Зберігання, утилізація документів, оформлення при передачі справ

Зберігання документів є заключним етапом у процесі руху документа на підприємстві.

Первинні документи, на підставі яких зроблено записи в облікових реєстрах, називаються використаними або опрацьованими. Первинні документи та облікові регістри, бухгалтерські звіти, складені на підставі використаних документів, до передачі їх до архіву мають зберігатися чітко встановлений термін в бухгалтерії.

Зазначимо, що на великих підприємствах можуть бути створені проміжні архіви. Документація поточного року зберігається у бухгалтерії чи проміжному архіві не більше одного року. Після здачі річного звіту така документація за актом передається на постійне зберігання до головного архіву підприємства.

Відповідальність за стан зберігання та цілісність документації несуть особи, уповноважені головним бухгалтером чи особою (юридичною або фізичною), яка здійснює бухгалтерський облік на підприємстві.

Бланки суворого обліку повинні зберігатися у сейфах, металевих шафах або спеціально відведених для цього приміщеннях, які можуть забезпечити їх надійне зберігання.

Номенклатура справ – це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві підприємства, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.

Номенклатуру справ на підприємстві розробляє посадова особа, відповідальна за організацію діловодства (при потребі залучається фахівець архівної справи).

Рисунок 3.4 - Види номенклатури справ.

Розрізняють три види номенклатури справ (рис. 3.4):

1) типова – встановлює склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, з єдиною системою індексації; є нормативним актом;

2) примірна – встановлює склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою; має рекомендаційний характер.

3) індивідуальна складається з номенклатури справ окремих структурних підрозділів.

Організація зберігання документів – організація бухгалтерського архіву – має на меті забезпечення можливості швидкого знаходження документів за будь-яким записом в облікових реєстрах.

Одним із способів досягнення цієї мети є порядок, при якому на первинних документах (у верхньому правому куті документа) яскравим чорнилом проставляються порядкові номери, які повинні відповідати порядковому номеру запису господарської операції, яку відображає даний документ, у відповідному бухгалтерському реєстрі.

Первинні бухгалтерські документи підшиваються у місячні папки окремо від бухгалтерських реєстрів. Кожна така папка, що стосується якогось одного облікового регістру, включає в себе тільки ті документи, які відображені у даному обліковому регістрі. При цьому документи оправляються в папку в такому порядку, в якому вони приймалися до обробки, тобто з дотриманням хронології.

Кожна папка супроводжується архівною довідкою.

Якщо за якимось реєстром кількість документів незначна, допускається зберігання таких документів у річних папках. При цьому документи одного місяця відділяються від іншого аркушами із назвою місяця.

Розрахункові (розрахунково-платіжні) відомості з нарахування заробітної плати зберігаються в окремих папках, місячних або річних, залежно від їх кількості. Облікові регістри (журнали, меморіальні ордери, відомості по синтетичних рахунках, допоміжні відомості та журнали) – також в окремих папках, які відкриваються на рік для кожного з них. Регістри складаються у папку в хронологічному порядку. На обкладинці папки проставляються всі реквізити підприємства (назва, ідентифікаційний код тощо), назва справи (діла), порядковий номер папки (діла), місяць, рік, кількість аркушів у папці. Усі прийняті для зберігання справи реєструються у спеціальному журналі.

Термін зберігання первинних документів, облікових регістрів, фінансових, податкових та статистичних звітів у архіві підприємства визначається згідно з Переліком типових документів, щостворюються пі дчас діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, що затверджений н аказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5.

Підрахунок строку зберігання документів починається з 1 січня року, наступного за роком завершення справи. Наприклад, обчислення терміну зберігання справ, завершених у діловодстві у 2014 році, розпочинається з 1 січня 2015 року.

Після закінчення терміну зберігання документи, які підлягають здачі до Державного архіву, здають до нього, а ті, що залишилися, знищують.

Слід зазначити, що знищувати можна, тільки ті облікові документи та звітність (термін зберігання яких закінчився), за якими державна податкова інспекція провела перевірку з питань дотримання податкового законодавства і, які не стосуються слідчих або судових справ у разі виникнення спорів. У першому випадку документи зберігаються до проведення ревізії. У другому – до ухвалення остаточного вироку.

Підготовка документів для передачі до архівного підрозділу або їх знищення передбачає декілька етапів:

· експертизу цінності документів;

· оформлення справ;

· складання описів справ;

· передача справ до архівного підрозділу установи і забезпечення схоронності документів.

Для проведення експертизи документів підприємство створює експертну комісію. До її складу включаються як працівники підприємства, так і працівники Державного архіву. Головою комісії здебільшого призначають заступника керівника підприємства.

Комісія є дорадчим органом. Її рішення обов’язкові для виконання всіма структурними підрозділами підприємства після затвердження керівником підприємства даного рішення.

Комісія затверджує опис справ, віднесених попередньою експертизою цінності документів до Національного архіву, номенклатури справ поточного діловодства, акти про вилучення документів, не віднесених експертизою до Національного архіву.

Після завершення експертизи цінності документів складають описи справ постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання та акт про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню. Усі ці документи подаються на затвердження керівнику підприємства.

Після затвердження акта про виділення документів для знищення працівники діловодної служби здають зазначені документи на знищення.

Форма акта наведена на рисунку 3.5.