Нужно ли удерживать НДФЛ, если сотрудник не вернул подотчетные деньги (ст. ст. 209, 226 НК РФ)?

Лица, получившие наличные деньги под отчет, не позднее трех рабочих дней после дня истечения срока, на который им выданы эти деньги, или со дня выхода на работу должны предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Данное правило установлено в пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства".

Налоговый кодекс РФ не содержит разъяснений по вопросу о том, должен ли работодатель удержать НДФЛ, если сотрудник подотчетные деньги не вернул.

По данному вопросу есть две точки зрения.

Официальной позиции нет.

Есть судебные акты, согласно которым с подотчетных сумм, которые работник не вернул, НДФЛ удерживать не нужно.

В то же время есть судебные акты и работы авторов с выводами о том, что сумма подотчетных средств, не возвращенная сотрудником, включается в его доход.

Подробнее см. документы

Позиция 1. С подотчетных сумм, не возвращенных работником, не нужно удерживать НДФЛ

Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 14.09.2009 по делу N А32-27520/2008-19/520 (Определением ВАС РФ от 11.01.2010 N ВАС-17159/09 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ)

Суд указал, что подотчетные денежные средства, частично не возвращенные работником, не являются его доходом, облагаемым НДФЛ. При этом неотражение данных сумм в бухгалтерском учете не изменяет их целевого назначения.

Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 12.11.2008 по делу N А43-3598/2008-6-65

По мнению налогового органа, если сотрудник не вернул подотчетные суммы и срок исковой давности на их взыскание истек, денежные средства являются его доходом и облагаются НДФЛ. Суд отклонил данные доводы и указал на возможность добровольного возврата этих средств впоследствии.

Позиция 2. С подотчетных сумм, не возвращенных работником, нужно удержать НДФЛ

Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 19.02.2014 по делу N А45-25321/2012

Суд установил, что сотрудник не отчитался об использовании денежных средств предприятия, при этом данные средства он не возвратил. На этом основании суд пришел к выводу о необходимости обложения указанных сумм НДФЛ.

Аналогичные выводы содержит:

Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 24.01.2014 по делу N А19-2278/2013

Постановление ФАС Поволжского округа от 22.09.2009 по делу N А55-1433/2009

Суд, установив, что работники не вернули подотчетные средства в кассу организации, пришел к выводу, что данные суммы являются их доходом и облагаются НДФЛ. При этом суд отметил, что расписка, выданная директором, не может служить доказательством возврата подотчетных сумм, поскольку не соответствует требованиям допустимости доказательств, установленным ст. 68 АПК РФ.

Консультация эксперта, 2012

Автор отметил, что невозвращенные подотчетные суммы признаются доходом физического лица по истечении года с момента обнаружения задолженности работника или с момента, когда такая задолженность должна была быть обнаружена.

Консультация эксперта, 2010

Автор отмечает, что, если сотрудник не вернул подотчетные суммы и срок исковой давности на их взыскание истек, организация обязана исчислить НДФЛ с денежных средств, а при невозможности его удержать - письменно сообщить об этом в налоговый орган по месту своего учета (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Консультация эксперта, 2009

Автор отмечает, что если работник не возвратил подотчетные суммы, а работодатель не предпринял никаких действий по взысканию с него этой задолженности вплоть до начала налоговой проверки, то такие денежные средства включаются в доход сотрудника и облагаются НДФЛ.