Технология совершенствования управления процессами

Совершенствование бизнес-процессов

Методология совершенствования бизнес-процессов охватывает весь диапазон действий по улучшению работы предприятия (отдельных его подразделений) начиная от постепенной модернизации и заканчивая полным перепроектированием всей структуры. Цель методологии - преобразование предприятия таким образом, чтобы оно в наибольшей степени удовлетворяло требованиям информационной эры, идеологии управления с точки зрения бизнес-процессов.

Изменение процессов необходимо, если выполнено хотя бы одно из следующих условий:

· У предприятия значительно изменились или расширились цели;

· Существенно изменились нужды, требования или желания клиентов;

· Критерии эффективности показывают, что производительность процессов стала существенно ниже текущих стандартов.

Основные Этапы метода

Рисунок иллюстрирует зависимость основных процессов BPI от внешних факторов:

· Внешняя Среда - процессы, находящиеся за пределами влияния процессов BPI

· Организационная Инфраструктура поддерживается существующими процессами

· Технологическая Инфраструктура обеспечивает информационную платформу и коммуникации для существующих процессов

Этапы (фазы) совершенствования бизнес-процессов

Предприятие не может позволить себе прекратить работу на время преобразований, поэтому обеспечение непрерывности перехода к новой структуре является основным требованием методологии. Изменения проводятся в виде последовательности шагов, каждому шагу должно предшествовать детальное планирование.

Стратегическое и бизнес планирование

Стратегическое планирование обеспечивает контекст разработки видения предприятия, являющегося фундаментальным инструментом при осуществлении процесса совершенствования. Чем более радикальные изменения требуется произвести, тем более важно связать усилия по совершенствованию бизнес-процессов со стратегическими и бизнес-целями и задачами. Планирование определяет направление развития, в то время как методология совершенствования бизнес-процессов представляет собой только средство.

Перепроектирование бизнес-процессов BPR

Основным инструментом данного этапа является моделирование как текущего, так и предлагаемого состояния бизнес-процессов. Модели позволяют анализировать процессы с точки зрения соответствия основным критериям эффективности, делать оптимальный выбор из альтернативных предложений. Единственным надежным критерием, позволяющим делать выбор из альтернатив является экономический анализ предполагаемых выгод и затрат, включая стоимость самого проекта и связанный с его реализацией риск.

В зависимости от результатов анализа, выбирается один из трех уровней совершенствования бизнес-процессов:

· непрерывное улучшение;

· модернизация бизнес-процессов;

· перепроектирование (радикальное совершенствование).

Планирование организационных изменений

Совершенствование бизнес-процессов затрагивает предприятие в целом, в том числе его организационную структуру и культуру взаимоотношений между сотрудниками. На этом этапе оценивается способность предприятия принять предлагаемую концепцию бизнес-процессов и планируются необходимые для поддержки новой структуры бизнес-процессов организационные изменения.

Планирование технологических изменений

В условиях третьей промышленной революции радикальное улучшение производительности возможно только при активном использовании информационных технологий. Технологии должны содействовать совершенствованию бизнес-процессов, а значит разработка технологических изменений должна проводиться совместно с перепроектированием бизнес-процессов.

С другой стороны, уже существующая технологическая платформа предназначена для поддержки текущего состояния процессов и может препятствовать осуществлению проекта совершенствования. Текущие технологические возможности должны оцениваться исходя из плана совершенствования процессов, требований, предъявляемых к поддержке процессов, времени и стоимости предполагаемых технологических изменений.

Разработка информационной системы

Если проект новой организации процессов затрагивает поддерживающие процессы информационную и коммуникационную инфраструктуры, соответствующие системы должны быть перепроектированы. Поскольку такие изменения и совершенствования всегда оказывают влияние на людей, на их взаимоотношения, вместе с процессами и технологиями перепроектируются и организационные компоненты; изменения неминуемо коснутся всего предприятия в целом. По сути можно говорить о новом проектировании предприятия.

Обычно на достаточно большом предприятии существует несколько похожих информационных систем, предназначенных для поддержки отдельных функций процесса. Для облегчения построения новой информационной системы и уменьшения риска неудачи из существующих систем выбирается так называемая миграционная система, на основе которой и разрабатывается целевая система.

Реализация проекта

Реализация проекта — наиболее критический этап всей методологии, поскольку он затрагивает существующие бизнес-процессы. Неудачи и проблемы могут нарушить исполнение бизнес-процессов и причинить непоправимый вред организации в целом. Успех реализации во многом зависит от правильности принятых на предыдущих этапах решений.

При реализации проекта надо учитывать и тот факт, что изменения затрагивают людей, их взаимоотношения, поэтому эффект производимых изменений не может быть полностью промоделирован в лабораторных условиях. Даже самые хорошие планы должны корректироваться в зависимости от реакции персонала и прочих заинтересованных в проведении процессов сторон.

Обеспечение условий непрерывного совершенствования

Главной целью обновления и перепроектирования бизнес-процессов является существенное улучшение показателей эффективности. Проведение описанных выше шагов должно приводить к достижению этих целей. Но для того чтобы эти показатели вновь не ухудшились, необходимо принятие и воплощение идеологии непрерывного совершенствования бизнес-процессов. Бизнес не является статическим, так что всегда возникают возможности для его улучшения. Кроме того, идеология непрерывного совершенствования процессов ориентирует персонал на клиента, на повышение качества его обслуживания.

Идеология непрерывного совершенствования подразумевает установление системы руководства и управления, культуры функционирования бизнес-процессов, обращенных в первую очередь на удовлетворение требований клиентов. Обычно методологию непрерывного совершенствования процессов связывают с технологией Общего Управления Качеством (Total Quality Management - TQM), еще одним, наряду с Перепроектированием Бизнес-Процессов, подходом к преобразованию предприятий в рамках данной методологии. Технология управления качеством призывает не дожидаться пока проблема возникнет, но предотвращать ее.

TQM и перепроектирование бизнес-процессов тесно связаны между собой, различие состоит скорее в способах и сроках, а не в целях. В то время как перепроектирование бизнес-процессов ведет к немедленному и существенному улучшению показателей производительности процессов, TQM утверждает долгий и непрерывный процесс совершенствования, приводящий к установлению и поддержанию прочных деловых связей с клиентом.