Особенности учета горюче-смазочных материалов

Расходы на горюче-смазочные материалы (бензин, дизтопливо, керосин, различные масла, сжатый сжиженный газ, используемые в качестве, используемые в качестве топлива), а также расходы на другие специальные технические жидкости, применяемые при эксплуатации транспортных средств являются ежедневными расходами предприятий, использующих транспорт в хозяйственной деятельности.

Причинами приобретения ГСМ являются:

1) осуществление коммерческих перевозок;

2) осуществление служебных перевозок;

3) использование транспорта для внутренних производственных нужд;

4) использование транспорта для непроизводственных нужд предприятия.

Отражение в учете

ГСМ, используемые организациями для эксплуатации транспортных средств относятся к материально-производственным запасам. Их учет следует вести также в соответствии с ПБУ 5.

В соответствии с планом счетов ГСМ учитываются на счете 10-3 «топливо». На этом субсчете отражается движение различных нефтепродуктов и смазочных материалов, предназначенных для эксплуатации транспортных средств.

При использовании ГСМ имеет смысл открывать различные аналитические счета для учета движения нефтепродуктов. Например, рекомендуется открывать следующие субсчета:

1) 10-3.1 - топливо на складах

учитывается движение всех видов продуктов, полученных для эксплуатации транспортных средств, машин, механизмов и находящихся на нефтескладах и в пунктах заправки[41].

2) 10-3.2 - топливо в баках

учитывается бензин и дизельное топливо, полученное водителями в виде талонов или на основании ведомостей учета выдачи нефтепродуктов[42].

3) 10-3.3 - топливо по талонам

предназначен для учет топлива, поэтому полученные талоны учитываются на субсчете 10-3.3 только в том случае, если договором заправки, заключенным с АЗС предусмотрено, что право собственности на ГСМ переходит в момент передачи талонов.

Для получения более точной информации можно использовать субсчета третьего порядка. Так, например, для субсчета 3-1 "Топливо на складе" можно открыть следующие субсчета третьего порядка:

1) субсчет 10-3-1-1 "Бензин на складе" - по маркам;

2) субсчет 10-3-1-2 "Дизельное топливо на складе" - по видам;

3) субсчет 10-3-1-3 "Специальные масла на складе" - по видам.

Аналитический учет ведется по отдельным материально ответственным лицам, по видам и маркам нефтепродуктов.

Наиболее распространенным способом поступления ГСМ на предприятие является их приобретение за наличный расчет или в безналичной форме.

Приобретение ГСМ на автозаправочных станциях за наличный расчет осуществляется подотчетными лицами, которыми обычно являются водители предприятия.

Сотрудникам предприятия, имеющим право получать денежные средства под отчет на основании распоряжения (приказа) руководителя, выдаются из кассы наличные для приобретения ГСМ. Сумма таких средств обычно устанавливается исходя из величины стоимости средненедельного расхода топлива, а при работе в междугородном или межобластном сообщении - исходя из величины стоимости расхода топлива на выполнение производственного задания.

В бухгалтерском учете операции по выдаче наличных денежных средств под отчет для закупки ГСМ отражаются проводкой:

Д 71 К 50 - выданы наличные деньги под отчет.

По истечении установленного срока водитель организации, получивший денежные средства на приобретение ГСМ, обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет по унифицированной форме N АО-1 с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы.

Наличие чека ККТ с необходимыми реквизитами является основанием для отнесения в состав расходов, принимаемых для целей налогообложения, стоимости ГСМ, использованных в производственной деятельности предприятия.

Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

ПРИМЕР:

В ООО приобретение бензина производится на автозаправочных станциях за наличный расчет. Согласно приказу по организации водителю выдано из кассы под отчет 4 000 руб. Водитель сдает авансовый отчет с приложением кассовых чеков, выданных на автозаправочной станции, на общую сумму 3 310 руб.

Остаток неиспользованных денежных средств в сумме 690 руб. водитель сдал в кассу.

В учете ООО будут сделаны следующие записи:

Приобретение ГСМ может также осуществляться в безналичном порядке. Одним из вариантов является приобретение ГСМ по талонам.

Для приобретения ГСМ по талонам предприятие заключает договор купли-продажи с продавцом ГСМ, который организует отпуск автомобильного топлива через АЗС. Предприятие оплачивает поставщику авансом стоимость ГСМ. Продавец отпускает предприятию талоны на стоимость оплаченного топлива, на которых указаны их номинал в литровом выражении и марка топлива.

Передача талонов продавцом оформляется актом приемки-передачи, в котором указываются номера, серии и номинал талонов. В соответствии с условиями договора ГСМ отпускаются только работникам предприятия. Передача талонов третьим лицам не допускается.

Для получения, хранения и выдачи талонов сотрудникам предприятия приказом руководителя назначается материально ответственное лицо. После получения талонов материально ответственное лицо составляет приходный ордер по типовой межотраслевой форме N М-4. В нем указываются марка топлива, серии и номера полученных талонов, номинал талонов в литрах и их стоимость в рублях.

Талоны выдаются сотрудникам по требованию-накладной типовой межотраслевой формы N М-11, подписанному руководителем и главным бухгалтером.

Талоны выдаются водителям только по предъявлении ими путевого листа, на котором уполномоченным лицом в строке "Выдать горючее" указано прописью количество разрешенного к выдаче топлива по талонам согласно заданию и с учетом количества бензина в баках при выезде на линию.

Выдача талонов отражается в ведомости учета выдачи талонов. На каждую марку топлива ведется отдельная ведомость.

Бухгалтерский учет ГСМ, приобретенных по талонам, зависит от:

~ момента перехода права собственности на ГСМ к покупателю талонов,

~ вида талонов. Они могут быть литровыми или стоимостными. Если предприятие приобретает литровые талоны (на них указаны вид топлива и литраж), то изменение цен, происшедшее после оплаты талонов, не повлияет на оценку ГСМ в учете - они будут отражаться по цене приобретения.

ПРИМЕР (переход права собственности на ГСМ в момент их оплаты):

По договору на поставку ГСМ по талонам предусмотрен переход права собственности на ГСМ в момент их оплаты. Торговым предприятием приобретено 20 талонов по 10 л на сумму 5 900 руб. (в том числе НДС - 900 руб.), которые переданы водителям для заправки. На конец месяца израсходовано все количество топлива.

В бухгалтерском учете приобретение талонов будет отражено следующими проводками:

ПРИМЕР (право собственности на ГСМ переходит к предприятию при получении ГСМ на АЗС):

Предприятие перечислило поставщику ГСМ аванс в сумме 53 336 руб. (в том числе НДС – 8 136 руб.). Все полученные талоны выданы работникам предприятия в текущем месяце. Автотранспорт предприятие использует для управленческих нужд. ГСМ по талонам израсходованы в течение месяца. В последний день месяца поставщик предъявил предприятию счет-фактуру на всю стоимость ГСМ, отпущенных за этот месяц.

Талоны на ГСМ учитываются с использованием забалансового счета 006 "Бланки строгой отчетности" по цене их приобретения. При представлении подотчетным лицом документов, подтверждающих получение ГСМ по талонам, стоимость талонов списывается с забалансового счета 006.

Отражение в учете:

Если покупаются стоимостные талоны и право собственности на ГСМ переходит в момент заправки автомобиля предприятия, то талоны учитываются как денежные документы на счете 50 "Касса", субсчет 3 "Денежные документы". При предъявлении такого талона автозаправочная станция отпускает бензин на указанную в нем сумму по действующим в данный момент розничным ценам.

ПРИМЕР (стоимостные талоны):

ООО заключило договор купли-продажи ГСМ с автозаправочной станцией. Условиями договора предусмотрено, что стоимость ГСМ определяется в момент заправки транспортных средств топливом. ООО перечисляет автозаправочной станции аванс в сумме 35 800 руб. (в том числе НДС – 5 461 руб.) и получает 50 талонов номинальной стоимостью 716 руб.

Водителям переданы для заправки 40 талонов. На конец месяца в топливных баках бензина не осталось.

В учете ООО будут сделаны следующие записи:

Приобретение ГСМ возможно с применением топливных карт. Топливная карта является техническим средством, подтверждающим право получения покупателем ГСМ на АЗС. При поставке ГСМ по топливным картам поставщик продает ГСМ по номенклатуре, которая определяется в соответствии с договором, заключенным между поставщиком и покупателем. ГСМ передаются только после их предварительной оплаты покупателем и предъявления топливной карты.

Расчеты за приобретаемое топливо производятся путем перечисления организацией-покупателем на счет поставщика 100% предоплаты заказываемого количества топлива в соответствии с прайс-листом поставщика по ценам, установленным на дату выставления счета.

Отдельно покупатель оплачивает стоимость многоразовых литровых топливных микропроцессорных карт с суточным (или месячным) лимитом.

Ежемесячно поставщик топлива представляет организации-покупателю счет-фактуру, акт приема-передачи на проданное горючее, а также отчет (или реестр) операций по картам.

Договором поставки могут быть предусмотрены два варианта перехода права собственности на ГСМ. Право собственности на топливо переходит к покупателю в момент:

~ заправки автотранспорта по топливным картам;

~ передачи ему топливных карт.

В первом случае суммы, перечисленные поставщику ГСМ на пластиковые карты, учитываются по дебету счета 50- 3 "Денежные документы".

ПРИМЕР:

Предприятие перечислило авансом поставщику ГСМ 2 950 руб. на приобретение 100 л топлива. Право собственности на топливо переходит в момент фактической заправки автотранспорта.

По акту приемки-передачи получена топливная карта номинальной стоимостью 2 950 руб.

В конце месяца предприятие получило от поставщика отчет об отпущенном топливе за месяц, согласно которому в автомобиль заправлено 80 л топлива на сумму 2 360 руб. (в том числе НДС - 360 руб.).

В бухгалтерском учете указанные операции отражаются проводками:

Если же право собственности на ГСМ переходит к покупателю в момент перечисления им платы за топливо и получения пластиковых карт, стоимость таких пластиковых карт следует отражать на счете 10-3.3 в момент их передачи.

В бухгалтерском учете указанные операции отражаются записями:

Списание горюче-смазочных материалов на расходы производится только в размере фактических расходов. Пробег автомобиля, являющийся одним из основных показателей для расчета количества израсходованного бензина, определяется на основании показаний спидометра, которые в обязательном порядке отражаются в путевом листе.

Предприятия должны вести журналы учета показаний спидометра, составлять акты снятия показаний спидометра и ежемесячные акты замеров остатков бензина в топливных баках.

В соответствии с нормами ПБУ 10/99 затраты на содержание служебного автотранспорта, фактически произведенные организацией (в том числе затраты на топливо), в полном объеме признаются в составе расходов по обычным видам деятельности.

Для целей налогового учета в силу пп.11 п.1 ст.264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы налогоплательщика на содержание служебного транспорта.