Информационное обеспечение деятельности руководителя

Деятельность руководителя нуждается в предоставлении своевременной, достоверной и полной информации, т. е. в информационном обеспечении.

Информационное обеспечение деятельности руководителя — это осуществление действий по предоставлению своевременной, достоверной и полной информации субъекту управления (руководителю) с заданной периодичностью[18].

Следует особо отметить, что значительная часть информации, используемой в управленческой деятельности, существует в форме документов. Документационное обеспечение управленческой деятельности играет важнейшую роль в современных процессах управления, так как подавляющее число управленческих решений в настоящее время в обязательном порядке фиксируются на бумаге. Вместе с тем документационное обеспечение управления представляет собой отдельную и достаточно сложную отрасль современной науки и подробно рассматривается в специальной литературе. В рамках настоящего исследования мы будем рассматривать информационное обеспечение деятельности руководителя в свете использования современных информационных технологий.

Информационная технология возникла на Земле несколько миллионов лет назад вместе с нечленораздельными звуками, мимикой, жестами, прикосновениями и другими первыми приемами общения наших предков. Но тогда обеспечивался лишь обмен сиюминутной оперативной информацией между индивидами. Только около 100 тысяч лет назад с развитием речи стало возможным индивидуальное накопление информации в памяти человека. Коллективную память человечеству дало возникновение письменности V-VI тысячелетий назад. Письменность позволила реализовать полный набор процессов переработки информации: сбор, передачу, хранение и другие. Эти возможности открыла фиксация информации на материальных носителях.

В процессе эволюции развивается и проходит ряд метаморфоз информационное обеспечение, которое до середины 60-х годов прошлого века существует в основном на базе документационного обеспечения.

Документирование— это запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

Статья 5 Федерального закона от 20.02.1995 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» устанавливает: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы».

Современное документирование включает использование всех способов фиксации и передачи информации. В управленческой практике преобладающим способом документирования на сегодняшний день является их принтерная или машинописная печать. Однако такие документы, как заявления, объяснительные записки и докладные записки, создаются и рукописным способом.

Основной базовой единицей информационного обеспечения становится документ, который и в настоящее время является неотъемлемой частью в работе руководителя любого ранга. Движение документов образует документооборот – подсистему информационного обеспечения, возможно наиболее актуальную его часть в рамках рассматриваемой темы. Вуду чего необходимо рассмотреть ряд важных в теоретическом плане определений.

Документ[19] – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документами могут быть – текст, рисунок, графика, фотография, аудио-и видеозапись.

Документооборот[20] - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Документационное обеспечение руководителя[21] – сфера, охватывающая вопросы документирования, организации работы с документами в процессе управления, основная цель которой информационное обеспечение управления.

Таким образом, документ и его движение – неотъемлемая часть информационного обеспечения руководителя.

Задачи информационного обеспечения процесса управления заключаются в следующем:

— удовлетворение информационных потребностей управляющих органов;

— определение и отбор источников информации;

— правильная интерпретация и систематизация полученных данных;

— проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных;

— исключение дублирования информации;

— представление данных в едином и удобном для восприятия формате;

— многократное использование полученной информации;

— постоянное обновление данных.

Таким образом, информационное обеспечение является неотъемлемой частью любой управленческой деятельности. С его помощью происходит распространение необходимой информации среди компетентных лиц и ее эффективное использование в процессе принятия управленческих решений.

Для каждой функции управления задачи информационного обеспечения будут отличаться по составу и содержанию.

Информационное обеспечение функции планированиясостоит в реализации следующих процедур:

— сбор, обработка и анализ информации об имеющихся ресурсах (материальных, кадровых и пр.) для определения реальных плановых показателей и сроков исполнения планов;

— документационное оформление планов и доведение их до исполнителей;

— получение и анализ информации о ходе выполнения планов для организации дальнейшего планирования.

Информационное обеспечение функции календарно-планового руководствазаключается в реализации следующих процедур:

— сбор и анализ информации о ходе выполнения планов, состоянии плановых показателей и сроках исполнения;

— сбор информации об условиях функционирования предприятия и их влиянии на ход выполнения плана;

— доведение полученной информации до ответственных руководителей для принятия решения о необходимости корректировки их действий;

— документационное оформление принятых решений и доведение их до исполнителей;

— предоставление необходимой информации подразделениям и руководителям, осуществляющим планирование для возможной дальнейшей корректировки плановых показателей.

Информационное обеспечение функции оперативного управлениявключает в себя:

— сбор и обработку информации о возникшей при работе проблемной ситуации и формулировку соответствующих задач;

— сбор и обработку информации, необходимой для решения поставленных задач;

— сбор и анализ информации об имеющихся ресурсах (материальных, кадровых, временных, информационных и пр.);

— организационное и документационное оформление выбранного варианта решения;

— доведение информации о принятом решении до конкретных исполнителей;

— сбор информации о результатах реализации данного решения, анализ и доведение ее до заинтересованных руководителей.

Информационное обеспечение функции контроля состоит в выполнении следующих процедур:

— сбор и анализ информации о выполнении соответствующих функций подразделениями и отдельными сотрудниками;

— доведение полученной информации до руководителей, осуществляющих контроль за деятельностью данного подразделения или сотрудника;

— документационное оформление принятых руководителем на основании полученной информации решений;

— доведение данных решений до исполнителей;

— предоставление необходимой информации подразделениям и руководителям, осуществляющим планирование и календарно-плановое руководство.

В рамках данной работы необходимо указать основополагающие нормативные и законодательные акты в сфере информационного обеспечения деятельности руководителя, что позволит опереться в исследовании на существующую правовую базу.

1. Гражданский кодекс Российской Федерации, 1994, N 32, ст. 3301.

2. Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации», от 22.02.1995

3. Федеральный закон РФ «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002

4. Федеральный закон РФ «Об участии в международном информационном обмене» от 04.07.1996

5. Федеральный закон РФ «О техническом регулировании» от 27.12.2002

6. Постановление Правительства РФ "О развитии единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации" № 1212 от 1 ноября 1999 г.

7. Положение о разработке, принятии, введении в действие, ведение и применение ОК, утверждено Постановлением Правительства РФ от 10.11.2003 № 677

8. ГОСТ 6.01.1-87 Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации. Основные положения.

9. ГОСТ Р 1.2-92 Государственная система стандартизации (ГСС) РФ. Порядок разработки государственных стандартов

10. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. УСОРД. Требования к оформлению документов

11. ПР 50-733-93. Правила по стандартизации. Основные положения Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и унифицированных систем документации Российской Федерации. – М., 1995.

12. ПР 50-734-93. Правила по стандартизации. Порядок разработки общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации. – М., 1995.

13. Единая система классификации и кодирования

14. Унифицированные системы документации

Отдельно следует выделить Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации (всего их 31 шт):

- ОКОК – ОК информации об общероссийских классификаторов

- ОКУД – ОК управленческой документации

- ОКС – ОК стандартов

- ОКПДТР – ОК профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов

- ОКОГУ – ОК органов государственной власти и управления

- ОКВЭД – ОК видов экономической деятельности

- ОКВ – ОК валют

Учитывая приведенный материал и приведенное выше теоретическое исследование, необходимо провести некоторые уточнения. Так как руководитель все-таки работает с определенным видом представления информации, в основе которого лежит документ, следует выделить правила подготовки и составления информационного обеспечения с учетом превалирования документооборота в организациях. Состав реквизитов информационного обеспечения руководителя по ГОСТ Р 6.30 – 2003 и ОК 011—93:

1 — Государственный герб Российской Федерации;

2 — герб субъекта Российской Федерации;

3 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

4 — код организации;

5 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

6 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет(ИНН/КПП);

7— код формы документа;

8— наименование организации;

9— справочные данные об организации;

10— наименование вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа;

13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 — место составления или издания документа;

15 —адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 —резолюция;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле;

20 — текст документа;

21 — отметка о наличии приложения;

22 — подпись;

23 — гриф согласования документа;

24 — визы согласования документа;

25 — оттиск печати;

26 —отметка о заверении копии;

27 — отметка об исполнителе;

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 — отметка о поступлении документа в организацию;

30 — идентификатор электронной копии документа.

Также необходимо указать требования к составлению бумажного информационного обеспечения руководителя.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов — А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм — левое;

10 мм — правое;

20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков — угловой и продольный.

Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08,09,10,14, ограничительные отметки для реквизитов 11,12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

1. центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

2. флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

1. общий бланк;

2. бланк письма;

3. бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, I6, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08,. 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках:русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Политика по информационному обеспечению деятельности руководителей должна проводиться по многим взаимоувязанным направлениям в организации.

Следует формировать программы информационного обеспечения на основе выявления и обобщения информационных потребностей пользователей (руководителей) информации, которые должны содержать прогнозируемые долгосрочные, среднесрочные, краткосрочные и оперативные требования к содержанию, виду, объему, источникам, регламенту и порядку представления необходимой пользователям (потребителям) информации.

Прежде чем формировать такие программы, любая организация должна иметь право на получение сведений об информационных системах, сетях, ресурсах, услугах, а право на их деятельность по созданию информационного обеспечения, распространению информации и информационных услуг должно определяться законодательно. Реализация этого права осуществляется в порядке, определенном Федеральным законом "Об информации, информатизации и защите информации".

Обязанности информационного обеспечения деятельности руководителя целесообразно изложить в виде ряда положений:

- формировать информационные ресурсы в соответствии со сферой деятельности организации и компетенцией руководителя;

- выдавать информацию из информационных ресурсов в установленные сроки и за установленную стоимость, эффективно использовать информационные ресурсы;

- сохранять и поддерживать информационные ресурсы в актуальном состоянии;

- обеспечивать сохранение государственной, коммерческой, служебной и личной тайны при формировании и использовании информационных ресурсов.

В этой связи необходимо также закрепить ответственность за следующие нарушения:

- отсутствие полноты и несвоевременность формирования информационного обеспечения,

- несвоевременность предоставления информации руководителю или отказ от предоставления информации другим законно заинтересованным физическим лицам;

- предоставление недостоверной и некачественной информации,

- нарушение государственной, коммерческой, служебной и личной тайны; порча или утрата документов;

- сокрытие, умышленное искажение информации об источниках угроз,

- недостоверность и ложность информации,

- нарушение прав интеллектуальной собственности на информацию,

- неустановление правил предоставления информации, нарушение правил получения и потребления информации, незаконное получение и использование информации с ограниченным доступом,

- создание некачественных информационных технологий и средств их обеспечения,

- нарушение прав и свобод личности, связанных с информацией, незаконное использование персональных данных, компьютерные преступления,

- нарушение запрета отнесения открытой информации к информации с ограниченным доступом,

- нарушение правил лицензирования и сертификации в информационной сфере;

- нарушение в пользовании глобальными информационными сетями и системами, в том числе сетью Интернет.

Финансирование и экономическое регулирование деятельности в этой области является актуальным и даже краеугольным камнем для многих руководителей, работающих по старинке, но тем не менее управленцы должны понимать возможную выгоду и эффективность от решения поставленных вопросов, а в некоторых случаях данный аспект является ключевым фактором выживания в рыночном пространстве.

Права собственности и авторства в этом случае регулируются Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации».

В процессе управленческой деятельности используются современные электронные системы и средства. Поэтому и здесь необходимо предусмотреть следующие нормы:

• информация, предоставляемая пользователям в режимах их коллективного и индивидуального информирования с применением ситуационных центров, ситуационных комнат, средств отображения и оперативной передачи данных (видеоконференций, экранов, табло, средств проведения селекторных совещаний), подлежит обязательному электронному протоколированию и документированию;

• информационное обеспечение оперативной деятельности руководителя с использованием электронных систем для перевода с одного языка на другой должно сертифицироваться и лицензироваться в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Для обеспечения требуемой оперативности и достоверности приема, передачи и представления информации руководителям должны применяются электронная цифровая подпись, электронное визирование документов.

В современных условиях информационное обеспечение деятельности руководителя осуществляется с помощью автоматизированных систем управления (АСУ). Автоматизированная система управления (АСУ) — информационная система, предназначенная для автоматизированного осуществления управленческих процессов[22].

Ввод в действие АСУ должен быть оправдан, т. е. должен приводить к полезным технико-экономическим, социальным или другим результатам. В частности, использование автоматизированной системы управления позволяет добиться снижения численности управленческого персонала, повышения качества функционирования объекта управления и самого управления и т. д.

К АСУ предъявляется ряд общих требований. В первую очередь, должна быть обеспечена совместимость элементов друг с другом, а также с автоматизированными системами, взаимосвязанными с данной АСУ.

Автоматизированная система должна быть приспособлена к модернизации, развитию и расширению с учетом будущих перспектив.

АСУ должна иметь достаточную степень надежности для достижения установленных целей функционирования системы при заранее заданных условиях ее применения.

Автоматизированная система управления должна обладать достаточной адаптивностью к изменениям условий ее использования. При этом степень изменения условий применения системы, как правило, специально оговаривается заранее.

В АСУ должны быть предусмотрены контроль правильности выполнения автоматизируемых функций и диагностирование с указанием места, вида и причины возникновения нарушений правильности функционирования системы.

В автоматизированной системе управления должны быть предусмотрены меры защиты от неправильных действий персонала, приводящих к аварийному состоянию объекта или системы управления, от случайных изменений и разрушения информации и программ, а также от несанкционированного вмешательства и утечки информации.

АСУ, как и любую современную информационную систему, которая имеет сложную многоплановую структуру, можно разделить на две составляющие — функциональную часть и обеспечивающую.

Функциональная часть решает те задачи, ради выполнения которых создается каждая отдельно взятая система. Эти задачи преобразуются в соответствующие функции АСУ.

Любая АСУ в процессе своей работы должна выполнять следующие функции:

— сбор, обработка и анализ информации (сигналов, сообщений, документов и т. п.) о состоянии объекта управления;

— выработка управляющих воздействий (программ, планов ит.д.);

— передача управляющих воздействий (сигналов, указаний, документов) на исполнение и контроль их передачи;

— реализация и контроль выполнения управляющих воздействий;

— обмен информацией (документами, сообщениями и т. п.) с другими связанными с ней автоматизированными системами.

Состав автоматизированных функций АСУ и степень их автоматизации определяются в соответствии с технико-экономическими показателями, а также с учетом необходимости освобождения персонала от выполнения повторяющихся действий и создания условий для использования его творческих способностей в процессе работы.

Обеспечивающую часть АСУ можно разделить на следующие составные части:

— программно-математическое обеспечение;

— информационное обеспечение;

— техническое обеспечение;

— методико-организационное обеспечение;

— лингвистическое обеспечение;

— кадровое обеспечение.

Опишем наиболее важные составляющие с позиции разрабатываемой проблемы.

Программное обеспечение АСУ должно обладать следующими свойствами:

— функциональная достаточность (полнота);

— надежность (в том числе восстанавливаемость и наличие средств выявления ошибок);

— адаптивность к изменяющимся условиям;

— возможность модификации системы при необходимости;

— модульность построения;

— удобство эксплуатации.

Можно выделить следующие группы технических средств, обеспечивающих функционирование современных информационных систем:

— средства вычислительной техники (ЭВМ различной производительности и назначения);

— средства коммуникации,

— средства организационной техники.

Средства вычислительной техники используются на всех стадиях обработки и хранения информации и являются основой для интеграции всех технических средств в единую автоматизированную систему.

Средства коммуникации предназначены, в первую очередь, для передачи информации и, в ряде случаев, функционируют совместно со средствами вычислительной техники.

Оргтехника позволяет осуществлять с информацией различные действия (например, представление в различных формах, копирование и т. п.), а также вспомогательные операции в рамках различных задач информационного обеспечения управленческой деятельности.

Технические средства АСУ при взаимодействии с другими системами должны быть совместимы по интерфейсам с соответствующими техническими средствами этих систем и используемых систем связи.

Любое техническое средство АСУ должно допускать замену его аналогичным техническим средством без регулировки или каких-либо конструктивных изменений в остальных технических средствах АСУ.

Процесс автоматизации управления может осуществляться различными путями. В одном случае организация может установить и использовать компьютерные средства обработки информации лишь для упрощения некоторых рутинных операций процесса работы с документами. При этом общие принципы и методы работы с информацией остаются неизменными. Такой путь не является эффективным, так как не в полной мере использует возможности современных информационных технологий.

Принципиально другой подход заключается в создании комплексных систем автоматизации управленческой деятельности. Такие системы включают в себя не только средства обработки документов, но и системы управления базами данных, экспертные системы, современные средства телекоммуникаций и многое другое. Создание таких систем позволяет значительно повысить эффективность управления организацией.

Любая автоматизированная информационная система состоит из минимальных единиц – носителей – комплексов человек+машина. Такой единицей является автоматизированное рабочее место, что необходимо рассмотреть в сфере данной проблемы. Под автоматизированным рабочие местом (АРМ) понимается совокупность методических, языковых, аппаратных и программных средств, обеспечивающих автоматизацию функций пользователя в некоторой предметной области и позволяющих оперативно удовлетворять его информационные и вычислительные запросы.

Индивидуальные рабочие места характерны для руководителей различных рангов. Групповые рабочие места характерны для лиц, готовящих информацию с целью ее дальнейшего использования и принятия управленческих решений руководителями (рабочие места финансистов, бухгалтеров, делопроизводителей и др.). На ручном немеханизированном рабочем месте в распоряжении работника имеется стол, специальная мебель, телефон, линейки, таблицы и другие подсобные средства. Механизированное рабочее место характеризуется включением в выполняемый на нем процесс простейших и программируемых калькуляторов. Компьютеризованное рабочее место предполагает непременное использование персонального компьютера с развитым обеспечением.

Создание автоматизированных рабочих мест предполагает, что основные операции по накоплению, хранению и переработке информации возлагаются на вычислительную технику, а специалист выполняет определенную часть ручных операций и операций, требующих творческого подхода при подготовке управленческих решений.

АРМ обеспечивают следующие преимущества:

— возможность расширения сферы их применения за счет простоты изменения состава прикладных программных средств;

— простоту, удобство и «дружественность» по отношению к пользователю;

— простоту адаптации к конкретным функциям пользователя;

— компактность размещения и невысокие требования к условиям эксплуатации;

— высокую надежность и живучесть, сравнительно простую организацию технического обслуживания;

— возможность поэтапного внедрения и другие.

Требования, предъявляемые к различным видам автоматизированных рабочих мест, определяются уровнем решений, принимаемых работником данного автоматизированного рабочего места.

АРМ руководителя может быть распределенным, когда часть рабочего места (только дисплей) находится у самого руководителя, а основная, функциональная часть — у его помощника или секретаря. Для локализованного (централизованного) рабочего места характерна функциональная замкнутость, обеспечивающая автономную работу руководителя.

Из многообразия выполняемых руководителем функций основными являются две — оперативное управление и принятие решений, определяющие общие требования к АРМ руководителя. К таким требованиям относятся:

— наличие достаточно развитой базы, постоянно пополняемой оперативной и достоверной информацией. К части этой базы могут иметь доступ ограниченное число лиц, а к отдельным ее фрагментам — только сам руководитель;

— обеспечение возможности оперативного поиска информации;

— наглядность представления информации в удобной форме, при высоком уровне интеграции ее на экране, в том числе и информации, поступающей от различных источников;

— наличие диалоговых программных средств обеспечения принятия решений, а также средств, регулирующих организаторскую и административную деятельность;

— обеспечение оперативной связи с другими источниками информации.

Техническая база создания автоматизированных рабочих мест

При построении автоматизированного рабочего места возможны различные архитектурно-технологические решения. В частности, оно может быть организовано:

— на базе больших универсальных ЭВМ;

— на базе малых ЭВМ;

— на базе персональных компьютеров.

При любом решении пользователь должен иметь на своем рабочем месте устройства, помогающие выполнять его должностные функции. К таким устройствам относятся алфавитно-цифровые или графические дисплеи, устройства ввода — вывода, накопители на магнитных носителях, средства связи и другие средства.

Автоматизированное рабочее место, построенное на базе больших универсальных ЭВМ, обеспечивает возможность работать с большими базами данных при технической и программной поддержке, осуществляемой силами работников собственного информационно-вычислительного центра. Однако существует ряд факторов, которые затрудняют широкое использование больших универсальных ЭВМ в качестве базы для создания автоматизированных рабочих мест. Такими факторами является:

— необходимость специального подразделения по техническому и программному обеспечению вычислительных средств;

— недостаточная гибкость используемых программных средств;

— жесткость требований технических средств по отношению к операционной системе;

— высокая стоимость машинных ресурсов;

— слабая ориентация вычислительной системы на пользователя-непрограммиста и др.

Автоматизированные рабочие места, построенные на базе малых ЭВМ, несколько снижают стоимостные затраты, но сохраняют большинство указанных недостатков.

Автоматизированные рабочие места, созданные на базе персональных компьютеров, являются наиболее простым и распространенным вариантом автоматизированного рабочего места.