Программы автоматизации документооборота

Современные темпы развития туристического бизнеса диктуют необходимость внедрения новых методов работы, упрощающих работу менеджеров по оформлению туров.

Таблица 13

Сводная таблица примерной стоимости услуг поисково‑информационных систем и дополнительных сервисов для турагентов

Источник: сайты поисково‑информационных систем.

Задачи, которые решают программы, специально созданные для турфирм, – внутриофисная автоматизация работы:

♦ учет проданных туров;

♦ печать необходимых документов;

♦ учет платежей по заявкам;

♦ ведение архива заявок клиентов;

♦ база данных постоянных клиентов;

♦ рассылка сообщений по электронной почте постоянным клиентам;

♦ учет выданных дисконтных карт;

♦ анализ получаемой информации и индивидуальной работы каждого сотрудника;

♦ учет эффективности рекламы;

♦ хранение логинов и паролей для систем онлайн‑бронирования туроператоров и автоматического входа в систему бронирования без повторной авторизации;

♦ возможность учета кросс‑курсов валют и процентов на конвертацию;

♦ импорт заявок из систем онлайн‑бронирования туроператоров и др.

Каждый год программы совершенствуются, увеличивается количество функций, постоянно принимаются пожелания по улучшению продукта. Вам всего лишь необходимо приобрести готовый программный комплекс и инсталлировать его на рабочий компьютер.

На что нужно обратить внимание, выбирая программу автоматизации для офиса турагентства:

♦ сколько стоит установка, настройка и обучение хотя бы одного сотрудника;

♦ есть ли срок действия лицензии на программный продукт;

♦ какие модули не входят в стандартный продукт и их стоимость;

♦ как часто возникает необходимость обновления и сколько оно стоит;

♦ каковы требования к комплектации компьютера и программному обеспечению (лицензии).

Это основные расходы, которые «скрыты»; они часто не заявляются разработчиками в рекламной цене, а порой без дополнительных модулей автоматизация будет частичной или совсем незначительной.

Верный способ «опробовать» продукт – ознакомиться с демоверсией, если таковая имеется. В любом случае выбор остается за вами – нравится вам программа или нет, способствует ли она решению проблем в офисе.

Как правило, турфирмы устанавливают системы автоматизации после 5–6 месяцев работы, но есть и исключения – это компании, у которых с первых месяцев предполагается большое количество клиентов (например, при организации конференции количество информации, которую необходимо обработать, сохранить и проанализировать, превышает возможности сотрудников).

В дальнейшем автоматизация работы офиса обеспечит единообразие обработки документов, а ситуации, когда каждый менеджер работает по‑своему, по «своим» тарифам, заполняя «свои» отчетные формы, будут исключены. У руководства есть возможность контролировать весь бизнес – как на рабочем месте, так и на расстоянии (в отпуске). Эти программы снижают риск финансовых потерь в случаях болезни менеджера и при увольнении, помогают новым менеджерам быстро войти в работу.

Но нужно знать, что автоматизация – дорогое удовольствие, при сложении необходимых расходов получившаяся сумма может вас неприятно удивить. Не существует программы автоматизации, которая удовлетворяла бы все потребности турфирмы, требуются настройка и доработка, а это дополнительные расходы, как правило, за каждый час работы IT‑специалиста. Внедрение программ автоматизации всегда связано со стрессовыми ситуациями в офисе: менеджеры допускают ошибки при оформлении туров и у программистов‑настройщиков своеобразный подход к работе, который порой дает массу поводов для отказа от идеи автоматизации.

Несмотря на все возможные проблемы, польза от автоматизированного учета деятельности туристического агентства выражается в положительных количественных и качественных показателях.

Назовем наиболее заметные программы для автоматизации работы туристического агентства: «САМО‑Тур‑Агент», «Мастер‑Агент», «5 star office», «Terrasoft CRM», «Тур‑Менеджер».