Раздел 9. Движение оригиналов документов

209. Оприходование документов в АБИС производится следующим образом:

по кредитной документации на Кредитный договор;

по залоговой документации на Договор обеспечения;

документация по гарантиям/аккредитивам, выпущенных вне рамок кредитной линии, на Кредитный договор по предоставлению гарантии/аккредитива.

210. Сдача/изъятие оригиналов документов в АБИС производится по общему количеству оприходуемых/изымаемых документов.

В распоряжении на оприходование в БРД «Сдача/изъятие оригиналов документов» указывается наименование, количество и реквизиты каждого оприходуемого документа, наименования Заемщика/Созаемщика/Залогодателя/Гаранта/Поручителя, номера Кредитного договора/Договора обеспечения.

В распоряжении на изъятия в БРД «Сдача/изъятие оригиналов документов» указывается основание изъятие, наименования Заемщика/Созаемщика/Залогодателя/Гаранта/Поручителя, номера Кредитного договора/Договора обеспечения и количество изымаемых документов, а также подотчетное лицо ответственное за изъятие оригиналов документов (при временном изъятии документов).

211. Оригиналы документов передаются работниками ПКА работнику Архива в отдельных запечатанных конвертах с указанием даты запечатывания, Ф.И.О. и подписи работника ПКА, штампа с указанием на конверте количество документов, наименования Заемщика/Залогодателя/Гаранта/Поручителя, номера Кредитного договора/Договора обеспечения с целью организации дальнейшего размещения и хранения их в Хранилище Банка.

212. Все распоряжения, оформленные в БРД «Сдача/изъятие оригиналов документов» для сдачи/изъятия оригиналов документов, предусмотренные настоящим Регламентом, подтвержденные и завизированные электронно в БРД «Сдача/изъятие оригиналов документов», ответственными подразделениями Банка, распечатываются работниками ПКА в 2 (двух) экземплярах, один приобщается в кредитное досье работниками ПКА с целью учета и контроля за движением оригиналов документов при сдаче/изъятии в/из Хранилище (-ща) Банка; второй экземпляр вкладывается в конверт при сдаче/изъятии оригиналов документов в Хранилище Банка.

213. Работник ПКА несет ответственность за наличие и содержимое документов находящихся в конверте, а также за соответствие реквизитов подлежащих сдаче/изъятию оригиналов документов (наименование документа, количество документов, номер, дата и т.п.), указанных в соответствующем перечне распоряжения в заявке в БРД «Сдача/изъятие оригиналов документов», реквизитам оригиналов документов, подлежащих сдаче/изъятию в/из Хранилище Банка.

214. Конверты с оригиналами документов запечатываются в присутствии ответственного работника ПКА, только после проверки ответственного работника ПКА наличия и содержимого документов находящихся в конверте, а также проверки соответствия реквизитов подлежащих сдаче/изъятию оригиналов документов, указанных в перечне распоряжения в заявке БРД «Сдача/изъятие оригиналов документов» и подтверждения заявки БРД «Сдача/изъятие оригиналов документов» и санкции по сдаче/ изъятию оригиналов документов в АБИС и указания подотчетного лица ответственного за изъятие оригиналов документов.

215. В случаях, предусмотренных настоящим Регламентом, передача запечатанных конвертов с оригиналами документов (как сдача, так и изъятие) от работника ПКА работнику Архива, и наоборот, осуществляется только в присутствии ответственного работника подразделения безопасности (далее - работник Безопасности). При этом работник Архива совместно с работником Безопасности проверяют целостность запечатанного конверта и количество документов указанных на конверте, а также проверяют соответствие реквизитов, данным и количеству, указанных на конверте с распоряжением в заявке в БРД «Сдача/изъятие оригиналов документов».

Работник Архива после подтверждения санкционирования проводок в АБИС, распоряжение в заявке в БРД «Сдача/изъятие оригиналов документов» распечатывает и подписывает у работника Безопасности, который в свою очередь ставит подпись с указанием Ф.И.О. и даты, а также прописывает слова «Подтверждаю принятие/выдачу в/из Хранилище)».

216. Поступающие в ПКА все служебные записки посредством ПО «Lotus Notes» от структурных подразделений Банка об изъятии оригиналов документов исполняются в течение 1 (одного) – 2 (двух) рабочих дней с даты поступления запроса и передаются по акту приема – передачи.