2. Разграничение прав доступа обеспечивает последовательную работу над электронным документом нескольких пользователей.

3. Текущее состояние каждого документа можно контролировать.

4. Легко получить аналитический отчет произвольной формы о состоянии конкретного документа, группы документов и др.

5. Налаживается обмен документами с территориально удаленными пользователями, которые получают доступ к системе по каналам INTERNET/INTRANET