Глава 2. Порядок изъятия оригиналов документов из Хранилища Банка

221. Изъятие оригиналов документов из Хранилища Банка осуществляется ПКА, определенным настоящим Регламентом, в следующих случаях:

1) При необходимости снятия копий с оригиналов документов и их нотариального заверения;

2) При необходимости внесения изменений в документы, либо в случае необходимости предоставления документов, находящихся в Хранилище Банка, для получения новых, либо замены существующих документов (допускается только на основании решения Коллегиального органа Банка);

3) При полном погашении обязательств Заемщика (в том числе при внешнем рефинансировании займа), а также при высвобождении/выводе части залогового Обеспечения (допускается только на основании решения Коллегиального органа Банка);

4) При поступлении актов государственных органов о производстве выемки документов, оформленных в соответствии с требованиями законодательства Республики Казахстан;

5) В случае необходимости предъявления оригиналов документов для обозрения в судебные органы;

6) При необходимости снятия копий с оригиналов документов для надлежащего формирования досье работниками ПКА в случаях, если копии оригиналов документов отсутствуют в кредитном досье или имеют ненадлежащее качество, либо возникают сомнения в реквизитах, содержании документа (например, в случае наличия нескольких копий одного документа различного содержания);

7) В случае необходимости предъявления оригиналов документов для обозрения внутренним/внешним аудиторам;

8) в иных случаях, предусмотренных внутренними нормативными/распорядительными документами Банка и законодательством Республики Казахстан.

222. Изъятие документов в подотчет из Хранилища Банка при необходимости нотариального заверения копий документов осуществляется в следующем порядке:

1) Работник ПКА на основании служебной записки от работника УБП/ПРПД/и иных структурных подразделений после согласования со своим непосредственным руководителем оформляет заявку в БРД «Сдача/изъятие оригиналов документов» и заводит параметры по временному изъятию оригиналов документов в АБИС. Срок возврата оригиналов документов в Хранилище Банка не должен превышать 2 (двух) рабочих дней с момента изъятия оригиналов документов из Хранилища Банка.

2) Далее работник Архива, который после исполнения совместно с работником Безопасности мероприятий, указанных в пункте 215 настоящего Регламента, подтверждает заявку в БРД «Сдача/изъятие оригиналов документов» и операцию в АБИС по изъятию оригиналов документов в подотчет.

3) Работник Архива производит изъятие запечатанных конвертов с оригиналами документов из Хранилища Банка в присутствии и под контролем работника Безопасности, который сверяет количество изымаемых оригиналов документов, указанных на конверте и с данными (наименование Заемщика//Созаемщика/Залогодателя/Гаранта/Поручителя, номера Кредитного договора/Договора обеспечения,), указанными в распоряжении в заявке в БРД «Сдача/изъятие оригиналов документов» и производит соответствующие записи об изъятии конвертов с оригиналами документов в «Журнале учета фактов сдачи/выдачи оригиналов документов». Работник ПКА после получения конвертов с оригиналами документов расписывается в «Журнале учета фактов сдачи/выдачи оригиналов документов» (согласно Приложению 5 к настоящему Регламенту).

Распечатанное распоряжение, подтвержденное и завизированное электронно в БРД «Сдача/изъятие оригиналов документов», ответственными подразделениями Банка на изъятие из Хранилища Банка хранится работником Архива.

4) После изъятия оригиналов документов из Хранилища Банка работник ПКА организует порядок нотариального заверения копий оригиналов документов, расходы, связанные по нотариальному заверению документов (при подготовке ПТП, а также при иных случаях)) несет инициатор запроса. Передача работником ПКА оригиналов документов иным лицам для нотариального заверения документов запрещается. Нотариально заверенные копии документов работник ПКА передает по акту приема - передачи работнику структурного подразделения Банка (инициатору запроса).

5) По завершению порядка нотариального заверения копий документов, работник ПКА оформляет заявку в БРД «Сдача/изъятие оригиналов документов» и заводит параметры по возврату оригиналов документов в Хранилище Банка и списанию с подотчета в АБИС.

6) Порядок возврата оригиналов документов в Хранилище Банка осуществляется аналогично порядку, изложенному в Главе 1 Раздела 8 настоящего Регламента за исключением того, что работник ПКА списывает с подотчета ответственного работника за изъятие оригиналы документов.

223. Для нотариального заверения правоустанавливающих/ идентификационных и иных документов по Обеспечению по запросу Заемщика, изъятие оригиналов документов осуществляется на основании решения Коллегиального органа Банка и служебной записки от работника УБП/ПРПД. Нотариальное заверение документов по Обеспечению осуществляется работниками ПКА на основании заявления Заемщика с согласием на списание с текущего счета Заемщика/Залогодателя суммы расходов по нотариальному заверению документов.

224. Выдача документов для внесения в них изменений, либо в случае необходимости предоставления документов, находящихся в Хранилище Банка, для получения новых либо замены существующих документов допускается только при наличии решения Коллегиального органа Банка, содержащего разрешение на выдачу документов с указанием конкретных действий, для которых документы выдаются (внесение изменений, замена документов и прочие), а также срока для совершения указанных действий и возврата документов в Банк.

Выдача оригиналов документов для переоформления и дальнейшего принятия на баланс Банка Предмета залога осуществляется в соответствии с порядком, установленным настоящим Регламентом в соответствии с подпунктами 1)2)3) пункта 222 посредством операции выемки оригиналов документов без участия подотчетного лица и допускается только при наличии решения Коллегиального органа Банка /Правления Банка/решения Совета Директоров в соответствии с законодательством Республики Казахстан, Уставом Банка и внутренними нормативными документами Банка.

Ответственный работник ПРПД после переоформления оригиналов документов уведомляет служебной запиской посредством ПО «Lotus Notes» работника ПКА о переоформлении оригиналов документов и его оприходование на баланс Банка работниками Направления административно- хозяйственной деятельности Группы общебанковской поддержки в Хранилище Банка для осуществления процедуры погашения Проблемного долга и оформления документов по снятию обременения согласно пункта 173-176 настоящего Регламента.

В случае не возможности переоформления оригиналов документов и дальнейшего принятия на баланс Банка Предмета залога, работник ПРПД инициирует служебную записку посредством ПО «Lotus Notes» в ПКА с приложением решения Коллегиального органа Банка /Правления Банка/решения Совета Директоров об отмене принятия на баланс Банка Предмета залога и передает по акту приема передачи нарочно оригиналы документов на Предмет залога для дальнейшей сдачи в Хранилище Банка.

225. Изъятие документов в подотчет из Хранилища Банка при необходимости внесения изменений в оригиналы документов, либо в случае необходимости предоставления документов, находящихся в Хранилище Банка, для получения новых либо замены существующих документов осуществляется в следующем порядке:

1) Работник ПКА на основании служебной записки посредством ПО «Lotus Notes» и решения Коллегиального органа Банка, полученного от работника УБП/ПРПД, оформляет заявку в БРД «Сдача/изъятие оригиналов документов» с указанием подотчетного лица (работник УБП/ПРПД) и заводит параметры по временному изъятию оригиналов документов в АБИС.

2) Срок возврата оригиналов документов в Хранилище Банка не должен превышать 30 (тридцать) рабочих дней по истечении срока, установленного Коллегиальным органом Банка/решением Правления Банка/решением Совета Директоров, на который документы изымаются из Хранилища Банка.

3) Далее порядок изъятия оригиналов документов осуществляется аналогично порядку, изложенных в подпунктах 2)-3) пункта 222 настоящего Регламента.

4) Изъятые оригиналы документов работник ПКА передаёт по акту приема – передачи работнику УБП/ПРПД для последующей передачи представителю Оценщика (передаются в случае, если представитель Оценщика осуществляет все необходимые мероприятия, для которых выдаются оригиналы документов) или ответственному работнику ПРПД. При этом передача оригиналов документов «на руки» Заемщику/Залогодателю запрещается. Представитель Оценщика или ответственный работник ПРПД обязан лично посещать необходимые инстанции, передавая и принимая документы непосредственно от исполнителей – работников государственных органов и иных организаций (при необходимости в присутствии Заемщика/Залогодателя).

5) После завершения необходимых мероприятий, для которых документы были выданы, оригиналы документов (прежние и вновь полученные) возвращаются представителем Оценщика или ответственным работником ПРПД работнику УБП/ ПРПД. Работник УБП/ПРПД после проведения процедуры юридической экспертизы передает оригиналы документов работнику ПКА по акту приема – передачи.

6) Порядок возврата оригиналов документов в Хранилище Банка осуществляется аналогично порядку, изложенному в Главе 1 раздела 8 настоящего Регламента.

7) А также осуществляется оприходование документов полученных после внесения изменений либо новых документов в Хранилище Банка с заключенным и зарегистрированным в Государственном органе/иной организации Дополнительных соглашений к Договору обеспечения (при необходимости) путем выполнения операции в АБИС по оприходованию документов, при этом оприходование документов, осуществляется после списания с подотчета ранее изъятых оригиналов документов на основании заявки в БРД «Сдача/изъятие оригиналов документов».

226. Изъятие документов из Хранилища Банка при полном погашении обязательств Заемщика/Созаемщика, а также при высвобождении/выводе части Предмета залога (допускается только на основании соответствующего решения Коллегиального органа Банка) осуществляется в следующем порядке:

1) Работник ПКА после погашения кредитного инструмента/продукта в АБИС готовит соответствующие документы, согласно пункту 175 настоящего Регламента.

2) Далее работник ПКА оформляет заявку в БРД «Сдача/изъятие оригиналов документов» и выполняет операции в АБИС по изъятию из Хранилища Банка документов при полном погашении/высвобождении либо выводе части Предмета залога.

3) При полном погашении обязательств, обеспеченных Предметом залога из Хранилища Банка должны быть изъяты все оригиналы документов по погашенному кредитному инструменту/продукту Заемщика. При высвобождении/выводе части Предмета залога списание в АБИС оригиналов документов производится только по высвобождаемому Обеспечению.

4) Дальнейший порядок изъятия оригиналов документов из Хранилища Банка осуществляется аналогично порядку, изложенному в подпунктах 2)3) пункта 222 настоящего Регламента, при этом операция по выемки оригиналов документов осуществляется без участия подотчетного лица.

227. При поступлении актов соответствующих государственных органов о производстве выемки документов изъятие оригиналов документов из Хранилища Банка, оформленных, в соответствии с требованиями законодательства Республики Казахстан, допускается только после проведения Банком соответствующих мероприятий согласно внутренним нормативным документам Банка.

1) В случаях если согласно запросу о производстве выемки требуется изъятие и предоставление оригиналов документов, после положительного согласования ответственными структурными подразделениями Банка обоснованности и необходимости предоставления запрашиваемых документов, работник ПКА оформляет соответствующую заявку в БРД «Сдача/изъятие оригиналов документов» с приложением основания для изъятия - Постановление о выемке оригиналов документов/Протокол выемки и выполняет операции по временному изъятию оригиналов документов в АБИС, с указанием подотчетного лица соответствующего государственного органа, инициировавшему запрос по изъятию оригиналов документов.

2) Порядок изъятия оригиналов документов из Хранилища Банка осуществляется аналогично порядку, изложенных в подпунктах -2)-3) пункта 222 настоящего Регламента.

3) Работник ПКА организует нотариальное заверение копий изъятых документов, которые затем передаются работнику Архива вместе с копией Постановления о выемке оригиналов документов и копией Протокола выемки (предоставляются в ПКА подразделением, инициировавшем запрос), для размещения в Хранилище Банка, согласно установленному порядку о сдаче оригиналов документов. Изъятые оригиналы документов передаются работником ПКА по акту приема - передачи в подразделение, инициировавшее запрос об изъятии и предоставлении документов. Расходы по нотариальному заверению копий изъятых документов относится соответствующему кредитному подразделению/ПРПД.

4) В случаях если в запросе о производстве выемки документов не указано, что необходимо предоставление оригиналов документов, тогда, после положительного согласования Юридической службы/подразделением безопасности обоснованности и необходимости предоставления запрашиваемых документов, работник ПКА оформляет соответствующую заявку в БРД «Сдача/изъятие оригиналов документов» с целью снятия с них актуальных копий, с последующим их возвратом в Хранилище Банка в соответствии с порядком, установленным настоящим Регламентом, для нотариального заверения копий документов. После изъятия оригиналов документов работник ПКА на отснятых копиях документов проставляет штамп «Копия верна», Ф.И.О., дату сверки и подпись. Копии документов передаются работником ПКА по акту приема – передачи в подразделение, инициировавшее запрос о предоставлении документов. При этом срок возврата оригиналов в Хранилище Банка для снятия актуальных копий не должен превышать 2 (двух) рабочих дней с момента изъятия оригиналов документов из Хранилища Банка.

228. Изъятие оригиналов документов из Хранилища Банка для предоставления их в судебные органы для обозрения, в случае рассмотрения иска/ заявления в суде, осуществляется в следующем порядке:

1) Работник ПКА на основании полученной служебной записки от Юридической службы/ПРПД (в служебной записке прописывается период, на который данные документы будут изъяты), оформляет заявку в БРД «Сдача/изъятие оригиналов документов» с указанием в перечне полного наименования и реквизитов оригиналов документов, подлежащих изъятию и выполняет операцию по временному изъятию оригиналов документов в АБИС. При этом подотчетным лицом указывается работник, инициировавший запрос.

2) Далее порядок изъятия осуществляется аналогично порядку, изложенных в подпунктах 2)-3) пункта 222 настоящего Регламента.

3) После изъятия оригиналов документов из Хранилища Банка работник ПКА передает оригиналы документов по акту приема – передачи ответственному работнику Юридической службы/ПРПД, инициировавшему запрос.

4) По завершению процесса в судебных органах оригиналы документов возвращаются работнику ПКА по акту приема – передачи для передачи в Хранилище Банка. Возврат оригиналов документов в Хранилище Банка осуществляется в сроки, согласно, указанной в служебной записке об изъятии оригинала документов. Порядок возврата оригиналов документов в Хранилище Банка осуществляется аналогично порядку, изложенному в Главе 1 Раздела 8 настоящего Регламента.

В случае, если судебным актом постановлено передать правоустанавливающие/ идентификационные и иные документы по Обеспечению третьему лицу, работник ПКА оформляет заявку в БРД «Сдача/изъятие оригиналов документов» по списанию оригиналов документов с подотчета ответственного работника с приложением судебного акта.

229. Изъятие оригиналов документов также может быть произведено на основании соответствующей заявки работника ПКА в БРД «Сдача/изъятие оригиналов документов», при необходимости снятия копий с оригиналов документов для надлежащего формирования досье работниками ПКА. Порядок изъятия/сдачи оригиналов документов производится в соответствии с порядком, установленным настоящим Регламентом для нотариального заверения копий документов. После изъятия оригиналов документов работник ПКА на отснятых копиях документов проставляет штамп «Копия верна», Ф.И.О., дату сверки и подпись. При этом срок возврата оригиналов в Хранилище Банка не должен превышать 2 (двух) рабочих дней с момента изъятия оригиналов документов из Хранилища Банка.

230. В случаях, когда у работников Безопасности в ходе своей деятельности возникает необходимость проверки наличия оригиналов документов в Хранилище Банка, данными работниками посредством ПО «Lotus Notes» направляется служебная записка (с указанием перечня необходимых оригиналов документов в разрезе Заемщиков) в адрес руководителя ПКА (копия служебной записки направляется работнику Безопасности участвующего в процессе по сдаче/изъятию оригиналов документов) для организации совместной проверки наличия оригиналов документов в Хранилище Банка. Работник ПКА на основании полученной служебной записки посредством ПО «Lotus Notes» от работника Безопасности осуществляет действия по изъятию оригиналов документов в соответствии с порядком, установленным настоящим Регламентом для нотариального заверения копий документов. Распечатывание конверта и проверка наличия оригиналов документов в конверте производится работником ПКА в присутствии работников Безопасности. При наличии оригиналов документов в Хранилище Банка работник ПКА подтверждает соответствующую служебную записку с указанием, что оригиналы документы имеются. Возврат оригиналов документов в Хранилище Банка осуществляется согласно Главе 1 Раздела 8 настоящего Регламента. В случаях, если запрашиваемые оригиналы документов отсутствуют, проводится служебное расследование для поиска оригиналов документов в соответствии с процедурами, установленными внутренними нормативными документами Банка.

231. В случаях необходимости предъявления оригиналов документов для обозрения внутренним/внешним аудиторам, работник ПКА осуществляет изъятие оригиналов документов в соответствии с порядком, установленным настоящим Регламентом для нотариального заверения копий документов. Основанием для изъятия оригиналов документов является запрос, оформленный ответственным подразделением Банка в виде служебной записки посредством ПО «Lotus Notes» в адрес ПКА. По завершению работы внутренних/внешних аудиторов, ответственное подразделение Банка, инициировавшее изъятие оригиналов документов, возвращает оригиналы документов работнику ПКА по акту приема – передачи для сдачи в Хранилище Банка согласно Главе 1 Раздела 8 настоящего Регламента. При изъятии оригиналов документов подотчетное лицо указывается лицо, инициировавший запрос в ПКА, возврат оригиналов документов в Хранилище Банка осуществляется в сроки, согласно, указанной в служебной записке об изъятии оригиналов документов.

232. Примечание: Оприходывание дополнительных/новых оригиналов документов после изъятия осуществляется согласно пунктам 209-210 настоящего Регламента.