Виды служебных документов

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя, которые относятся к информационно-справочным документам.

Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу. Служебная записка по своему назначению близка к докладной записке, но в отличие от нее имеет внутренний служебный характер. Она составляется работником или руководителем структурного подразделения на имя руководителя или специалиста другого структурного подразделения.

Объяснительная записка – документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки). По структуре текста объяснительные записки отличаются от докладных тем, что не содержат выводов и предложений.

Справка – документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий. Справки бывают служебного и личного характера. Справки служебного характера представляются по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений и организаций (органов суда, следствия, прокуратуры, государственного надзора и др.).

Составление справок практикуется и внутри отдельных организаций по запросу руководителя для информации о выполнении планов, заданий, поручений. В деятельности кадровых служб часто используется такая разновидность этого документа, как справка о движении кадров.

Письмо – распространенный способ обмена информацией, который объединяет группу самых различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текста (по почте); служит средством общения между учреждениями, частными лицами; позволяет сообщать сведения и уведомлять о событиях. Письмо используют в случае, когда невозможно решить вопрос другими средствами (посредством беседы, телефонного раз-говора).

Телеграмма – документ, передающийся по телеграфу. Быстрота передачи бывает необходима, если другой, более медленный способ замедлит исполнение.

Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных органов.

Факс или телефакс (факсограмма) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (с помощью факсимильной аппаратуры).

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем).

Электронное сообщение – документ, переданный электронной почтой по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере.

Стенная печать органа (учреждения) – размещение актуальной информации об оперативно-служебной деятельности и жизни служебного коллектива в самодеятельных нетиражируемых изданиях.