Теперь несколько слов о том, как же фактически эту структуру использовать

Формулируем долгосрочные цели и задачи и записываем их на 2 развороте, предварительно проверив на совместимость. Полагаю излишним детализировать, что формулировка задач должна соответствовать критерию SMART. Сформулированные задачи делим на несколько более мелких задач и записываем их на 3 развороте с указанием приблизительной даты реализации каждом задачи на классическом графике Гантта с разбивкой по месяцам. Уже на этом этапе возможна корректировка (если Вы запланировали в течение одного месяца ремонт собственными силами, двухнедельный отпуск и работу за двоих в Вашем подразделении, то Вашему оптимизму можно только порадоваться).

После того, как будут произведены корректировки, делающие совокупность задач реализуемой, переходим к 5 развороту, на котором определяем список периодических задач и необходимую периодичность осуществления. Разворот оформляем в виде матрицы, где по строкам расположены недели, а по столбцам задачи. Необходимую периодичность выполнения отображаем в виде к/н, где к – количество раз, а н- количество недель. Например, если цветы нужно поливать дважды в неделю, то периодичность будет выглядеть как 2/1, если архивировать Ваши рабочие документы считаете целесообразным раз в месяц, то периодичность выглядит как 1/4. В случае выполнения задачи на неделе ставим условный знак. На 5 развороте наглядно видна фактическая периодичность выполнения задач и на каждую следующую неделю четко видна необходимость реализации каждой периодической задачи (в зависимости от того, как давно она была реализована до этого).

На основании сформулированных конечных и периодических задач заполняем 4 разворот, который будет постоянно корректироваться по итогам изменения 2,3 и 5 разворотов, а также в случае поступления различных срочных задач. По опыту могу сказать, что наиболее целесообразным является заполнение на месяц вперед: заполнение на более длительные сроки ненадежно, так как практически всегда затем следуют изменения, и иногда достаточно значительные, заполнение на более короткие сроки снижает результативность планирования и не позволяет получить обзора ближайших к выполнению задач.

На основании 2,3,4 разворотов заполняем диаграмму Эйзенхауэра на 6 развороте, разнося задачи по графам важности и сложности. Ценность этого разворота состоит в том, что он позволяет получить обзор текущих задач с разными их характеристиками, определить приоритеты распределения задач в текущем планировании. 6 разворот можно заполнять еженедельно или ежемесячно.

7 разворот – матрицу недели заполняем по итогам 4,5 и 6 разворотов. Фактически 7 разворот и служит операционным расписанием недели, в котором задачи, связанные с долгосрочными целями и просто срочные задачи, расписаны во времени. То есть определяется не только, «что» будет сделано, но и «когда», что повышает вероятность выполнения запланированных задач.

Наконец, по итогам 7 разворота – расписания недели – составляем расписание текущего дня на первом развороте. По опыту использования считаю удобной схему, когда 7 разворот заполняется перед началом недели в Outlook в разделе календарь (т.е. определяется распределение задач во времени), а затем информация распечатывается дважды – на неделю в целом и на каждый день недели. Естественно, что автоматизация отображения задач в Outlook позволяет избежать ручного копирования информации. В дальнейшем расписание недели и каждого дня (соответственно на 7 и 1 разворотах) может корректироваться соответственно вновь поступающей информации.

При планировании и целеполагании осуществляется смешанное заполнение: используются готовые разработанные бланки в MS Word или MS Excel (бланки рабочего дня, график Гантта, список жестких и мягких задач, график периодических задач, разбиение недель по месяцам) и формы Outlook (рабочая неделя и каждый день), которые, тем не менее, заполняются частично вручную. Это обеспечивает достаточную гибкость планирования: достоверная информация может быть заранее «вбита» на компьютере и распечатана, а оперативные изменения вносятся рукописно.

Еще несколько слов об организации использования. Все дополнительные бланки распечатываются и вклеиваются в ежедневник (или же добавляются, если ежедневник на спиралях). Очень полезным является размещение в ежедневнике карточек Post-it с возможным их использованием в разных разделах. Для быстрого нахождения каждого раздела или может быть отдельного блока информации можно наклеить 5-6 пластиковых самоклеящихся этикеток – они достаточно надежны и позволяют точно открыть ежедневник на нужном месте. Естественно, сам ежедневник должен быть достаточно толстым, чтобы вместить весь необходимый материал. Предпочтительным является использование ежедневника на открывающихся спиралях, что позволяет добавлять и изымать по мере необходимости материал. Кроме того, при интенсивном использовании, такой ежедневник долговечнее.

Полагаю необходимым добавить ложку дегтя. Безусловно, предложенная информационная структура ежедневника не лишена недостатков, в числе которых в первую очередь стоит отметить вынужденное дублирование информации, дополнительные операции по внесению изменений (периодическая распечатка дополнительных форм для заполнения, канцелярские операции по вклеиванию бланков или их добавлению), наконец, просто большой размер вследствие наличия значительного объема разнородной информации, но удобство сосредоточения всей необходимой информации в одном месте, возможность представления информации в тематическом и хронологическом разрезе, разделение информационных блоков целеполагания и распределения задач во времени представляют достаточное удобство для работы.

Следует отметить и принципиальные ограничения предложенной структуры: это все же личный ежедневник-планировщик, который рассчитан именно на личное пользование, и использовать его для построения дерева целей предприятия, контроля корпоративных проектов с несколькими десятками участников, а также для отображения проектно-сметной информации и маленькой базы данных на все случаи жизни для предприятия навряд ли удастся, для этого существуют совершенно другие инструменты.

В предложенной структуре ежедневника не отражены некоторые компоненты, которые представляют интерес в ходе текущей деятельности, например управление коммуникациями, контрольная карта выполнения личных сетевых проектов, контроль выполнения личных поручений, хронокарта использования времени… и еще много чего, но, как говорил классик: «Нельзя объять необъятного». Ведь в конечном итоге личный ежедневник-планировщик – это не самоцель, не дань моде или стилю, и не источник всех знаний; это такой же инструмент, как молоток или отвертка: целевого применения, предельно функциональный, простой и понятный, удобный и «заточенный» под конкретного пользователя.

Планирование финансов в Outlook