Использование вспомогательного материала

Документы, цифры, примеры, цитаты, иллюстрации в виде фотографии, рисунков или схем являются ценным вспомогательным материалом, позволяющим сделать изложение более понятным, наглядным, убедительным, запоминающимся. Но это не значит, что вспомогательного материала должно быть как можно больше. Цифры и примеры не должны уводить от существа дела. В этом заключается главное правило использования вспомогательного материала – включать в изложение только то, что раскрывает или подтверждает основную мысль.

Как подавать цифры. Если цифра необходима для подтверждения какой-нибудь мысли, например о росте частного предпринимательства, саму цифру лучше не называть, а для большей убедительности нужно сравнить число предпринимателей за последние месяцы. То есть рекомендуется цифры давать в сравнении, например: количество частных предпринимателей в городе за девять месяцев этого года увеличилось на 30%.

Если цифра приводится ради самой себя, ее нужно округлить, чтобы она легче воспринималась на слух.

Для неспециалистов цифру нужно сделать «зримой», то есть показать, что она означает. Например, директор фирмы называет цифру убытков за месяц из-за неуплаты клиентами по договорам. Чтобы сотрудники ясно представляли, велика ли эта сумма, можно сообщить, что она составляет 10% месячного дохода, и ее потеря заставила уменьшить премию каждому сотруднику на столько-то.

Естественно, сравнивать можно сопоставимые величины. В этом примере нельзя сравнивать убытки за месяц с квартальным доходом.

Выступающий должен быть уверен, что слушатели понимают смысл тех показателей, которые он приводит в цифрах. Нелишне пояснить, что такое инфляция, покупательная способность, потребительская корзина и т.п.

Итак, нельзя выхватить из документа и привести «голую» цифру. Работа над цифровым материалом не только необходима, но и способна принести удовлетворение и творческую радость оратору и пользу его слушателям.

Пример в выступлении. Пример в выступлении должен быть ярким и лаконичным, без лишних деталей. Он может использоваться для иллюстрации сказанного, пояснения сложного материала, в качестве аргумента. Так, иллюстрацией к утверждению о том, что в данном медучреждении диагностика проводится быстро и качественно, может быть описание этого процесса глазами пациента: удобное время приема, возможность посетить несколько специалистов в один день, отсутствие очереди, высокопрофессиональный подход медперсонала.

Опытные ораторы приводят также шуточные и воображаемые примеры. Например, преподаватель, обучающий будущих лекторов, в своей лекции о взаимоотношении оратора и аудитории сказал: «Вообразите себе состояние взрослых людей, которых принудительно кормят незнакомой и невкусной пищей. Эти люди будут не в лучшем положении, если их заставить слушать то, что им вовсе не нужно».

К каждому выступлению можно подобрать множество примеров. Отбирая их для выступления, следует придерживаться следующих критериев:

а) насколько этот пример нужен;

б) типичен ли он;

в) уместен ли в данной аудитории;

г) какие чувства вызывает у слушателей.

Не следует пояснять слушателям, для чего мы приводим тот или иной пример. Но он должен попадать в цель, чтобы они это понимали сами.

Пример часто оказывается полезным для «разрядки» уставшей аудитории. Сразу обостряется внимание. Но неопытные ораторы, вдохновленные повышенным интересом слушателей, нередко начинают увлекаться, приводят пример с такими подробностями, что у кого-то из присутствующих обязательно возникает попутный вопрос. Выступающий с удовольствием отвечает, к обсуждению подключаются остальные, разговор уходит в сторону от темы, и спустя некоторое время все спохватываются: «О чём это мы говорим?»

Приводя примеры, необходимо помнить о главном правиле использования вспомогательного материала. Отступать от него можно лишь тогда, когда этого требует ситуация.

Использование наглядного материала (визуальных средств). Визуальные средства делают выступление более наглядным. Не следует использовать их в качестве ширмы, за которой можно спрятать свое смущение. Некоторые ораторы хватаются за возможность использовать слайды в надежде на то, что темнота поможет им преодолеть нервозность.

Задача наглядных пособий – донести до слушателей статистические данные, факты и те идеи, которые трудно выразить словами. Они помогают слушателям более прочно запоминать информацию, т.к. наша реакция на визуальные образы сильнее, чем на слова.

Пособия должны быть выполнены на профессиональном уровне, быть четкими и разборчивыми. Но если вы начнете использовать слишком большое количество пособий и, к тому же, будете читать то, что и без того видно всем слушателям, вы рискуете тем самым как бы подвергнуть сомнению интеллект вашей аудитории. Также слушатели могут решить, что оратор не уделяет им достаточного внимания, и потеряют интерес к выступлению. Помните, что вы сами представляете собой самое лучшее наглядное пособие.