Роль современной информационно-аналитической деятельности в муниципальном управлении

Новая социальная и экономическая ситуация в России настоятельно требует решения нового типа управленческих задач в практике муниципального управления.

Для того чтобы провести анализ ресурсов местного сообщества, выявить его сильные и слабые стороны, нужна минимально необходимая и достаточно объективная информация. Важно иметь такую информацию на этапе стратегического планирования.

Для этого необходимо налаживание современной информационно-аналитической деятельности в местном сообществе. Отсутствие необходимой статистической информации, систематических социологических данных о происходящих экономических, социальных и культурных процессах в регионах, неэффективность экспертных оценок не позволяют местному сообществу рационально использовать имеющиеся ресурсы, грамотно формулировать текущие и стратегические цели развития, выделять приоритеты, осуществлять целостное воздействие на совокупность происходящих изменений, что приводит к дискредитации современных форм управления, прежде всего стратегических, программно-целевых, которые основываются на принципиально иной информационно-аналитической базе.

Основополагающим принципом управления является необходимое количество достоверной информации, переработанной и освоенной на современной технической основе, достаточной для принятия управленческих решений и осуществления разносторонних мер контроля за их реализацией.

Достоверная информация нужна для всех этапов управления: постановки целей, оценки проблемной ситуации, принятия управленческих решений, для организации и регулирования управляющей системы. Субъекты муниципального управления также должны быть информированы о результатах выполнения принятых решений, на основе чего они корригируют прошлые решения и принимают новые, с учетом допущенных ранее просчетов и неоптимальных действий.

Первоисточником социальной информации является местное сообщество, его разные сферы и стороны жизни, домохозяйства, жители.

Информация классифицируется по различным основаниям:

· сферам общественной жизни (экономическая, социальная, политическая, духовно-культурная);

· источникам поступления (внутренняя и внешняя);

· материальным носителям (бумажная, электронная, электрическая);

· формам носителей (средства местной массовой информации — радио, телевидение, книги, газеты, журналы);

· периодам использования (условно-постоянная - справочная, нормативная и переменная — оперативные сведения);

· видам основных функций управления (прогнозная, организационная, контрольно-учебная, регулятивная);

· характеру представления (количественная и качественная).

Не всякое знание о местном сообществе может рассматриваться как информация для понимания его сущности. Большое значение имеет ее смысловое содержание. К информации на местном уровне обычно предъявляются определенные требования:

· полнота — отражение в полной мере управляемых процессов;

· достоверность — формирование на основе объективных данных;

· оперативность — поступление в сроки, достаточные для принятия своевременного решения;

· недопустимость неиспользуемых сведений («шума»), осложняющих принятие решений;

· прозрачность — невозможность различных толкований;

· экономичность затрат при сборе информации, максимально возможная сохранность, наибольшее агрегирование (сжатие) при передаче на более высокий уровень управления.

Важно подчеркнуть, что информация, которой располагает человек, может быть обыденной, эмпирической, позволяющей человеку ориентироваться в своей повседневной жизни, и систематизированной, научной. Для осуществления управленческих функций на местном уровне сегодня, как никогда раньше, необходима научная информация, причем ее характер зависит, прежде всего, от специфики объекта управления, от задач, которые перед ним поставлены, а также от компетенции субъектов муниципального управления. Необходима комплексная информация о состоянии всех сфер общественной жизни: экономической, социально-политической, духовной, семейно-бытовой. Если речь идет об управлении какой-то отдельной сферой жизни, то информация должна отражать прежде всего состояние этой сферы. Скажем, для управления экономикой преимущественно необходима производственно-экономическая информация.

Поскольку управление любой сферой общественной жизни, любым объектом есть и организация труда людей — непременных компонентов любой общественной системы, — управление обязательно предполагает сбор, переработку и духовно-культурной социальной информации, касающейся состояния отношений групп людей — социальных организаций, производственных и иных коллективов, а также отдельных личностей. Например, управляя производственно-технической деятельностью какого-либо предприятия, важно располагать данными о состоянии присущего ему «социального микроклимата», то есть о людях, которые работают на данном предприятии, о сложившихся между ними отношениях, состоянии общественного сознания, местном менталитете, ценностных ориентациях.

Необходима специфическая, причем зачастую весьма сложная и разносторонняя информация о состоянии местного управления, призванного регулировать местные организационные отношения, поднимать ответственность распорядительных и исполнительных органов и отдельных должностных лиц, определять права и обязанности граждан и организаций в различных областях исполнительно-распорядительной деятельности.

Информация, используемая в управлении общественными системами, представляет собой сложную совокупность, взаимодействие различных информационных потоков: исходная информация, необходимая для выработки и принятия управленческих решений; сами решения или управленческие команды, предопределяющие организацию управляющих и управляемых систем; регулирующая информация, представленная различного рода параметрами, нормативами, законами, инструкциями, технологическими картами и т. д.; оперативная информация, поступающая в процессе функционирования системы и характеризующая ее состояние; внешняя информация, поступающая от других систем, коммуникационно (функционально или структурно) связанных с данной системой; контрольно-учетная информация, характеризующая течение и результаты работы системы. Отобрать из многообразия информации данные, имеющие для управления существенное значение, — важная и трудная задача муниципального управления.

Всю информацию можно подразделить на внутреннюю — потоки внутри местного сообщества, между его секторами, органами муниципального управления, и внешнюю — потоки, циркулирующие между местным сообществом и внешней средой, с которой они состоят в функциональных связях.

Информация внутреннего порядка обеспечивает взаимодействие между звеньями системы, цементирует их в единое целое, обеспечивает движение к стоящей перед системой общей цели. Информация внешнего порядка устанавливает коммуникации данной системы с другими, оказывающими на нее различного рода воздействие.

Особенно важное значение имеет циркуляция информации между объектом и субъектом управления, включающая в себя два типа потоков: циркулирующие по каналам прямой связи от субъекта к объекту (прямая информация) и циркулирующие по каналам обратной связи от объекта к субъекту (обратная информация). Надлежащая организация прямой информации обеспечивает своевременное и качественное поступление к объекту различного рода (исходных, корригирующих, контролирующих и т. д.) команд со стороны субъекта, а обратной информации — поступление к субъекту данных о состоянии объекта и достижении (или недостижении) поставленной перед ним цели.

Оптимальным течение информационных потоков является в том случае, когда при минимуме первичной объективной информации достигается максимум полезной для управления информации, в результате чего обеспечивается эффективное функционирование системы1.

Разработка системы мер, расширяющих возможности наиболее эффективного использования информации, — важное условие успеха в муниципальном управлении. Среди этих мер первостепенное значение имеют тщательная подготовка субъекта управления к восприятию, оценке информации, выработка умения оценить ее социальную значимость, выбрать из потока информации наиболее значимую, социальную, поскольку информация этого типа неоценима в управлении, ее сбор и обработка немыслимы без применения современных технических средств.

Благодаря тому, что компьютерная техника действует автоматически, по заранее составленным человеком программам, всю фактическую работу по переработке и анализу информации она выполняет без непосредственного участия человека. В результате скорость работы этих машин не ограничивается физиологическими возможностями человека, а определяется быстродействием физических элементов, из которых они состоят.

Таким образом, компьютерная техника как орудие переработки и анализа информации открывает принципиально новые возможности для оперативной обработки больших объемов информации, позволяющих достаточно глубоко и полно вскрывать тенденции и закономерности развития местного сообщества и тем самым успешно решать управленческие задачи на этом уровне управления.

Развивающееся техническое оснащение деятельности аппарата управления на местном уровне может включать в себя:

· оргтехнические блоки, оснащенные микрокомпьютерами, расположенными на рабочих местах практически каждого управляющего;

· программы, обеспечивающие взаимодействие человека и машины, включающие необходимые средства для обработки информации и отражающие накопленный опыт аппарата управления;

· коммуникационные сети, связывающие оргтехнические блоки между собой и с центральными процессорами, а также с внешними источниками информации;

· устройства совместного пользования, такие, как электронные файлы, принтеры и сканеры, доступные всем оргтехническим блокам через линии связи.

Изменения в содержании, организации и технике управления под влиянием информационных технологий и автоматизированных систем происходят по следующим направлениям.

Во-первых, в корне меняются организация и техника информационного обеспечения руководителя. Особое значение приобретает массовое внедрение персональных компьютеров как составных частей информационных систем, связанных с сетью банков данных. Работа по сбору, обработке, распространению информации осуществляется интерфейсами пользователя, не требующими специальной подготовки.

Существенно меняется также техника хранения и обработки информации, не допускаются неполная информация, дублирование, информация, рассчитанная на другие уровни управления.

Во-вторых, осуществляется определенная автоматизация функций руководителя. Выросло количество эффективно функционирующих автоматизированных систем, охватывающих производство, хозяйственную деятельность, организационно-технологические процессы. Все большая часть работы при составлении планов передается компьютеру. При этом существенно повышается качество планов, разработанных с использованием персональных компьютеров на более низком уровне управления. Кроме того, четко согласуются планы для отдельных подсистем управления. Усовершенствовались системы контроля, в том числе такие, которые дают возможность обнаружить отклонения от запланированного уровня и обеспечивают нахождение вероятных причин возникновения таких отклонений.

В-третьих, существенно изменились и средства коммуникации, не считая обмена сообщениями через сеть микропроцессоров. Особое значение приобретает система телекоммуникаций, которая дает возможность проведения заочных совещаний, конференций между отдаленными пунктами, быстрого получения информации исполнителями. Соответственно меняются методы и техника коммуникационных отношений руководителей с подчиненными и вышестоящими органами.

Информационная революция предъявляет новые требования к деловым качествам руководителя. Среди них можно назвать умение и навыки пользоваться сложной техникой управления, определять стратегию развития информационных систем, разрабатывать программные продукты для машинных носителей информации, что позволяет в управлении своевременно обнаруживать и разрешать конфликты, быстро ориентироваться при возникновении проблемных ситуаций, четко обосновывать принятые решения, своевременно доводить их до исполнителей.

Творческий подход к решению задач, развитие стратегического мышления в процессе подготовки и переподготовки руководителей все более тесно связывают теперь с использованием новой информационной технологии, с широкими возможностями автоматизированных систем, используемых в муниципальном управлении.

В целом информационные технологии коренным образом преобразуют интеллектуальный потенциал муниципального управления.

Именно информационные технологии позволяют активизировать и эффективно использовать мировые, национальные и региональные информационные ресурсы общества, которые сегодня становятся таким же стратегически важным фактором развития местного сообщества, как полезные ископаемые, энергия, материальные и людские ресурсы.

Они помогают оптимизировать (а во многих случаях и автоматизировать) разнообразные информационные процессы, которые в последние годы занимают все большее место в различных сферах социальной активности местного сообщества. Развитие последних происходит в направлении становления информационного общества, в котором объектами и результатами труда большинства занятого населения будут не материальные ценности, а главным образом информация и научные знания. Уже сегодня в развитых странах значительная

часть занятого населения в своей деятельности тесно связана с процессами обработки и передачи различного рода информации и поэтому вынуждена осваивать и использовать соответствующие информационные технологии, повышающие производительность труда.

Эти технологии играют сегодня исключительно важную роль в обеспечении взаимодействия между людьми, а также в системах подготовки и распространения массовой информации.

Сегодня в дополнение к традиционным для индустриального общества средствам информационной коммуникации (таким, как телефон, телеграф, радио и телевидение) в различных сферах социальной активности все более широко используются системы электронных телекоммуникаций: электронная почта, факсимильная передача информации, кабельное телевидение и т. п.

Важно отметить, что уровень развития и распространения современных информационных технологий определяет сегодня возможности вхождения той или иной территории в информационное пространство, в частности посредством международной компьютерной сети Интернет. А это является важнейшим условием эффективного развития не только экономики, но и науки, образования и культуры.

Словом, информатизация оказывает столь сильное влияние на экономическую, социальную, научно-техническую и культурную сферы жизни местного сообщества, что ученые справедливо квалифицируют ее как социотехнологическую революцию, возможные последствия которой еще недостаточно изучены и осознаны. Несомненно одно — становление информационного общества повлечет за собой радикальные изменения не только в сфере производства и деловой активности людей, но и во всей деятельности по управлению делами общества, в том числе и местного сообщества.

В настоящем и будущем всем предстоит решать проблему адаптации к новым условиям жизни в информационном обществе, где решающую роль будут играть не вещество и энергия, а информация и научные знания. Уже сегодня они рассматриваются специалистами в качестве приоритетных факторов, которые будут определять не только общий стратегический потенциал местного сообщества, но и перспективы его дальнейшего развития2.

Информационно-аналитическая служба органа местной власти — достаточно новое явление, которое в какой-то степени отражает тенденции становления всей системы местного самоуправления.

Системы государственного управления и местного самоуправления за последнее время кардинально изменились. Сегодня государственное устройство таково, что директивного управления из единого центра нет. Органы местного самоуправления обладают большой степенью самостоятельности и в принятии решений. При этом высок уровень новизны решаемых задач. Цена управленческой ошибки — и экономическая, и социальная — велика. Велика и ответственность. Поэтому само решение должно быть всесторонне взвешенным. Сделать это возможно только при условии комплексного анализа больших массивов информации на основе современных информационных технологий.

Наконец, при определенных масштабах управления появляется объективная необходимость организационного разделения оперативных и аналитических функций.

Если брать подтверждающие аналогии, то во всех структурах, где высоки уровень новизны решаемых задач и индекс ответственности за принимаемые решения, оперативные и аналитические подразделения жестко разделены и доля ресурсов, выделяемых на информационно-аналитические цели, достаточно велика.

Примером могут служить разведывательные и силовые структуры, банки, крупные корпорации. Органы местного управления — это по сути дела крупные публичные корпорации, управление которыми подчиняется тем же объективным законам. Таким образом, создание в них информационно-аналитических служб — объективное требование времени, необходимое условие квалифицированного муниципального управления.