В каком размере не облагается НДФЛ компенсация за использование в служебных целях иного имущества (мобильных телефонов, компьютеров и т.п.) (п. 3 ст. 217 НК РФ)?

В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ от НДФЛ освобождаются компенсационные выплаты, связанные с исполнением работником его должностных обязанностей, в пределах норм, установленных законодательством РФ.

Трудовой кодекс РФ (ст. 188) устанавливает, что работнику, использующему личное имущество в служебных целях, выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, оборудования и других технических средств и материалов, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора в письменной форме.

Каких-либо норм компенсаций за использование в служебных целях сотовых телефонов, компьютеров, инструмента и иного имущества законодательством РФ не установлено.

По данному вопросу существует три точки зрения.

Согласно официальной позиции Минфина России, УФНС России по г. Москве компенсация за использование в служебных целях личного имущества (например, сотовых телефонов) не облагается НДФЛ в размере, установленном соглашением сторон трудового договора. При этом организация должна располагать документами, подтверждающими право собственности работника на используемое имущество и расходы, понесенные сотрудником при использовании этого имущества в служебных целях. Есть судебные акты, из которых следует, что, поскольку нормы компенсаций за использование в служебных целях инструмента, компьютеров и сотовых телефонов не установлены законодательством, такие выплаты не облагаются НДФЛ в размерах, установленных трудовыми договорами. Аналогичное мнение высказывают и авторы.

В то же время есть Письмо Минфина России, согласно которому компенсация за использование в служебных целях иного имущества не облагается НДФЛ в размерах, установленных работодателем. При этом такой размер должен быть экономически обоснован и документально подтвержден.

Ранее финансовое ведомство придерживалось точки зрения, согласно которой компенсации за использование личного имущества (телефонов, инструментов, материалов) не облагаются НДФЛ в пределах норм амортизационных отчислений.

Подробнее см. документы

Позиция 1. Сумма компенсации за использование в служебных целях личного имущества, установленная соглашением сторон трудового договора, не облагается НДФЛ

Письмо Минфина России от 11.04.2013 N 03-04-06/11996

Разъяснено, что гл. 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в интересах работодателя и не предусматривает порядок их установления. Следовательно, в данном случае нужно руководствоваться положениями трудового законодательства. Ведомство, ссылаясь на ст. 188 ТК РФ, указывает, что компенсационные выплаты работнику в связи с использованием им личного имущества в интересах работодателя не облагаются НДФЛ в пределах сумм, установленных соглашением сторон трудового договора. При этом должны быть представлены документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества физическому лицу, фактическое использование имущества в интересах работодателя, суммы произведенных расходов, а также расчеты компенсаций.

Аналогичные выводы содержит:

Письмо Минфина России от 27.02.2013 N 03-04-06/5600

Письмо Минфина России от 23.12.2009 N 03-04-07-01/387 (направлено ФНС России для сведения нижестоящим налоговым органам Письмом от 27.01.2010 N МН-17-3/15@)

Письмо Минфина России от 17.06.2009 N 03-04-06-01/138

Разъясняется, что компенсация за использование сотового телефона, принадлежащего работнику, не облагается НДФЛ в пределах норм, установленных соглашением сторон трудового договора. При этом организация должна располагать документами, подтверждающими право собственности работника на используемое имущество и расходы, понесенные сотрудником при использовании этого имущества в служебных целях.

Аналогичные выводы содержит:

Письмо Минфина России от 02.03.2006 N 03-05-01-04/43

Письмо УФНС России по г. Москве от 21.01.2008 N 28-11/4115

Письмо УФНС России по г. Москве от 28.08.2007 N 28-17/1269

Консультация эксперта, 2008

Постановление ФАС Поволжского округа от 19.08.2008 по делу N А06-6865/07

Содержит вывод суда о том, что размер компенсаций за использование личного имущества в служебных целях определяется соглашением сторон трудового договора. Такие выплаты не облагаются НДФЛ.

Аналогичные выводы содержит:

Постановление ФАС Поволжского округа от 27.03.2007 по делу N А65-11684/06 (Определением ВАС РФ от 31.05.2007 N 6292/07 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ)

Тематический выпуск: Практика применения части второй НК РФ: налог на прибыль, НДС, ЕСН, НДФЛ, налог на имущество ("Экономико-правовой бюллетень", 2006, N 10)

Статья: "Мобильные" затраты ("Бухгалтерское приложение к газете "Экономика и жизнь", 2006, N 4)

Постановление ФАС Северо-Западного округа от 17.07.2007 по делу N А56-49256/2006

Суд признал правомерными действия налогоплательщика, который не удерживал НДФЛ с компенсации за использование в служебных целях личных компьютеров в размере, установленном приказом и трудовыми договорами с работниками.

Консультация эксперта, 2012

Автор указал, что размер компенсации работнику за использование личного имущества в служебных целях следует закрепить в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему. Такая выплата не облагается НДФЛ в пределах, установленных соглашением между работником и работодателем.

Консультация эксперта, 2010

Автор считает, что работникам-надомникам, которые используют в служебных целях личное имущество (компьютеры и Интернет), организация обязана выплачивать компенсацию в порядке, определенном трудовым договором. При этом, ссылаясь на Письмо Минфина России от 23.12.2009 N 03-04-07-01/387, автор отмечает, что гл. 23 НК РФ не содержит норматива такой компенсации. Следовательно, нужно руководствоваться положениями Трудового кодекса РФ. Для освобождения компенсации от обложения НДФЛ необходимо также представить подтверждающие документы. Ими могут быть заявление работника об использовании личного компьютера и подключении к сети Интернет, приказ организации об использовании личного компьютера и подключении к сети Интернет с указанием перечня работников, технический паспорт либо гарантийный талон на используемый компьютер, кассовые чеки на оплату подключения к сети Интернет, расчет выплат компенсации в свободной форме.

Консультация эксперта, 2010

По мнению автора, компенсация за использование работником организации личного мобильного телефона не облагается НДФЛ в сумме, установленной письменным соглашением между работником и работодателем. Для обоснованности такой компенсации необходимо документально подтвердить, что мобильный телефон использовался сотрудником в интересах организации.

Консультация эксперта, 2010

Автор, ссылаясь на Письмо Минфина России от 23.12.2009 N 03-04-07-01/387, считает, что компенсации, конкретный размер которых законодательно не установлен и определяется сторонами трудового договора, не облагаются НДФЛ. При этом автор отмечает, что организациям, выплачивающим такие компенсации, необходимо иметь документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику и фактическое использование имущества в интересах работодателя, расчеты компенсаций и их выплату.

Консультация эксперта, 2009

Автор указывает, что согласно ст. 188 ТК РФ при использовании работником личного имущества в интересах работодателя размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора. Следовательно, установленная трудовым договором компенсация за использование личного имущества (оргтехника и канцтовары) в служебных целях не облагается НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 НК РФ.

Статья: Налогообложение компенсационных выплат сотрудникам ("Жилищно-коммунальное хозяйство: бухгалтерский учет и налогообложение", 2006, N 5)

Автор отмечает, что, поскольку за использование такого имущества, как сотовый телефон, компьютер, инструмент, нормы компенсаций законодательно не установлены, данные выплаты не облагаются НДФЛ в размерах, установленных соглашением сторон трудового договора.

Аналогичные выводы содержит:

Статья: Использование имущества работника в служебных целях ("Налоговый вестник", 2006, N 5)

Консультация эксперта, 2008

Автор отмечает, что денежная компенсация за использование в служебных целях сотового телефона, который принадлежит работнику, не облагается НДФЛ в пределах, установленных организацией.

Позиция 2. Сумма компенсации за использование в служебных целях личного имущества не облагается НДФЛ в размерах, установленных работодателем

Письмо Минфина России от 18.02.2013 N 03-04-06/4259

Минфин России указал, что денежная компенсация за использование в служебных целях принадлежащего сотруднику мобильного телефона не облагается НДФЛ в размерах, установленных организацией. При этом такой размер должен иметь экономическое обоснование и исходить из документально подтвержденных стоимости мобильного телефона и времени телефонных разговоров по служебным и личным целям. Также организация должна располагать документами (или их заверенными в установленном порядке копиями), подтверждающими право собственности работника на используемое имущество.

Позиция 3. Сумма компенсации за использование в служебных целях личного имущества в пределах амортизационных отчислений не облагается НДФЛ

Письмо Минфина России от 31.12.2004 N 03-03-01-04/1/194

Финансовое ведомство указывает, что при определении размера компенсации за использование надомником собственных инструментов и механизмов, которая не облагается НДФЛ, следует исходить из Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы, либо из срока полезного использования (для инструментов и механизмов, не указанных в амортизационных группах). В остальных случаях размеры компенсаций за использование личных инструментов и механизмов, должны соответствовать экономически обоснованным затратам, исходя из их фактического использования.

Письмо Минфина России от 02.11.2004 N 03-05-01-04/72

В Письме отмечено, что за использование мобильного телефона, принадлежащего работнику, в служебных целях этому работнику выплачивается компенсация, которая не облагается НДФЛ в пределах норм амортизационных отчислений. Помимо этого работнику возмещаются расходы, связанные с использованием данного имущества, которые не облагаются НДФЛ в размере, установленном соглашением сторон трудового договора. При этом организация должна располагать документами, подтверждающими право собственности работника на используемое имущество и расходы, понесенные сотрудником при использовании этого имущества в служебных целях.