Анализ и практика делопроизводства в государственном и муниципальном управлении

Эффективность функционирования органов власти во многом определяется системой работы с документами. В ведомствах используется традиционная система делопроизводства, основанная на централизованном контроле документов на всех стадиях их исполнения. При значительных объемах обрабатываемых документов возникают проблемы, неизбежные при работе с бумажными документами: длительные процедуры движения документов внутри подразделения; вероятность утери документов; повышение затрат на организацию хранения и движения бумажных документов; высокая трудоемкость рутинных операций в деятельности чиновников, и нехватка времени на подготовку эффективных управленческих решений. Перечисленные проблемы приводят к увеличению сроков рассмотрения вопросов, снижению эффективности работы органов власти и управления.

Автоматизация делопроизводства предполагает, что при регистрации бумажного документа он переводится в электронную форму, а дальнейшая работа ведется в основном с электронными регистрационными карточками и представлениями документов. Применение такой технологии позволит: ускорить движение документов в подразделении; обеспечить своевременное рассмотрение документов; осуществлять эффективный контроль исполнения документов и принятия управленческих решений; повысить эффективность работы отдельных сотрудников и подразделения в целом; избавиться от множества копий бумажных документов; повысить обоснованность и качество принимаемых решений на основе предоставления исполнителю полной документационной базы.

Все документы делятся на входящие, исходящие и внутренние. Входящие документы, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передаются руководству на рассмотрение, а затем попадают к исполнителям. После исполнения документы помещаются в дела.

Каждый орган формирует собственный документальный фонд. Номенклатура дел органа согласовывается с экспертно-проверочной комиссией соответствующего федерального государственного архива.

В России, в общегосударственном масштабе, сложилась единая технология работы с управленческими документами, так называемая государственная система документационного обеспечения управления.

Можно выделить три наиболее ярких преимущества "российской модели" делопроизводства:

· контроль за документом, начиная с момента его поступления;

· централизация контрольных функций;

· единые нормы документооборота.

Максимальная централизация контроля за документооборотом предполагает, что документ должен быть сначала доложен руководству, а лишь затем, обрастая резолюциями в соответствии со служебной иерархией, он спускается к непосредственным исполнителям.

Российская модель документооборота не просто вполне совместима с современными подходами к процессам управления, но и существенно превосходит западные модели построения документооборота. Ведь в российской модели утеря документов может произойти только из-за прямого нарушения инструкций делопроизводства.