Організація обліку розрахунків із заробітної плати та за страхуванням

Основними завданнями організації обліку праці та її оплати є: чітка реґламентація організації праці на підприємстві; контроль за використанням робочого часу та забезпечення зростання продуктивності праці; облік і контроль за використанням фонду заробітної плати та іншими грошовими коштами, які виділяють для оплати праці працівників підприємства; своєчасне і правильне визначення сум нарахованої заробітної плати й відрахувань органам соціального страхування та віднесення їх на собівартість продукції (робіт, послуг), а також на інші витрати; здійснення у встановлені терміни всіх розрахунків з працівниками і службовцями із заробітної плати та інших виплат; впровадження мотивації праці працівників.

Для виконання цих завдань необхідно, перш за все, організувати облік особового складу підприємства та його робочого часу із суворим дотриманням законодавства про працю.

У наказі про облікову політику підприємства треба передбачити наступні положення щодо обліку праці та її оплати:

· форми і системи оплати праці;

· порядок створення резервів на виплату відпусток;

· форми кадрової документації та документування операцій з оплати праці;

· порядок внесення змін в організації праці.

Сукупність документів, в яких зафіксовані етапи трудової діяльності працівників, називається документацією з особового складу, або кадровою документацією. Документи з особового складу є складними і вимагають особливої ретельності й акуратності при оформленні, веденні та зберіганні протягом тривалого часу.

Типові форми документів з обліку особового складу наведено в таблиці 5.1.

Таблиця 5.1 - Типові форми документів з обліку особового складу

Кожен громадянин реалізує право на працю шляхом укладання трудового договору з підприємством, установою, організацією або з фізичною особою.

Трудовий договір – це угода між працівником і власником підприємства, установи, організації або уповноваженим ним органом чи фізичною особою. При укладанні трудового договору працівник зобов’язується виконувати певну роботу, підкоряючись внутрішньому розпорядку, а власник підприємства, установи, організації або уповноважений ним орган чи фізична особа зобов’язується виплачувати працівникові заробітну плату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором та угодою сторін.

Робочий час – це:

· час, протягом якого працівник, відповідно до розпорядку робочого дня, повинен знаходитися на своєму або іншому, вказаному йому, робочому місці й виконувати трудові обов’язки;

· фактично відпрацьований час, який необхідно облікувати в табелі обліку робочого часу або в інших документах.

Встановлює норму тривалості робочого часу Кодекс законів про працю – основний документ, що регулює трудові відносини. Згідно нього норма становить не більше 40 годин на тиждень, проте в окремих ситуаціях при складанні колективного договору, підприємства мають право встановлювати і меншу норму тривалості робочого часу.

Скорочують робочий час для працівників:

1) віком від 16 до 18 років – 36 годин на тиждень; від 15 до 16 років (учні 14–15 років, які працюють під час канікул) – 24 години на тиждень, а якщо робота проходить протягом навчального року, то цю норму скорочують ще вдвічі;

2) які зайняті на роботах зі шкідливими умовами праці – 36 годин на тиждень.

Як правило, у тижні п’ять робочих днів і два вихідних. Проте, іноді адміністрація може запровадити шестиденку, зважаючи на специфіку діяльності підприємства та на думки його співробітників. Початок і закінчення щоденної роботи розписують у правилах трудового розпорядку і у графіках змінності.

Працівники всіх підрозділів підприємства підлягають обліку, незалежно від робіт, які вони виконують, та їхніх посад. Первинні документи, затверджені наказом № 253, які застосовують для обліку використання робочого часу, наведено в таблиці 5.2.

Таблиця 5.2 - Типові форми первинних документів з обліку використання робочого часу

Відповідно до ст. 74 КЗпП України громадяни, які перебувають у трудових відносинах з підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, виду діяльності та галузевої належності (в т. ч. працюють за сумісництвом), а також ті, котрі працюють за трудовими договорами у фізичних осіб, мають право на щорічну оплачувану відпустку.

Умови, тривалість, порядок надання відпусток установлені Законом України «Про відпустки» від 15.11.1996 p. № 504/96-ВР (далі – Закон про відпустки).

Встановлюються такі види відпусток:

- щорічні відпустки: основна, додаткова відпустка за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці, додаткова відпустка за особливий характер праці та інші додаткові відпустки;

- додаткова відпустка у зв’язку з навчанням;

- творча відпуства;

- соціальні відпустки: відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами; відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку; відпустка у зв’язку з усиновленням дитини; додаткова відпустка працівникам, які мають дітей або неповнолітню дитину-інваліда підгрупи А І групи;

- відпустки без збереження заробітної плати.

Законодавством, колективним договором, угодою та трудовим договором можуть установлюватись інші види відпусток.

Черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються власником або уповноваженим ним органом за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом, i доводиться до відома всіх працівників. Графіки відпусток складаються на кожен робочий рік не пізніше 5 січня, де зазначають прізвище працівника, котрому надають відпустку, посаду, період, на який надають відпустку. Затверджує графік керівник підприємства. Цей графік може мати такий вигляд (табл. 5.3).

Таблиця 5.3 - Графік надання відпусток працівникам підприємства

Підставою для надання відпустки є заява працівника. На підставі заяви працівника керівник видає наказ про надання відпустки.

Наказ про надання відпустки оформляють у двох примірниках. Один залишають у відділі кадрів, а інший передають до бухгалтерії підприємства.

На підставі наказу про надання відпустки роблять відповідні записи в особовій картці працівника ф. № П-2 у розділі IV «Відпустки». У цьому розділі зазначають вид наданої відпустки, за який період часу її надають, дати початку і закінчення відпустки, а також дату і номер наказу (розпорядження) керівника підприємства про надання відпустки працівникові.

При визначенні тривалості щорічних відпусток, які надають працівникові, не враховують святкових та неробочих днів.

Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо реформування загальнообов’язкового державного соціального страхування та легалізації фонду оплати праці» від 28.12.2014 № 77-VIII (зі змінами) визначає правові, фінансові та організаційні засади загальнообов’язкового державного соціального страхування, гарантії працюючих громадян щодо їх соціального захисту у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності, вагітністю та пологами, від нещасного випадку на виробництві та професійного захворювання, охорони життя та здоров’я.

Види соціального страхування: у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності; від нещасного випадку на виробництві та професійного захворювання, які спричинили втрату працездатності (далі - страхування від нещасного випадку); медичне.

Первинні документи з обліку розрахунків за страхуванням можна поділити на дві групи:

1) документи, що підтверджують нарахування заборгованості та настання страхового випадку – довідка-розрахунок бухгалтера, розрахунково-платіжні відомості, листок непрацездатності та інші;

2) документи, що підтверджують сплату відповідного внеску – платіжні доручення, банківські виписки, квитанція до прибуткового ордеру, касові чеки.

На підставі листків непрацездатності (лікарняних листків) оплачуються: допомога по тимчасовій непрацездатності внаслідок захворювання або травми не пов’язаної з нещасним випадком; допомога по вагітності і пологах;допомога по тимчасовій непрацездатності внаслідок захворювання або травми, пов’язаної з нещасним випадком на виробництві.

На підприємстві мають бути розроблені та затверджені в наказі про облікову політику Календаний графік сплати страхових зборів підприємства, в якому зазначається інформація, аналогічна Календарному графіку сплати податків.