АКТ про знищення документів і справ, що не підлягають зберіганню

Рисунок 3.5 - Акт про знищення документів і справ, що не підлягають зберіганню

Видача первинних документів, облікових регістрів, фінансових звітів із архіву підприємства працівникам інших структурних підрозділів може здійснюватися тільки з дозволу головного бухгалтера (або особи, яка виконує його обов’язки). При цьому на місце виданого документа прикріпляють розписку особи, яка взяла його в тимчасове користування.

Справи у тимчасове користування стороннім особам (юридичним або фізичним) видаються з дозволу керівника підприємства. Вилучати документи зі справи постійного строку зберігання заборонено. Як виняток це допускається з дозволу керівника підприємства з обов’язковим залишенням у справі засвідченої копії документа. Копія засвідчується підписом посадової особи, відповідальної за зберігання документів, та печаткою підприємства.

Первинні документи та реєстри бухгалтерського обліку можуть бути вилучені у підприємства тільки за рішенням відповідних органів, прийнятих у межах їх повноважень, передбачених нормами законодавчих актів країни.

Вилучення оформлюється протоколом (актом), копія якого вручається під розписку відповідній посадовій особі підприємства.

У разі пропажі або знищення первинних документів, облікових регістрів або звітів керівник підприємства письмово повідомляє про це правоохоронні органи та письмовим розпорядженням (наказом), призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення. Для участі у роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони та державного пожежного нагляду.

Результати роботи комісії оформляються актом, який затверджується керівником підприємства. Копія акта надсилається органу, в сфері управління якого перебуває підприємство, а також державній податковій інспекції у 10-денний строк.

Відповідно до НП(С)БО 1 власний капітал визначено як частину в активах підприємства, що залишається після вирахування його зобов’язань.

З метою правильної організації бухгалтерського обліку власного капіталу необхідно чітко визначити його структуру.

Власний капітал складається з таких видів капіталу:

- статутний капітал;

- пайовий капітал;

- додатковий капітал;

- резервний капітал;

- нерозподілений прибуток (непокриті збитки);

- неоплачений капітал;

- вилучений капітал та інш.

Статутний капітал виконує ряд найважливіших для діяльності підприємства функцій. Серед них – функція матеріального забезпечення підприємницької діяльності.

Статутний капітал є ґарантією захисту інтересів кредиторів за рахунок встановлення мінімального розміру, що в значною мірою перешкоджає зниженню вартості майна суб’єкта господарювання нижче ґарантованої мінімальної величини статутного капіталу.

Порядок формування статутного капіталу господарськими товариствами встановлюється Законом України «Про господарські товариства» від 19.09.1991 р. № 1576-ХІІ (з змінами та доповненнями в частині, що не суперечить ЦКУ), Цивільним кодексом України та Господарським кодексом України.

Якщо ж ідеться про господарські товариства, то статутний капітал є ще й інструментом встановлення частки майна кожного учасника.

Відповідно до ст. 57 ГКУ статут суб’єкта господарювання повинен містити відомості про його найменування і місцезнаходження, мету і предмет діяльності, розмір і порядок утворення статутного та інших фондів, порядок розподілу прибутків і збитків, про органи управління і контролю, їх компетенцію, про умови реорганізації та ліквідації суб’єкта господарювання, а також інші відомості, пов’язані з особливостями організаційної форми суб’єкта господарювання, передбачені законодавством.

Залежно від способу утворення (заснування) та формування статутного капіталу в Україні діють підприємства унітарні та корпоративні.

Унітарне підприємство створюється одним засновником, який виділяє необхідне для того майно, формує відповідно до закону статутний капітал, не поділений на частки (паї), затверджує статут, розподіляє доходи, безпосередньо або через керівника, який ним призначається, керує підприємством і формує його трудовий колектив на засадах трудового найму, вирішує питання реорганізації та ліквідації підприємства. Унітарними є підприємства державні, комунальні, підприємства, засновані на власності об’єднання громадян, релігійної організації або на приватній власності засновника.

Корпоративне підприємство утворюється, як правило, двома або більше засновниками за їх спільним рішенням (договором), діє на основі об’єднання майна та/або підприємницької чи трудової діяльності засновників (учасників), їх спільного управління справами, на основі корпоративних прав, у тому числі через органи, що ними створюються, участі засновників (учасників) у розподілі доходів та ризиків підприємства. Корпоративними є кооперативні підприємства, підприємства, що створюються у формі господарського товариства, а також інші підприємства, в тому числі засновані на приватній власності двох або більше осіб.

До господарських товариств належать: акціонерні товариства, товариства з обмеженою відповідальністю, товариства з додатковою відповідальністю, повні товариства, командитні товариства.

Порядок формування статутного капіталу господарськими товариствами встановлюється Законом України «Про господарські товариства» від 19.09.1991 № 1576-ХІІ (з змінами та доповненнями в частині, що не суперечить ЦКУ), Цивільним кодексом України та Господарським кодексом України.

Статутний капітал товариств із обмеженою та додатковою відповідальністю, повного і командитного товариств формують за рахунок внесків його учасників та засновників.

Відповідно до п. 2 ст. 115 ЦКУ вкладом до статутного (складеного) капіталу господарського товариства можуть бути гроші, цінні папери, інші речі або майнові чи інші відчужувані права, що мають грошову оцінку, якщо інше не встановлено законом.

Майно, яке засновники надають у рахунок їх внесків, оцінюють за домовленістю зі співвласниками товариства, про що складають протокол установчих зборів.

Якщо ж засновники не можуть прийти до спільної думки, то здійснюють експертну оцінку майна.

У період функціонування товариства залежно від результатів його діяльності можлива зміна (збільшення або зменшення) його статутного капіталу, причому, збільшення можливе після внесення повністю всіма учасниками своїх вкладів чи оплати акцій, а зменшення – не допускається за наявності заперечень кредиторів.

Будь-які, навіть передбачені установчими документами товариства, зміни статутного капіталу, не зареєстровані в установленому порядку, є порушеннями і тягнуть за собою покарання у вигляді адміністративних штрафів за порушення обліку й звітності. Державна реєстрація такого товариства може бути скасована, а саме товариство ліквідоване (статті 7, 16 та 38 Закону України «Про господарські товариства»).

Рішення товариства про зміну розміру статутного капіталу набуває чинності з дня внесення цих змін до державного реєстру.

Відображення в обліку операцій по формуванню, збільшенню,зменшенню, ліквідації статутного капіталу відбувається на основі таких первинних документів:

- статуту;

- засновницького договору;

- прибуткових і видаткових касових ордерів;

- засновницького опису майна;

- банківських документів;

- наказів;

- довідок і розрахунків бухгалтерії.

Методологічні засади формування в бухгалтерському обліку інформації про зобов’язання підприємства та її розкриття у фінансовій звітності визначають П(С)БО 11.

Зобов'язання - це заборгованість підприємства, яка виникла внаслідок минулих подій і погашення якої, як очікується, призведе до зменшення ресурсів підприємства, що втілюють у собі економічні вигоди.

Зобов’язання визнаються, якщо одночасно існують дві умови:

- оцінка зобов’язання може бути достовірно визначена;

- існує вірогідність зменшення майбутніх економічних вигод в майбутньому внаслідок погашення зобов’язання.

Основними завданнями організації бухгалтерського обліку зобов’язань є:

- чітке документування розрахунків;

- своєчасна та повна реєстрація даних первинного обліку в регістрах;

- правдиве відображення інформації щодо зобов’язань в звітності та примітках до неї.

З метою бухгалтерського обліку П(С)БО 11 класифікує зобов’язання наступним чином (рис. 5.1).

Рисунок 5.1 – Класифікація зобов’язань за П(С)БО 11