Тема 7. Информационные ресурсы в менеджменте

Управленческая деятельность начинается со сбора, накопления и переработки информации, т.е. совокупности качественных и количественных сведений о процессах, протекающих в организации и ее окружении и способствующих преодолению неопределенности.

Информация сегодня превратилась в важнейший ресурс социально-экономического, технического, технологического развития любой организации. Особенностями информации как ресурса являются:

- неисчерпаемость;

- сохраняемость и накапливаемость;

- возможность параллельного использования;

- легкость передачи, в том числе на основе купли-продажи.

К информации предъявляются следующие требования:

· количественная и качественная полнота;

· актуальность;

· достоверность и точность;

· полезность, характеризующаяся экономией затрат на принятие решений;

· нормальная плотность, т.е. количество информации в единице носителя, соотношение полезных и общих сведений;

· доступность, легкость для восприятия.

Классификация информации:

§ по носителям (электронные, вещественные и т.п.);

§ по источнику (внешняя и внутренняя);

§ по направлению движения (входящая и исходящая);

§ по содержанию (экономическая, правовая, техническая и т.д.);

§ по спектру применимости (одноцелевая связана с решением одной конкретной проблемы и многоцелевая – нескольких различных);

§ по назначению (оперативная для корректировки деятельности организации и отчетная для анализа);

§ по возможности закрепления и хранения (воплощенная в материальных объектах, фиксируемая на носителях, не фиксируемая, т.е. в памяти);

§ по степени готовности для использования (исходная информация, промежуточная – после предварительной «очистки» и конечная);

§ по степени важности (основная, вспомогательная, желательная);

§ по полноте (универсальная, функциональная – для решения родственных проблем, индивидуализированная);

§ по характеру потребности (постоянная и переменная);

§ по степени надежности (достоверная – 80-100%, вероятностная – менее 80%, ложная);

§ по способам распространения (устная, письменная и комбинированная);

§ по степени организованности (систематизированная информация, т.е. унифицированная по составу, показателям, адресатам, срокам, периодичности, формам предоставления и бессистемная);

§ по способам воспроизведения (визуальная, аудиовизуальная, аудиоинформация);

§ по степени открытости (открытая, конфиденциальная, секретная);

§ в соответствии с порядком предоставления (по предписанию, в установленные сроки, по запросу, по инициативе отправителя);

§ по степени охвата организационных процессов (сплошная и выборочная);

§ по пользователям (внешняя и внутренняя);

§ по видам (нормативная, плановая, фактическая);

§ по степени полноты (достаточная, недостаточная, избыточная).

Информационная база данных

Процесс управления невозможен без обладания широкой информацией. К внутренним источникам информации относятся бухгалтерская и статистическая отчетность, счета клиентов, текущие наблюдения, специальные обследования, результаты предыдущих исследований. Внешние источники информации более многочисленны и разнообразны. Прежде всего, это сотрудники организации. Далее партнеры, бывшие служащие конкурентов, бывшие госчиновники, профсоюзные активисты и представители предпринимательских объединений. Обширным источником являются публикации в книгах, каталогах, справочниках, журналах, газетах.

Сегодня возникает необходимость в целенаправленном систематическом сборе (в том числе покупке) информации о потенциале конкурентов, о личных особенностях, склонностях их руководства и формировании соответствующих досье. Эта деятельность – промышленная разведка, позволяет предугадать их будущую политику и приспособиться к ней. Для этого в крупных организациях создаются базы стратегических данных. Они обычно состоят из трех разделов. В первом характеризуются производственный, технологический, научный, трудовой потенциал организации, проводимая ею научно-техническая политики, взаимоотношения в коллективе, предпочтения руководства. Во втором – дается описание внешнего окружения фирмы (партнеры и конкуренты). В третьем – раскрываются главные препятствия и помехи деятельности организации.

Этапы обмена информацией

Неотъемлемым элементом любой организации является информационная система. Такая система, создаваемая одновременно с организацией и с учетом ее специфики, должна:

§ обеспечивать своевременность поступлений информации о происходящем в ней и за ее пределами (мониторинг); формирование базы данных:

§ позволить контролировать ее объективность и достоверность;

§ облегчить внутренний обмен сведениями, минимизировать их потери, неточности;

§ облегчать отбор, анализ, сопоставление нужных для принятия решения данных из разных источников;

§ быть удобной для использования.

Управление информационной системой предполагает ее планирование, приобретение элементов, модернизацию и использование. Движение информации от отправителя к получателю в рамках таких систем состоит из нескольких этапов.

На первом этапе происходит ее отбор. Он бывает случайным или целенаправленным, выборочным или сплошным, предписанным или инициативным, произвольным или основывающимся на определенных критериях.

На втором этапе отобранная информация кодируется, т.е. облекается в ту форму, в которой будет доступна и понятна получателю, например письменную, табличную, графическую, звуковую, символическую и т.п.

На третьем этапе происходит передача информации.

На четвертом этапе получатель воспринимает, расшифровывает и осмысливает информацию. Отправитель же ждет, чтобы тот каким-то образом подтвердил факт получения сообщения, степень понимания или непонимания его смысла, т.е. установил обратную связь.

Устойчивая обратная связь позволяет существенно повысить надежность обмена информацией и хотя бы частично избежать ее потерь, различных помех, искажающих смысл.

К помехам относятся:

Ø предвзятости и стереотипы, которыми могут обладать все, поэтому после обмена информацией необходимо удостовериться в то, насколько она понята;

Ø предоставление ложных сведений из-за желания показать себя с лучшей стороны, скрыть ошибки, застраховаться от возможных конфликтных ситуаций и неприятностей;

Ø отсутствие интереса к информации вследствие ее неубедительности, неконкретности и проч.;

Ø технические неполадки, например, неодинаковое понимание символов, с помощью которых передается информация;

Ø физические или психологические моменты: усталость, слабая память, рассеянность или, наоборот, импульсивность, излишняя эмоциональность, нетерпеливость, не позволяющие сосредоточиться;

Ø информационные перегрузки, вызывающие пропуск или невосприятие сигнала, его фильтрацию, ошибочные или упрощенные ответы, их неадекватную реакцию, отключение от его источника.

Поэтому для надежности передачи информации необходимо правильно выбирать коммуникационный канал, спрямлять его, дублировать источники сведений, передавать их с некоторым избытком. Информационный обмен облегчают:

§ краткость, ясность, недвусмысленность сведений;

§ постоянный контроль над их содержанием, процессами передачи и приема;

§ координация процессов обработки информации;

§ обеспечение соответствия потребностей в данных возможностям их получения;

§ унификация основных характеристик информационных процессов, обеспечивающая и управление ими и позволяющая экономить средства.

Практическое занятие

1. Оформить визитную карточку любого образовательного учреждения.

2. Составить прайс-лист образовательных услуг учреждения.

3. Рассмотрите основные источники деловой информации, их достоинства и недостатки.

Литература

& Афанасьев С.В., Ярошенко В.Н. Эффективность информационного обеспечения управления. – М., 1987.

& Веснин В.Р. Практический менеджмент персонала: Пособие по кадровой работе. – М: Юристъ, 1998.

& Глухов В.В. Менеджмент: Учебник. – СПб., 2000.

& Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. – М.: Дело, 1993.