Правило 60/20/20

Это правило, в силу его значимости, часто называют «основным правилом планирования».

Применение правила 80/20 при разработке краткосрочных и оперативных планов по некоторым причинам оказалось недостаточно эффективным. Например, при краткосрочном планировании не учитываются непредвиденные обстоятельства, в частности, необходимость быстрого изменения приоритетности задач и многое другое. Для устранения этих недостатков был разработан более детальный подход, который получил название «правило 60/20/20».

«Правило 60/20/20» распределяет время планирования в следующей пропорции:

· 60 % запланированного рабочего времени отводится для выполнения дел категории А и В;

· 20 % времени отводится для коллективной деятельности, выполнения дел, связанных с делегированием полномочий, проверкой качества и своевременного окончания, завершения работ;

· 20 % приходятся на непредвиденные дела (звонки, сверхсрочные совещания и обсуждения, не запланированный приход визитеров и т. д.).

Как и когда применять методы планирования времени

Метод простого планирования. Он часто применяется в обыденной жизни. Например, список дел и работ по дому, поход в магазин или на рынок со списком товаров, которые необходимо приобрести.

Метод приоритетного планирования более сложен по сравнению с предыдущим, но в практической деятельности он встречается довольно часто. Многие менеджеры считают его основным.

Метод «шести задач» встречается реже, и его в основном используют топ-менеджеры и владельцы фирм.

Метод А, В, С значительно сложнее всех предыдущих, однако его эффективность при правильном применении высока. Его применяют владельцы фирм,высшее руководство и руководители служб маркетинга, сбыта и снабжения.

Метод Эйзенхауэра является наиболее сложным, но эффективность его очень высока, поскольку все дела рассматриваются, планируются и выполняются с учетом важности, срочности и приоритетности.

Система текущего хронометража позволяет вести учет времени, которое затрачивается на выполнение основных и вспомогательных дел. Благодаря этой системе можно с большой точностью делать прогноз о времени на многие виды работ.

Система управления временем Б. Франклина широко используется в Америке и позволяет вести «сквозное» планирование деятельности, от принятых жизненных ценностей до выполнения повседневных дел и задач.

Многие специалисты, применяющие систему Франклина, отмечают ее высокую эффективность.

Принцип 80/20 может применяться как в сочетании с перечисленными классическими методами, так и независимо, когда во главу угла ставится достижение максимальных результатов при минимизации затрат.

Правило 60/20/20 позволяет вам с меньшими эмоциональными и физическими затратами достигать намеченных целей.

Рекомендации по планированию времени:

1. Выделяйте время для планирования. Расписание на следующий день лучше составлять вечером после окончания или, еще лучше, в конце рабочего дня.

2. Не планируйте слишком много дел на день.

3. Не делайте расписание жестким. В противном случае любой сбой в расписании будет приводить к срыву остальных дел.

4. Наиболее высокая работоспособность человека в утренние часы или в первой половине дня, поэтому планируйте на это время решение первоочередных дел.

5. При планировании концентрируйтесь на возможностях, а не на проблемах.

6. Организация личного планирования очень зависит от особенностей характера и рода деятельности человека.Учитывая свои особенности, можно повысить свою производительность и работать с позитивным настроем.

7. Эффективную систему краткосрочного и оперативного планирования человек может разработать только сам, взяв за основу существующие методы и критически оценив преимущества и недостатки каждого из них.

8. Апробируйте каждую методику в течение одной недели.

9. Определите, какая из них более всего вам подходит.

10. Модернизируйте или создайте свою систему планирования.

Методы выполнения оперативных (ежедневных) планов

Ф. У. Тейлор: «На хорошо организованном предприятии все делается неторопливо, никто никуда не бежит и не суетится».