Рекомендации и предложения по совершенствованию информационного обеспечения деятельности руководителя

На современном этапе руководство недооценивает информационную функцию сбора информации, внедрения информационных технологий и интегрирования их с систему управления, при разработке более эффективной системы информационного обеспечения принятия управленческих решений с учетом совершенствования. В этой схеме следует учитывать различные информационные базы данных для принятия более оптимальных и своевременных решений. Информационный компонент будет являться тем инструментом, который будет решать вопросы взаимосвязи на уровне единого информационного пространства. Таким образом, создание информационной структуры является первоочередной задачей.

Главной целью этой системы является совершенствование процесса получения и использования знаний во всех сферах социально-экономической, политической и общественной жизни жителей города по созданию условий, обеспечивающих достойную жизнь горожан.

Основными составляющими этой главной цели являются:

- информационное обеспечение процесса принятия управленческих решений к новым условиям хозяйствования и его функционирования в условиях рыночных отношений;

- информационное обеспечение функций подразделений местной власти;

- информационное обслуживание горожан.

Для достижения этих целей приняты следующие основные принципы информационного обеспечения принятия управленческих решений:

- подчиненность целей информатизации целям социально-экономического развития города и городского хозяйства;

- системный подход к процессам информатизации городского хозяйства;

- установление приоритетов разработки и внедрения информационных технологий и систем на основе исследований информационных потребностей администрации при принятии решений по сферам;

- ориентация на экономические методы управления развитием информатизации в условиях рыночных отношений;

- обеспечение совместимости информационных технологий и систем в рамках города и городского хозяйства, а также с вышестоящими уровнями информатизации на основе их стандартизации и унификации;

- -правовая защищенность информационных продуктов.

Основными компонентами этой модели являются:

1. Расчетно-аналитические приложения, поддерживающие технологию подготовки отчетных документов, как основы принятия управленческих решений.

2. База документов для хранения результатов деятельности Комитета и подсистемы документооборота.

3. База данных для хранения отчетной статистической информации и подсистема ведения информационной базы.

4. База знаний для хранения отношений между статистическими параметрами в виде модели социально-экономической деятельности региона.

5. Система экономического моделирования Economics для прогнозирования.

6. Интерфейс пользователя для формирования заданий и сопровождения процесса работ с системой.

В нашем случае необходим достаточной минимум баз данных: «Население города», «Фонды города», «Городская инфраструктура», «Городской бюджет» города Георгиевска.

База данных «Население города» создается на основе информации из отделов социальной защиты, образования, здравоохранения, данных паспортного стола, данных финансово-лицевых счетов, центров занятости и т. д.

Рисунок 7. Модель данных «Население города»

База данных «Фонды города» создается на основе информации агентств технической инвентаризации и Главного управления архитектуры и градостроительства, комитета по земельным реформам и земельным ресурсам, жилищно-эксплуатационных организаций, горгаза, горсвета, «Тепловых сети», городской телефонной сети,, городского управления культуры.

Информация может быть разделена на город в целом, городские районы, микрорайоны, участки ЖЭУ и т. д.

Территориальные объекты делятся на точечные, линейные объекты и площадные. К точечным объектам можно отнети здания и сооружения, опоры электропередач, колодцы, люки и т. п. К линейным объектам относятся линии электропередач, коммуникации, телефонные и радиосети, улицы, маршруты общественного транспорта и т. п. К площадным — кварталы, избирательные участки, участки почтовых отделений и т. п.

Рисунок 8. Модель данных «Фонды города»

Классифицировать объекты можно по основным и относительным показателям.

Состав основных показателей, например, точечного объекта:

- вид объекта (жилые, нежилые здания, памятники, инженерные сооружения;

- собственник объекта;

- владелец участка;

- вид деятельности;

- налоговые показатели;

- наименование товаров и услуг;

- экологические показатели.

В состав относительных показателей входит уровень развития площадных объектов (интегральные оценки, показатель которых характеризовали объект), население, здравоохранение, экология и т. д.

База данных «Городская инфраструктура» будет содержать информацию об объектах городской инфраструктуры, при этом необходимо обеспечить единую идентификацию объектов городской инфраструктуры, (то есть стандарт на адрес и наименование по всей территории).

Рисунок 9. Модель данных «Городская инфраструктура»

База данных «Городской бюджет» будет создаваться на основе информации городского финансового отдела, налоговой инспекции города и района.

Рисунок 10. Модель данных «Городской бюджет»

Предложение построить данную информационно-управленческую систему необходимый шаг для усовершенствования и частичной автоматизации принятия управленческих решений в свете тенденций развития муниципального образования и повышения эффективности управления им.

Все сказанное обусловливает приобретение новых свойств в управленческой деятельности:

1. Оперативность.

2. Своевременность.

3. Релевантность (упор на факты).

4. Качество. Это относится, прежде всего, к управленческим решениям.

5. Улучшение и оптимизация информационных потоков.

Исходя из приведенных данных, получаем принципиально новую схему информационного обеспечения руководителя кооператива.

Рисунок 11. Усовершенствованная система информационного обеспечения принятия управленческих решений

Все предложенные рекомендации следует закрепить локальным нормативно-правовым актом, для чего следует разработать положение об организации информационного обеспечения.

ПОЛОЖЕНИЕ

«Об организации информационного обеспечения управления в администрации города Георгиевска»

1.Общие положения»

1.1. Настоящее Положение «Об организации информационного обеспечения управления администрации города Георгиевска», разработано в соответствии с Уставом города и Порядком взаимодействия подразделений, руководителей и специалистов (протокол от … 2012 г.).

1.2. Настоящее Положение ориентировано на организацию и совершенствование в администрации процессов информационного обеспечения управления деятельности руководителя и повышение качества принятия решений.

1.3. Настоящее Положение определяет:

§ основные информационные ресурсы Администрации, необходимые для осуществления управления подразделениями;

§ источники информационного обеспечения управления;

§ субъекты информационного обеспечения управления ДЗО;

§ основные процессы информационного обеспечения муниципального управления и порядок их организации.

2. Основные информационные ресурсы Администрации

2.1 Основные информационные ресурсы администрации при осуществлении управления подразделениями:

§ информация о структуре собственности муниципалитета;

§ информация о структуре и компетенции ОМСУ и, правах по управлению и контролю, закрепленных в учредительных и внутренних документах;

§ информация о планируемых и состоявшихся событиях и результатах участия в них представителей администрации (общие собрания, заседания ревизионных комиссий, проверки финансово-хозяйственной деятельности);

§ информация о деятельности исполнительных органов МСУ;

§ информация о результатах финансово-хозяйственной деятельности администрации;

§ базы данных – иинфраструктура, кадры финансы и бухучет, а также вся управленческая информация в соответствии с ГОСТ Р 6.30 – 2003 и ОК 011—93.

3. Источники информационного обеспечения муниципального управления

3.1 Источниками информационного обеспечения управления ГОСТ Р 6.30 – 2003 и ОК 011—93 являются:

§ учредительные документы;

§ внутренние документы, регламентирующие деятельность администрации;

§ протоколы органов управления и контроля;

§ отчеты администрации;

§ отчеты подразделений администрации о своей деятельности;

§ бюджетная отчетность;

§ публичная отчетность;

§ заключения ревизионной комиссии по результатам проверки финансово-хозяйственной деятельности;

§ публикации в печатных изданиях, заявления СМИ;

§ иные источники, содержащие информацию о деятельности администрации, которая может быть использована при осуществлении управления.

4. Субъекты информационного обеспечения управления

4.1 Субъектами информационного обеспечения муниципального управления являются:

§ подразделения и должностные лица администрации, участвующие в управлении;

§ Представители администрации в различных оргнизациях;

§ Муниципальные служащие;

§ органы управления и контроля;

§ подразделения и должностные лица исполнительного аппарата;

4.2 Подразделения и должностные лица исполнительного аппарата администрации участвуют в информационном обеспечении управления в соответствии со своей компетенцией.

4.3 Представители администрации в организациях участвуют в информационном обеспечении управления в соответствии с Порядком взаимодействия.

5. Процессы информационного обеспечения управления администрации

5.1 Система информационного обеспечения управления администрации включает в себя следующие процессы, организуемые в администрации:

§ формирование базы по структуре собственности

§ формирование базы данных нормативно-правовых документов и внутренних документов, регламентирующих деятельность ОМСУ;

§ учет и анализ социально-экономической составляющей;

§ сбор и анализ информации о местном сообществе;

§ формирование баз данных.

6. Заключительные положения

6.1 Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения.

6.2 Информационные ресурсы администрации (информация, документы, материалы и др.), составляющие систему информационного обеспечения кооперативного управления, не подлежат раскрытию третьим лицам. Иной режим доступа к информационным ресурсам управления может быть установлен организационно-распорядительными документами администрации.

6.3 В процессе информационного обеспечения управленческой деятельности руководители подразделений осуществляют электронное взаимодействие по локальной вычислительной сети с целью координации потоков информации, эффективного управления и получения дополнительных информационных ресурсов.

Данная разработка предназначена для автоматизированной реализации экспертного метода оценки влияния факторов, как основы приятия управленческих решений.

В основе построения алгоритма метод парных сравнений ранжированных оценок факторов (оценки выставляются экспертами при опросе). Матрицу рангов подвергают процедуре парных сравнений для того, чтобы установить в каждой паре наиболее важный ранг.

Для облегчения этой процедуры составляют матрицу парных сравнений, в которой отражается число случаев, когда параметр i определяется как наиболее важный, чем параметр j.

Установление степени согласованности мнений экспертов – следующий этап.

Мерой согласованности является так называемый коэффициент согласия

Рассчитывается с помощью встроенных возможностей Excel.

Для ускорения вычисления таблицу А преобразовываем в матрицу Б так, чтобы факторы были расположены в порядке убывания сумм по строке.

После чего рассчитывается коэффициент согласия.

Уровень значимости V коэффициента согласия по Х² определяют как

X² = V * m * n (n – 1)

Затем определяют степени свободы v = n - 1

По которым из таблиц находят Х²_набл для заданного уровня значимости (0,1 или 99%).

На основе результатов матрицы А строим матрицу Р, показывающую процентное отношение случаев, когда фактор i оказывался более значимым, нежели фактор j, в общем числе полученных оценок.

Рассчитывается с помощью встроенных возможностей Excel.После получения обобщенной матрицы Р, элементы которой pij представляют относительное число предпочтений, полученных от всех экспертов, по каждому подходу перед каждым другим подходом, производим их шкалирование.

Процедура построения шкальных оценок состоит в том, чтобы обратить наблюдаемые отношения pjj (матрица Р) в ожидаемые zij по уравнению нормированного отклонения, используя таблицу нормированного нормального распределения. Эти zij составляют матрицу основного преобразования Z.

Далее проводится проверка на непротиворечивость. Рассчитываются три средних линейных отклонения и сравниваются с наибольшим по абсолютной величине расхождением между наблюдаемой и расчетной величиной ∆ij.

Для запуска программы следует открыть файл электронной таблицы Excel «Эксперт». При запуске появится окно с предупреждением о наличии макросов в тексте программы (рис. 12).

Рисунок 12. Запуск программы

Рисунок 13. Исходная матрица

Следует нажать среднюю кнопку «Не отключать макросы», иначе программа, написанная на языке Visual Basic for Applications не сможет работать.

Затем появляется лист рабочей книги Excel с названием «Исходная матрица» (рис. 13). Здесь вводят исходную матрицу, количество экспертов и подходов. Далее нажмите кнопку «Матрица А».

Рисунок 14. Матрица А

На экране появится рассчитанная Матрица А: Число случаев, когда параметр i определяется как более важный, чем параметр j, а также некоторые данные для расчета коэффициента конкордации. (Рис. 14) Для продолжения нажмите кнопку «Матрица Р».

На экране появится рассчитанная Матрица Р: доля случаев, когда параметр i определяется как более значимым, чем параметр j, рассчитанная на основе Матрице А. (Рис. 15) После получения обобщенной Матрице Р нажмите кнопку «Матрица Z». Выполняется программа по расчету Матрицы Z.

Рисунок 15. Матрица основного преобразования

На экране появится рассчитанная Матрица Z: основного преобразования (различий). (Рис. 16) Нажмите кнопку «Рассчитать показатели».

Рисунок 16. Расчет показателей

На экране появится страница «Последняя» (Рис. 17) с рассчитанными показателями нормированной относительной важности. Для проверки на непротиворечивость нажмите кнопку «Проверка».

Рисунок 17. Показатели относительной важности

На экране появится таблица «Проверка», среднее линейное отклонение и результаты о данных (Рис.18) Для продолжения нажмите кнопку «Матрица Б».

На экране появляется Матрица Б: Преобразование факторов, а также рассчитанные данные для расчета коэффициента согласия и сам коэффициент согласия. (Рис. 19) Для расчета Х²табл нажмите кнопку «Расчет Х²». Выполняется программа по расчету Х²табл (рис. 20).

По окончании работы следует закрыть программу без сохранения изменений.

Рисунок 18. Результаты о данных

Рисунок 19. Матрица Б

Рисунок 20. Расчет коэффициентов согласия