Принятие решений с помощью диаграммы шести слов

Изучить причины, вызывающие проблему, можно при помощи обследования, которое заключается в постановке вопросов по рассматривающей проблеме. Данный метод называется 5W1H по первым английским буквам слов, составляющих вопросы. Эти слова: Why?(Почему?),What?(Что?),When?(Когда?),Where?(Где?),Who?(Кто?),How?(Как?).

Суть данного метода заключается в том, что по очереди задаются вопросы о том,когда проблема возникает и когда не возникает - это позволяет всесторонне рассмотреть существо вопроса.

Проведение данного метода состоит из шести шагов.

Шаг 1

Перед началом построения диаграммы участникам группы еще раз следует убедиться в том, что формулировка не общая, а достаточно конкретно определенна. Данную диаграмму рекомендуется использовать при рассмотрении реальных практических ситуаций.

Поскольку группе предстоит рассмотреть проблему по двенадцати формулировкам вопросов, следует заранее подготовить 12 больших листов бумаги,на которых они будут зафиксированы.

Шаг 2

Перед началом обсуждения необходимо четко сформулировать 12 вопросов на основе полученной ранее формулировки проблемы. Слова в вопросах(почему, что,где,кто как) должны использоваться дважды:при наличии проблемы и при ее отсутствии.

Вопросы могут быть сформулированы следующим образом, когда проблема возникает?

· Как вы определяете, что данная проблема существует, и как, что она не существует?

· Где возникает данная проблема и где она возникает?

· Что является причинной данной проблемы и что означает ситуация “нет проблемы”?

· Кто способствует, и кто препятствует возникновению данной проблемы?

· Почему данная проблема возникла именно сейчас и почему она не возникла раньше?

Формулировать вопросы необходимо таким образом, чтобы они помогали собрать как можно больше информации по рассматриваемой проблеме. После этого следует записать все 12 вопросов в виде заголовков на отдельных листах бумаги.

Шаг 3

Руководитель размещает на видном месте плакат с правилами проведения мозгового штурма и проводит разминку с участниками группы.

Шаг 4

На данном шаге участники группы проводят сессию мозгового штурма по выдвижению идей по каждому вопросу,определенных в виде заголовков. Руководитель задает тему обсуждения, устанавливая порядок рассмотрения сформулированных вопросов. Рекомендуется придерживаться следующего порядка

1. Рассматриваются вопросы- когда?

2. Далее вопрос со словом - как?

3. Где?

4. Что?

5. Почему?

Если при проведении мозгового штурма высказываются идеи, которые больше подходят не к обсуждаемому в данный момент заголовку, а к какому-либо другому, то их следует записать на соответствующем листе и затем вернуться к рассмотрению первоначального вопроса.

Шаг 5

Так же, как и в построении диаграммы “рыбьи кости”, необходимо провести “инкубацию идей”. Для этого так же следует определить период времени, в течении которого будет происходить обдумывание. Затем лучше всего разместить эти листы в доступном месте, чтобы в течении определенного срока участники группы и другие сотрудники предприятия могли принять участие в дальнейшем построении диаграммы.

Шаг 6

На данном шаге группа должна провести анализ диаграммы с целью выделения тех идей, на которых в дальнейшем будут сосредоточены усилия по поиску решений. Кроме того, стоит сразу отбросить те идеи, осуществление которых в данной организации мало осуществимо.

Подводя итоги, также следует выделить шесть шагов в использовании диаграммы шести слов:

1. Четко определить проблему.

2. Согласовать 12 вопросов и записать их.

3. Повторить правила мозгового штурма.

4. Провести мозговой штурм.

5. Осмыслить идеи, зафиксированные на плакатах.

6. Проанализировать идеи и выделить ключевые вопросы для сбора данных по ним.