Замечание 3

В результате проверки сроков отчета по подотчетным суммам выявлены следующие расхождения.

Выявлена задолженность подотчетных лиц:

- работника предприятия А.И. Тетеркина в сумме 530 руб., срок сдачи авансового отчета - 12 ноября 2005 года;

- бывшего работника И.И. Сидорова (уволился в октябре 2005 года) в сумме 340 руб., срок сдачи авансового отчета - 30 сентября 2005 года.

Рекомендации

Исправительные записи должны выглядеть следующим образом:

Дебет 94 Кредит 71 субконто "Тетеркин"

- 530 руб. - списана сумма, не возвращенная работником в срок;

Дебет 70 субконто "Тетеркин" Кредит 94

- 530 руб. - удержана подотчетная сумма из заработной платы.

Требования законодательства

По поводу удержания подотчетных сумм из заработной платы работников следует отметить, что Трудовым кодексом РФ ограничены удержания из заработной платы работников.

В соответствии со статьей 137 ТК РФ "удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться: для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях".

Однако в указанных случаях "работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания".

Таким образом, для правомерного удержания подотчетных сумм требуется соблюдение двух условий:

1) чтобы работник был ознакомлен с задолженностью и не оспаривал ее;

2) срок удержания - в течение месяца со дня установленной сдачи отчета.

В случае пропуска срока удержания работодатель вправе взыскать выданные работнику суммы в судебном порядке или по добровольному соглашению (например, по заявлению работника).

По задолженности уволенного работника делаются записи:

Дебет 94 Кредит 71 субконто "Сидоров"

- 340 руб. - отражен размер недостачи по авансовому отчету;

Дебет 76 субконто "Сидоров" Кредит 94

- 340 руб. - отражена задолженность по недостачам, признанным виновным лицом.

Пропуск установленного срока отчетности по подотчетным суммам не говорит о том, что у физического лица возникает доход. Ведь согласно статье 210 НК РФ "при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло". То, что работник не вернул вовремя денежные средства не означает, что он имеет право распоряжаться ими по собственному усмотрению, они не становятся собственностью физического лица. Включение невозвращенных подотчетных сумм в облагаемый доход работника не предусмотрено ни налоговым, ни трудовым законодательством. Кроме того, предприятие имеет возможность взыскать подотчетные суммы с работника по добровольному соглашению или в судебном порядке:

Дебет 51 (50) Кредит 76 субконто "Сидоров"

- 340 руб. - погашена задолженность.

По истечении срока исковой давности организация принимает решение о списании суммы задолженности. В данном случае у бывшего работника возникает доход в виде экономической выгоды. Но поскольку в момент начисления дохода у организации нет возможности удержать подоходный налог, то она обязана предоставить сведения о доходах работника в налоговые органы в течение месяца со дня списания в соответствии с п. 5 ст. 226 НК РФ:

Дебет 91-2 Кредит 76 субконто "Сидоров"

- 340 руб. - списана задолженность.

На суммы, списанные по истечении срока исковой давности задолженности, в момент списания, подлежит начислению единый социальный налог, поскольку эту невостребованную организацией задолженность по невозвращенным подотчетным суммам можно признать доходом, полученным работником в связи с исполнением им своих трудовых обязанностей (п. 1 ст. 236 НК РФ).