Документальное оформление движения материалов, учет материалов на складах. Для оформления операций с материально-производственными запасами применяются унифицированные формы первичных документов

Для оформления операций с материально-производственными запасами применяются унифицированные формы первичных документов, утвержденные постановлением от 30.10.1997 №71А «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашиваюшихся предметов[20], работ в капитальном строительстве». А также в отдельных случаях формы, разработанные самой организацией.

Движение товара от поставщика к потребителю оформляется товарно-сопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов.

При приобретении материалов у поставщика покупатель получит от него накладную по унифицированной форме ТОРГ-12[21]. Она подписывается материально-ответственными лицами, сдавшими и принявшими товар и заверяется круглыми печатями поставщика и получателя.

При доставке товаров железнодорожным транспортом в качестве сопроводительного документа выступает железнодорожная накладная и грузовая квитанция.

При доставке товаров автомобильным транспортом применяется форма с названием товарно-транспортная накладная.

Если товары получает материально ответственное лицо, то необходимым документом является доверенность. Формы доверенностей имеют номер М-2 и М-2А для случаев, когда получение материальных ценностей носит массовый характер. Доверенность подтверждает право материально ответственного лица на получение товара. Порядок оформления доверенностей и получения по ним товаров установлен инструкцией Минфина, еще СССР от 14.01.1967[22] №17 "О порядке выдачи доверенности на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности".

Если товар находится в не нарушенной таре, то приемка может проводиться по количеству мест, массе брутто или по количеству товарных единиц и маркировке на таре.

Если проверка фактического наличия мест на таре не производится, то необходимо сделать отметку об этом в сопроводительном документе.

В качестве первичных документов по учету материалов используются следующие унифицированные формы серии М:

Приходный ордер, форма М-4 для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. При отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными разрешается осуществлять оприходование материалов без выписки приходного ордера.

Акт о приемке материалов, форма М-7, служит для оформления приемки материальных ценностей, имеющих количественные и качественные расхождения с данными сопроводительных документов поставщика.

Требование-накладная, форма М-11, используется для учета движения материальных ценностей внутри организации, между структурными подразделениями или материально ответственными лицами.

Накладная на отпуск материалов на сторону, форма М-15, применяется для учета отпуска материальных ценностей хозяйством своей организации, расположенным за пределом ее территории или сторонним организациям.

Карточка учета материалов, форма М-17. Предназначена для учета, наличия и движения материалов на складе по каждому сорту, виду, размеру или другому признаку материала.

Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений, форма М-35. Применяется для оформления приходования материальных ценностей, полученных при разборке, пригодных для использования в дальнейшей деятельности предприятия.

Лимитно-заборная карта, форма М-8. Для оформления расхода материалов, отпускаемых в производство и на другие нужды. Один экземпляр лимитно-заборной карты предназначен для цеха-получателя, другой для склада. Кладовщик записывает в карту количество полученного материала и остаток лимита. Представитель цеха расписывается в получении партии материалов. Сверхлимитный отпуск материалов и замену одного материала другим оформляют выпиской отдельного требования-накладной на замену[23].

Особенностями оформления документов, которые служат основанием переноса и списания фактической себестоимости МПЗ на соответствующие счета учета затрат на производство, установлены пунктами 97 и 98 методических указаний по МПЗ.

В расходных документах должно быть указано конкретное назначение расхода материалов, номер, шифр или наименование заказа, для изготовления которого отпускаются материалы, либо номер или шифр вида затрат (для автоматизации процесса).

При передаче материалов в переработку исполнителю (переработчику) давалец должен оформить накладную на отпуск материалов на сторону по форме М-15. В накладной следует указать, что материалы передаются в переработку на давальческих началах.

Передача оформляется актом приема-передачи, который должен содержать цену, количество, наименование материала.

Организация-переработчик принимает сырье, полученное от контрагента, на склад и оформляет для себя приходный ордер М-4, в котором следует указать, что материалы поступили в переработку на давальческой основе[24].

Как только продукция будет изготовлена, переработчик должен представить отчет о расходовании сырья, который содержит наименование и количество поступивших и использованных в производстве материалов, количество и ассортимент полученных в результате переработки новых материалов или продукции, также указывают, сколько получено отходов, в том числе подлежащих возврату.

Давалец при получении материалов из переработки должен оформить для своего склада М-4, а если получена готовая продукция, то оформляется накладная на передачу готовой продукции в места хранения МХ-18.

Организации в процессе осуществления деятельности сталкиваются с необходимостью хранения различных видов МПЗ. Для обеспечения действенного контроля за сохранностью ценностей в каждой организациях должны быть оборудованы склады или кладовые. В крупных организациях для хранения МЦ создаются центральные (базисные) склады.

Нередко хранящиеся на складах ценности требуют различных условий хранения. Поэтому на складах должны соблюдаться соответствующие режимы хранения во избежание порчи ценностей и потери свойств. Для хранения готовой продукции создаются отдельные склады. Помимо центральных (базисных) складов в организациях создаются склады и кладовые в цехах филиалов и в других отдельных подразделениях.

Складские помещения можно подразделить на складские помещения основного производственного и подсобного назначения.

Складское помещение основного производственного назначения представляет собой часть складского помещения, предназначенную для приема, сортировки, хранения, комплектации, отпуска и отгрузки материальных ценностей.

Складское помещение подсобного назначения предназначено для размещения подсобных служб и выполнения работ по обслуживанию технологического процесса. Они так же служат для хранения упаковочных материалов, технологического оборудования, инвентаря, тары и т.д.

Каждому складу приказом по организации присваивается свой постоянный номер, который в дальнейшем указывается на всех первичных документах, относящихся к операциям данного склада. В местах хранения каждого вида запасов прикрепляются ярлыки с указанием данных о находящемся на хранении запасе, его наименовании, номенклатурном номере, единице измерения, цене и отличительных признаках, таких как марка, артикул, размер, сорт и т.д. В местах хранения склады и кладовые должны быть оснащены необходимым весовым хозяйством, измерительными приборами, мерной тарой, другим оборудованием для обеспечения точного измерения количества запасов и их инвентаризации[25].

Для контроля за сохранностью запасов большое значение имеет определение в организации круга лиц, ответственных за приемку и отпуск запасов по каждому складу. За правильное и своевременное документальное оформление операций по движению запасов, а также за сохранностью запасов. С кладовщиками, экспедиторами, заведующими складами должны быть заключены в установленном порядке договоры о материальной ответственности.

В организации должен быть в приказном порядке определен перечень должностных лиц, имеющих право подписывать первичные документы на получение и отпуск со складов материально-производственных запасов, а также имеющих право выдавать разрешения на вывоз запасов из мест хранения.

Таким образом, контроль за движением и сохранностью материальных ценностей в организации осуществляется путем составления и утверждения:

1) Схемы документооборота, в рамках которой утверждаются формы документов по учету материальных ценностей, указываются должностные лица, отвечающие за движение материальных ценностей на каждом этапе и за прохождение соответствующих движению документов, а также сроки передачи документов в бухгалтерию организации. В рамках схемы утверждается также выбранный организацией метод учета ценностей на складах (количественный или количественно-суммовой);

2) Реестра мест хранения с присвоением каждому месту хранения своего постоянного номера, который будет указываться на всех первичных документах;

3) Единой системы классификации и присвоения номенклатурного номера единицы учета материальных ценностей;

4) Рабочего плана счетов с необходимым количеством субсчетов и аналитических признаков по учету материальных ценностей, позволяющего учитывать движение ценностей в разрезе мест хранения, поставщиков, видов, сортов, размеров и других аналитических признаков. Необходимое количество аналитических признаков определяется путем согласования с заинтересованными пользователями информации (маркетинг, складской учет, отдел продаж, налоговый учет и т.д.);

5) Порядок и сроки проведения инвентаризации МПЗ.