Організація обліку грошових коштів

Основними завданнями організації обліку грошових коштів є: належний порядок приймання і видачі готівки, її зберігання та ведення касової книги; своєчасне і правильне оформлення документів та відображення на рахунках бухгалтерського обліку операцій з руху грошових коштів; контроль за дотриманням касової дисципліни; проведення інвентаризації грошових коштів та відображення результатів інвентаризації на рахунках бухгалтерського обліку.

Операції з руху грошових коштів відображають у документах: прибутковий касовий ордер (ПКО) (КО-1); видатковий касовий ордер (ВКО) (КО-2); журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів (КО-3); касова книга (КО-4); Книга обліку прийнятих і виданих касиром грошей (КО-5); книга обліку прийнятих і виданих касиром грошей; оголошення про внесок готівк; супровідна відомість до сумки з грошовою виручкою; фіскальний касовий чек на товари (послуги)(ФКЧ-2); розрахункова квитанція(РК-1); платіжна відомість (П-53); розрахунково-платіжна відомість(П-49); платіжне доручення; гарантійне доручення; платіжна вимога-доручення; банківська платіжна картка (БПК); виписка банку.

Для здійснення касових операцій (розрахунків готівкою) на підприємстві створюють касу – спеціально обладнане приміщення. Приміщення каси повинно бути ізольоване, двері в касу під час здійснення операцій мають замикатися зсередини. Доступ до приміщення каси особам, які не мають відношення до її роботи, заборонено.

Дублікати ключів від каси в пакетах або скриньках, які опечатав касир, зберігаються у керівника підприємства.

Керівник підприємства зобов’язаний забезпечити зберігання грошових коштів при їх транспортуванні, обладнати касу та забезпечити в ній ефективне зберігання грошей.

Операції з приймання та видачі готівки здійснює касир, який є матеріально відповідальною особою, котра завідує касою, видачею і прийманням грошей та цінних паперів на підприємстві. З ним обов’язково має бути укладений договір про повну матеріальну відповідальність. Слід зауважити, що такі договори про повну матеріальну відповідальність слід укладати не тільки з касирами підприємства, але й з бухгалтерами-касирами та касирами-операторами торгівельних залів, хоча в Положенні про ведення касових операцій у національній валюті України №637 від 15.12.2004 р. (зі змінами та доповненнями) про обов’язковість такого договору згадується лише стосовно касира каси підприємства як відокремленого структурного підрозділу.

Для полегшення роботи касира і забезпечення своєчасності виконання ним обов’язків на підприємстві складають графік роботи касира, який затверджує керівник.

Готівкова виручка, що надходить до кас суб’єктів підприємницької діяльності, повинна здаватися до установ банків для зарахування її на поточні рахунки підприємств та підприємців.Здавання готівкової виручки провадиться у денні та вечірні каси установ банків самостійно або через інкасаторів Нацбанку України чи установ комерційних банків, Державну службу охорони при МВС, підприємства поштового зв’язку для переказу на поточні рахунки в установах банків.

Зазначимо, що установи банків установлюють підприємствам строки здавання готівкової виручки. Всі підприємства – юридичні особи, які здійснюють операції з готівкою в національній валюті та мають поточні рахунки в установах банків, можуть мати у касі на кінець дня готівку, що не перевищує визначений максимальний розмір – ліміт залишку готівки в касі.

Ліміт залишку готівки в касі – граничний розмір готівки, яка може залишатися в касі підприємства на кінець робочого дня, що встановлюється підприємством самостійно на основі проведених розрахунків.

Встановлення ліміту залишку готівки в касі визначається Положенням про ведення касових операцій в національній валюті України, затверджене постановою правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637.

Для встановлення ліміту залишку готівки в касі всі підприємства незалежно від форм власності та виду діяльності до початку прогнозованого періоду (року) має бути оформлений наказ із зазначенням відповідальної за розрахунок особи.

Для кожного структурного підрозділу підприємства, яке наділене майном цього підприємства і може здійснювати право оперативного управління або інше майнове право також необхідно проводити розрахунок ліміту каси.

Кожне підприємство для збереження свої грошових коштів має право відкривати поточні та вкладні (депозитні) рахунки, картковий рахунок, акредитив як у національній, так і в іноземній валюті, картко

Поточний рахунок відкривають в установі банку для зберігання грошових коштів та проведення операцій за розрахунками. Підприємство має право відкривати необмежену кількість рахунків за своїм вибором і згодою банків. Проте у випадку відкриття двох і більше поточних рахунків у національній валюті власник рахунку повинен визначити, який із них основний.

Види документів на підставі яких здійснюється рух коштів на поточному рахунку (рис.7.1)

Рисунок 7.1 – Документи з руху грошових коштів на поточному рахунку

Основними завданнями організації обліку дебіторської заборгованості є: вибір оптимальних для підприємства критеріїв класифікації дебіторської заборгованості; вибір методу визначення резерву сумнівних боргів; розробка графіка документообігу для документів, що підтверджують виникнення дебіторської заборгованості, та доведення цієї інформації до виконавців; достовірне відображення дебіторської заборгованості у реєстрах і звітності.

Основні первинні документи з виникнення та погашення заборгованості покупців: накладні, рахунки-фактури, рахунки, акти прийнятих робіт, послуг, податкові накладні, товарно-транспортні накладні (ТМ-1), товарні накладні, вексель, комерційні документи (рахунки-фактури-invoice), транспортні накладні, платіжні документи на перерахування сум митних платежів та інших податків на рахунки митних установ, розрахунки бухгалтерії про наявність курсових різниць тощо.

Для визначення фінансового результату діяльності підприємства необхідно мати інформацію про доходи і витрати.

У НП(С)БО «Загальні вимоги до фінансової звітності дається визначення витратам і доходам.

Витрати - зменшення економічних вигод у вигляді вибуття активів або збільшення зобов'язань, які призводять до зменшення власного капіталу (за винятком зменшення капіталу за рахунок його вилучення або розподілення власниками).

Доходи - збільшення економічних вигод у вигляді надходження активів або зменшення зобов'язань, які призводять до зростання власного капіталу (за винятком зростання капіталу за рахунок внесків власників).

Порівнюючи доходи з витрати визначають прибуток чи збиток.

Прибуток - сума, на яку доходи перевищують пов'язані з ними витрати, а збиток - перевищення суми витрат над сумою доходу, для отримання якого були здійснені ці витрати.

Методологічні засади формування в бухгалтерському обліку інформації про доходи, витрати і фінансові результати діяльності підприємства та її розкриття у фінансовій звітності визначають П(С)БО 16 «Витрати» та П(С)БО 15 «Доходи».

Облік доходів, витрат і фінансових результатів роботи підприємства будується відповідно до класифікації видів діяльності, в результаті яких вони виникли: операційної, фінансової та інвестиційної.

Організація обліку доходів здійснюється в такій послідовності:

1) визначення переліку доходів залежно від видів діяльності підприємства і відповідно до класифікації, що передбачена нормативними документами. Перелік доходів, що можуть бути отримані підприємством, має бути наведений у наказі про облікову політику;

2) встановлення моменту визнання доходу згідно вимогам П(С)БО 15 «Доход». Доход визнається за наявності всіх критеріїв визнання доходу одночасно.

3) Перевірка та облік первинних документів з обліку доходів.

Особливістю документування доходів є відсутність затверджених первинних документів.

Основними первинни документами для відображення обліку доходів від реалізації, інших операційних доходів є договори, рахунки, товарно-транспортні накладні, акти виконаних робіт(наданих послуг), акти прийому-передачі, акти інвентаризації, довідки та розрахунки бухгалтерії, прибуткові касові ордери, виписки банку та інш. Необхідно обов’язково вести облік договорів, накладних, контролювати відвантаження продукції, товарів покупцям.

Первинними документами для обліку доходів від інвестиційної та фінансової діяльності є прибуткові касові ордери, виписки банку, розрахунки та довідки бухгалтерії.

4) Синтетичний та аналітичний облік доходів, складання облікових регістрів.

Відповідно до Плану рахунків та Інструкції про його застосування доходи відображаються на рахунках класу 7 «Доходи і фінансові результати».

Основні вимоги до визнання, складу та оцінки витрат викладено в П(С)БО 16 «Витрати».

Для обліку витрат можна застосовувати три варіанти ведення обліку:

1) передбачає застосування лише рахунків 8 класу;

2) передбачає застосування лише рахунків 9 класу;

3) застосування рахунків 8 і 9 класів.