Организация документооборота в органах местного самоуправления как функция управления

Организационные документы являются правовой основой деятельности муниципалитета и содержат положения, обязательные для исполнения.

К организационным документам относятся:

• Устав муниципалитета, Уставы муниципальных предприятий и учреждений, Уставы общинных организаций;

• Положения о структурных подразделениях исполнительных органов местного

• самоуправления, о постоянных комиссиях местного самоуправления, об общественных организациях и советах;

• Регламент работы;

• Структура, штатное расписание

• Доверенность.

Организационные документы, с точки зрения срока действия, относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до утверждения новых. В органах местного самоуправления в зависимости от изменений в национальном законодательстве и местных условий и специфики предоставления муниципальных услуг, организационные документы либо разрабатываются заново, либо в них вносятся необходимые изменения и дополнения решением распорядительными документами главы местного самоуправления. В случае реорганизации деятельности муниципалитета разрабатываются новые организационные документы и их утверждение.

Независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационной формы, компетенции, структуры и других факторов, руководство любой организации наделяется правом издания распорядительных документов. Основное назначение распорядительных документов — регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций, входящих в его систему. От того, насколько эффективно регулируется деятельность, зависят результаты работы организации.

Решения, принимаемые органами местного самоуправления и фиксирующиеся в распорядительных документах, направлены на совершенствование организационной структуры муниципалитета, характера, содержания, средств и способов осуществления основной его деятельности, обеспечение организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами. Распорядительные документы, издаваемые в муниципалитете, издаются в условиях коллегиальности и единоличного принятия решения.

Планирование деятельности муниципалитета - важнейшая функция управления, позволяющая сделать работу муниципалитета максимально эффективной. Планируя деятельность, органы местного самоуправления достигают поставленные цели с наименьшими затратами времени, материальных и трудовых ресурсов, наиболее целесообразным и экономичным образом (плановые документы).

К плановым документам относятся: Программа; План; Стратегический план; График. Справочно-информационные документы: Протокол; Докладная записка; Предложение; Служебная записка; Объяснительная записка; Пояснительная записка; Заявление; Представление; Переписка (служебное письмо, телеграмма, факсограмма, телефонограмма, электронное сообщение).

Справочно-аналитическая документация: Акт, Справка; Сводка; Заключение; Отзыв; Перечень; Список.

Организация документооборота в государственных и муниципальных организациях, предприятиях и учреждениях, политических партиях, общественно-политических и некоммерческих организациях как функция управления.

Существующие системы организации делопроизводства можно разделить на три основных вида:

• централизованная (все операции по осуществлению делопроизводства сосредоточиваются в одном структурном подразделении);

• децентрализованная (все виды работ выполняются самостоятельно каждым структурным подразделением);

• смешанная (применяется в крупных учреждениях со значительным объемом документооборота).

Служба ДОУ (документационного обеспечения управления) – структурное подразделение предприятия, занимающееся вопросами организации и осуществления документооборота и делопроизводства в целом.

Стандартом документооборота определяется как движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Требования к документообороту:

• прямоточность движения документов;

• избирательность распределения документов между руководителями и исполнителями;

• прохождение документов кратчайшим путем, исключая или сводя к минимуму встречные и возвратные перемещения;

• обусловленность перемещения документов деловой необходимостью;

• единообразие маршрута движения и состава технологических операций для массовых категорий документов;

• однократность выполнения каждой операции;

• приспособленность к новым информационным технологиям.

Документооборот в некоммерческих организациях.

Организация документооборота должна основываться на определенных принципах, или правилах, обеспечивающих оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени. К таким принципам организации документооборота относятся следующие:

· централизация операций по приему, первичной обработке и отправке документов (это означает, что все документы, поступающие в организацию всеми способами доставки (по почте, факсу, электронной почте и др.) и отправляемые из организации, обрабатываются в службе ДОУ);

· максимальное сокращение числа инстанций прохождения и исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью (возвратным считается такое движение документа, при котором он поступает в ту инстанцию, в которой уже проходил обработку);

· маршрутизация отдельных видов документов (разработка схем прохождения документов);

· однократность регистрации документов (документы, поступающие в организацию и создаваемые в организации, регистрируются один раз: входящие – при поступлении, внутренние и исходящие – при создании; регистрация документов может осуществляться в службе ДОУ учреждения или в структурном подразделении);

· организация предварительного рассмотрения документов (распределение документов, поступивших в организацию, на документы, направляемые на резолюцию руководителю, его заместителям и передаваемые на исполнение непосредственно в подразделения; предварительное рассмотрение проводит специалист службы ДОУ (секретарь-референт или помощник руководителя);

· вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения;

· исключение необоснованных согласований, организация параллельного согласования документов одновременно несколькими работниками (копирование проекта документа или передача его по электронной почте одновременно всем заинтересованным лицам);

· снижение уровня подписания документов.

При организации документооборота в конкретной организации учитывается ряд факторов, в частности: форма организации делопроизводства (централизованная, децентрализованная, смешанная), структура организации (чем больше уровней управления, тем сложнее система документооборота), способы принятия решений и характер распределения обязанностей между руководителями организации.

Совокупность документов, движущихся по единому маршруту, составляет документопоток. Принято выделять три основных документопотока организации:

· поступающие (входящие) документы;

· отправляемые (исходящие) документы;

· внутренние документы.
106. Характеристика современных методов управления проектом в государственном и муниципальном управлении: теория и практика применения.

Методы определения целей проекта (Для анализа нечетких целей используют технику творческого процесса типа “мозговой атаки”, “записи идей”, “творческой конфронтации”, “систематического структурирования” и т.д. Суть метода состоит в структуризации проекта, т.е. декомпозиции его на структурные элементы и построении иерархической структурной модели проекта, необходимой и достаточной по составу структурных элементов для планирования и контроля работ на разных уровнях управления проектом и для различных его участников).

Методы сетевого планирования и управления (В методе критического пути и методе «ПЕРТ» проекты рассматриваются как сети отдельных событий и работ. Работа в этих системах представляет собой любой элемент проекта, на выполнение которого требуется время, и который может задержать начало выполнения других работ).

Методы планирования затрат (Эта важнейшая область управления проектом тесно связана с ценообразованием и сметным делом. Совокупность методов позволяет определить и оценить риск на разных фазах развития проекта, найти пути его снижения и влияния на основные параметры проекта. В инструментарий методов управления риском входят вероятностные и альтернативные сетевые модели, имитационное моделирование, экспертные системы, теория вероятностей и надежности, робастная технология и др).

Методы управления качеством (С помощью специальных методов качество проекта планируется и контролируется на протяжении всего жизненного цикла).

Методы управления конфликтами (Методы управления конфликтами позволяют их прогнозировать, оценивать и прекращать. А в случае их возникновения предлагают правила их разрешения).

Методы управления изменениями (В проект в процессе его подготовки и реализации вносятся многочисленные изменения. Разработаны методы прогнозирования, оценки и защиты проекта от изменений; способы фиксации изменений, организация документооборота и его корректировки в связи с изменениями).

Методы управления контрактами (Данные методы направлены на упорядочение и систематизацию процедур подготовки, согласования, оформления контрактов, контроль их выполнения и закрытие).

Методы организации управления проектами (Эти методы помогают сформулировать необходимый состав команды проекта, организовать его эффективную работу, обеспечить управление персоналом и наладить необходимые коммуникации между участниками проекта).

107. Характеристика основных технологий формирования и продвижения имиджа государственной и муниципальной службы: теория и практика применения.

Имидж - это образ отдельных конкретных деятелей, организаций, создаваемый по заданной схеме, с целью вызвать у массовой аудитории желательное восприятие его объекта и соответственно ту или иную активность в поведении.

Технология формирования имиджа представляет собой четко регламентированный, с точки зрения последовательности, процесс.

1 этап: выявление ожиданий и представлений целевой аудитории, связанных с объектом имиджа. Во время качественных исследований выявляется спектр мотивов, статистическая значимость которых проверяется с помощью количественных исследований.

2 этап: определение идеи, концепции имиджа (соответствие ожиданиям аудитории; сильные стороны объекта; оригинальность идеи по сравнению с конкурентами; связь с прошлой коммуникационной стратегией). В результате определяется, какой образ следует создавать объекту.

3 этап: формирование концепции имиджа (идея; лозунг – экспрессивное выражение идеи; символ – графическое выражение идеи; ключевые понятия – связаны с идеей).

4 этап: реализация концепции, которая происходит по нескольким направлениям (работа с объектом имиджа; работа с отражением объекта в СМИ).

· 1 направление: работа с объектом имиджа;

· 2 направление: работа с отражением объекта в СМИ (средствах массовой информации)

Если объектом является личность, то необходимо работать со следующим:

- программа действий, соответствующая идее и ожиданиям целевой аудитории (самый главный пункт для технологии ПР);

- внешний вид – костюм, прическа, жесты, телосложение, мимика.

- речь (темп, стилизация);

- поведение;

- детали окружения.

Если объектом является организация, то необходимо работать со следующим:

- программа действий;

- личность руководителя;

- офис;

- внешний вид сотрудников;

- стиль общения с посетителями и сотрудников между собой;

- управление спонсорскими проектами.

Также объектом может быть регион, муниципальное образование и т.п.

5 этап: оценка эффективности кампании по формированию имиджа. В результате, основной идеей является идея о том, что власть должна быть заботливой, следовательно, необходимо создавать образ заботливой власти.

Основными упреками граждан к власти являются:

· эгоизм,

· представление о том, что власть работает на себя и свои интересы и не заботится о населении (по данным социологических исследований).

В результате, основной идеей является идея о том, что власть должна быть заботливой, следовательно, необходимо создавать образ заботливой власти.

108. Методы организации, проведения и оценки эффективность переговоров и примирительных процедур в государственном и муниципальном управлении: теория и практика применения.

Деловые переговоры - это средство, взаимосвязь между людьми, предназначены для достижения соглашения, когда обе стороны имеют совпадающие, либо противоположные интересы.

Вариационный метод. При подготовке к сложным переговорам (например, если уже заранее можно предвидеть негативную реакцию противной стороны), продумайте следующие вопросы:

- в чем заключается идеальное решение поставленной проблемы в комплексе?

- от каких аспектов идеального решения можно отказаться?

- какие аргументы необходимы для того, чтобы должным образом отреагировать на ожидаемые предложения партнера?

- какое вынужденное решение можно принять?

Метод интеграции (Предназначен для того, чтобы убедить партнера оценивать проблематику переговоров с учетом их широких возможностей).

Метод уравновешивания. (При использовании этого метода учитывайте приведенные ниже рекомендации. Определите, какие доказательства и аргументы (факты, результат расчетов, статистические данные, цифры и т.д.) целесообразно использовать, чтобы побудить партнера принять Ваше предложение).

Компромиссный метод. (При компромиссном решении согласие достигается за счет того, что партнеры после неудавшейся попытки договориться между собой частично отходят от своих требований (от чего-то отказываются, выдвигают новые предложения).

В рамках примирительной процедуры стороны самостоятельно вырабатывают условия соглашения об урегулировании спора.

возможным вариантом организации примирительной процедуры является создание органа примирения. Используя данный механизм, стороны определяют процедурные правила примирения, устанавливают временные пределы для переговоров и как бы передают свои права по урегулированию спора органу примирения.

Механизм организации и деятельности примирительного органа предполагает, во-первых, создание этого органа самими сторонами спора из своего состава, во-вторых, равное представительство каждой стороны в указанном органе и, в-третьих, обязательность для сторон решения примирительного органа.

Выбор сторонами механизма примирения виде примирительного органа предполагает придание его решению силы соглашения сторон, ибо в противном случае сторонам пришлось бы проводить непосредственные переговоры по поводу решения органа примирения.