Анализ системы информационного обеспечения деятельности руководителя

Проведем анализ принятия управленческих решений по следующей градации - степень ответственности за его принятие:

· единоличное решение и персональная ответственность за него с правом подписи — Я;

· персональная ответственность за решение при коллегиальной форме принятия решения с правом подписи — V;

· то же без права подписи — Р;

· согласование, визирование — С;

· исполнение — Т.

Таблица 1

Анализ процесса принятия решений руководящими работниками

Проведенный анализ позволяет сделать следующие выводы:

· высокий уровень централизации власти

· отсутствие делегирования полномочий

· предельная загрузка главы администрации и его полная ответственность по всем вопросам

· номинальная ответственность руководителей отделов

· жесткая структура исполнителей.

Все информационные потоки в администрации города Георгиевска можно разделить на два вида: внешние и внутренние.

К внешним относится информация, циркулирующая между муниципалитетом, организациями, вышестоящей властью и населением.

Ко внутренней относится управленческий документооборот администрации (см. рис. 2), информационные массивы, статистическая информация и т.д.

Надо отметить, что информация может быть двух видов – необработанная и обработанная. Скажем, информация, поступающая от потребителей, является первичной, необработанной, а внутренняя или, например, статистическая информация – чаще всего уже имеет определенную структуру и формат, что позволяет ее легче формализовать и быстрее обрабатывать. При этом она должна отвечать всем требованиям, предъявляемым к информации.

Рисунок 2. Основные информационные потоки

Получаемая информация накапливается, обрабатывается и становится информационным ресурсом, включаемым в общую информационную систему, а Глава администрации и руководящие работники – владельцами информационного ресурса. При этом возникают две большие проблемы: возможность поиска необходимой информации и возникновение избыточности информации.

Рассмотрим основные информационные потоки и ресурсы.

Информационные потоки.

Перечислим виды, источники и получателей информации, поступающей в администрацию:

От муниципальных служащих – поступает делопроизводителю и далее по назначению - руководителю:

- служебные записки;

- докладные;

- заявления;

- обращения и т.п.

От организаций и предприятий – поступает в профильные подразделения администрации города Георгиевска, откуда затем после обработки выделяется необходимая база для эффективного управления, которая и составляет основу информационного обеспечения принятия управленческих решений:

- социальная – информация о различных слоях населения (военнослужащих, пенсионерах, несовершеннолетних);

- экономическая – информация о ценах, налогах, финансово-экономическом положении предприятий и города в целом, статистическая;

- юридическая, правовая – законы, указы, постановления, распоряжения, письма и циркуляры;

- организационная;

- справочная – реестры, справочники, перечни.

Информационные ресурсы.

Информация, поступая в те или иные отделы, подразделения, накапливается там, определенным образом обрабатывается и структурируется, образуя информационные ресурсы.

В силу естественных объективных причин ресурсы являются распределенными, формируясь в различных подразделениях администрации.

Далее следует понимать, что при обработке часть информации остается на бумаге, часть переводится в электронный вид, некоторая часть особо ценной информации существует в обоих видах.

Такие логически связанные структуры информации мы будем называть базами данных (БД).

Структуры, хранящие и обрабатывающие базы данных, неизбежно вынуждены обеспечивать актуальность информации, т.е. регулярно ее обновлять и корректировать. Такие структуры мы будем называть источниками информационных ресурсов.

Кратко перечислим основные информационные ресурсы и их источники.

В разрезе подразделений – базы данных по финансам и бухгалтерскому учету (единственная автоматизированная информационная система на базе «1.С»), по экономической и социальной сфере города, по персоналу, муниципальному маркетингу, оперативная и т.д.

Данный список можно продолжать и дальше, но здесь отмечены все основные базы данных, которые формируются в структурных подразделениях администрации города Георгиевска и используются для принятия управленческих решений.

Так же используются в работе информационные ресурсы таких организаций, как Правоохранительные органы, Налоговая инспекция по городу Георгиевску и Георгиевскому району, система «Консультант - Плюс». Информация из указанных источников используется для обеспечения оптимального управленческого процесса с учетом возможных изменений инфраструктуры деятельности организации.

Сегодня уже многие пришли к мысли, что информационная культура и культура работы с документами - это часть производственной культуры, а та, в свою очередь, является важной предпосылкой успешной деятельности в условиях рынка. Поэтому информационное обеспечение и как его составляющая система документооборота - такая же часть управленческой инфраструктуры, абсолютно равноправная и необходимая, как и оборудование, ресурсы и персонал. Эта идея понятна любому руководителю. Руководитель теряет много времени от неправильно или несвоевременно оформленных документов – то есть неудовлетворительного и искаженного информационного обеспечения, от неверных управленческих решений или от невозможности быстро найти нужный документ или информацию.

Все документы, которые обращаются в системе и информационного обеспечения принятий управленческих решений, в администрации города Георгиевска разделяют следующим образом:

1. Входящие

2. Исходящие

3. Приказы (основные документы в непосредственной реализации управления)

- по основной деятельности

- по командировкам

- по личному составу

4. Внутренние

- финансовые

- служебные

Затраты на информационное обеспечение в администрации – это работа с документами, которая складывается из нескольких моментов. Это время на составление документа и на его регистрацию. Затраты времени на составление документов зависят от сложности документа, от наличия уже подобных готовых документов и от технического обеспечения (наличие современного персонального компьютера, программного обеспечения и принтера). Затраты на регистрацию документа состоят из времени согласования, регистрации у секретаря, утверждения и доведения до исполнителя. Многие руководители не обращают внимания на такие затраты, но в крупных организациях количество обращаемых документов может существенно возрастать. Поэтому проведём анализ количества документов обращаемых в организации, определим их основные потоки.

Делопроизводителем организации ведётся регистрация всех документов в специальных журналах. Кроме того, действует система контроля поручений. Проанализируем поток документов по годам для того, чтобы просмотреть динамику информационного обеспечения по данной подсистеме. Анализ дополнительно проведём по месяцам, для определения пиковых нагрузок и сезонности.

Функции делопроизводителя:

1) Приём и регистрация внутренней, входящей, исходящей корреспонденции.

2) Приём на подпись проектов писем, приказов по основной деятельности.

3) Подготовка приказов по командировкам сотрудников на основании подписанных ректором служебных записок.

4) Проверка правильности составления всех документов, передаваемых на подпись Главе администрации.

5) Регистрация внутренних, входящих и исходящих документов в автоматизированной системе делопроизводства.

6) Регистрация приказов по основной деятельности и по командировкам сотрудников с оформлением командировочных удостоверений.

7) Доведение до исполнителей приказов по основной деятельности.

8) Формирование дел и сдача их в архив.

9) Контроль за правильностью ведения делопроизводства в подразделениях.

Функции секретаря - референта:

1) Регистрация передаваемых подразделениями счетов и других документов на оплату и передача их в бухгалтерию.

2) Постановка документов с резолюциями на контроль и снятие с контроля.

3) Передача документов исполнителям и в сектор делопроизводства.

4) Извещение сотрудников о проводимых совместно с Главой администрации совещаниях.

5) Оперативная связь со сторонними организациями и отдельными гражданами (телефон, факс и т.д.)

6) Учёт приёма граждан и сотрудников по личным и служебным вопросам.

7) Формирование подписки предприятия и контроль поступления подписных изданий.

8) Составление графика работы сотрудников работающих на штатных должностях по совместительству.

9) Выполнение машинописных и копировально-множительных работ.

10) Ведение протокола заседаний ректоратов, оформление выписок из протоколов.

11) Ежедневное составление совместно с Главой администрации плана его работы на день.

Фактически в приёмной работают два человека. Они вдвоём не в состоянии выполнять все эти функции. Нет чёткого установленного времени на регистрацию документов. Документ на подписи у руководителя может пролежать неограниченное время или потеряться. Электронная почта не используется, так как простое оповещение сотрудников делается по телефону или устно при встрече. Могут часто возникать ситуации, когда руководитель на служебной записке разрешает, а затем при появлении счёта или приказа– запрещает, противореча себе. Главой администрации явно перегружен информацией и документами для оптимального принятия решений.

В администрации города Георгиевска есть утверждённая схема документооборота. Ниже на рисунке представлена схема документооборота.

Рисунок 3. Схема документооборота

В результате просмотра журнала регистрации и анализа полученной информации была составлена таблица, где представлена сводная информация по каждому виду документа в динамике по годам (2009 -2011). Из таблицы 2 можно определить структурную характеристику документооборота и как она меняется по годам.

Таблица 2

Анализ структуры документооборота

Из таблицы, видно, что доходы бюджета города возрастали из года в год на 16,6% (в 1,16 раза) и на 32% (в 1,323 раза), а общее количество документов в организации увеличилось до уровня 103 и 106 процентов от предыдущего года. В 2005 году успешно введено автоматизирование бухгалтерской информации и установлена в этом подразделении локальная сеть отдела финансового и бухгалтерского контроля – явно прослеживается снижение объемов данной информации и документооборота в среднем за два года на 15 % от предшествующего уровня.

При более подробном рассмотрении последней таблицы, где анализируется структура документооборота видно, что потоки всех документов возрастали.

Таблица 3

Выявление сезонности в объёме документооборота

Администрация города Георгиевска - сезонно независимое предприятие.

Из представленной выше таблицы видно, что четвертый квартал период повышенной активности организации, так как администрация именно в этот период максимально работает, что связано со спецификой его деятельности. Ниже на рисунке представлены графики с учетом специфики работы организации.

В результате проведённого анализа выявлено, что основные потоки информации идут через финансово – экономические службы. Также определилась наибольшая активность работ, связанная со спецификой деятельности. В результате внедрения в финансовом подразделении локальной сети и автоматизации части документооборота и информационного обеспечения вообще и Главы администрации в частности, то в данной сфере выявлено общее снижение потока информации.

Рисунок 4. Динамика объёма документооборота в течение года

Исходя из полученных результатов, можно сделать вывод о необходимости совершенствования информационного обеспечения принятия управленческих решений и внедрения современных информационных комплексных систем.

Рисунок 5. Информационное обеспечение деятельности руководителя