Вопрос microsoft outlook как средство автоматизации рабочего места

Приложение Microsoft Outlook занимает особое место в пакете программ Microsoft Office. Если другие приложения (Word, Excel, Access, PowerPoint) являются, прежде всего, автономными средствами подготовки документов, то Outlook реализует функции интеграционной надстройки, позволяющей организовать весь цикл работ над документами в трудовом коллективе. Некоторые пользователи применяют Outlook лишь как средство обработки электронной почты, но на самом деле функции программы гораздо шире, а электронная почта занимает среди инструментов Outlook важное, но отнюдь не первое место.

Таким образом, с точки зрения пользователя, программа Outlook выполняет функции личного секретаря и помощника, заменяя иногда целую канцелярию. Многие задачи она способна решать самостоятельно, некоторые требуют участия пользователя. В англоязычной литературе такие продукты относят к классу систем управления ходом работ (workflow management).

Так как программа ориентирована на применение в корпоративных сетях, она относится и к категории workgroup management, то есть является средством организации групповой работы. Необходимо подчеркнуть, что полноценное использование всех средств Outlook возможно только при работе в сети под управлением операционной системы Windows NT и при наличии приложения Microsoft Exchange Server. В противном случае (то есть на локальном компьютере или в одноранговой сети) некоторые функции Outlook будут недоступны.

Если подойти к настройке Outlook с ответственностью, не пожалеть времени на заполнение первичных данных и настройку инструментов, усилия многократно окупаются, причем программа поможет справиться не только с организацией служебных, но и личных дел. К примеру, она может напоминать о знаменательных датах в жизни родных и близких, с которыми их желательно вовремя поздравлять, а также подсказывать адреса и телефоны друзей.

Для решения обширного круга задач по планированию и организации работы Outlook имеет следующие функциональные элементы:

Все перечисленные элементы способны непосредственно взаимодействовать друг с другом, так как по сути дела представляют собой набор фильтров единой базы данных Outlook. To есть, вся информация хранится в одном массиве, работа с которым происходит на основе определенного набора полей, характерного для данной функции. Физически не существует папок Календарь, Дневник и прочих. Все это логические, а не физические структуры. Это важно знать, если необходимо перенести данные из Outlook на другой диск или компьютер. Стандартными средствами Outlook, Office или Windows такую операцию выполнить невозможно. Но существуют специальные служебные средства, позволяющие выполнить перенос данных и даже преобразовать их в другие форматы.

Программа Microsoft Outlook тесно интегрирована с другими приложениями пакета Microsoft Office. С ее помощью можно организовать работу с документами, разработанными в других программах Microsoft Office таким образом, чтобы автоматически отслеживались сроки и этапы выполнения работ, проверялась синхронизация версий документов, устанавливалось соответствие между документами и задачами, людьми, сроками.

19 вопрос

КонсультантПлюс — компьютерная справочно-правовая система в России, разрабатывается компанией «КонсультантПлюс» и содержит свыше 65 млн документов, по состоянию на ноябрь 2014 г. По исследованию ВЦИОМ 2013 года - самая распространенная среди коммерческих СПС России.

Широко используется юристами, бухгалтерами, кадровыми специалистами, руководителями организаций, специалистами госорганов, учеными, студентами юридических и экономических вузов.

Наряду с системами «Гарант» и «Кодекс», КонсультантПлюс входит в «большую тройку» справочно-правовых систем России^[2].

Распространяется через сеть региональных информационных центров (РИЦ), состоящую из 300 центров, расположенных в крупных городах, и более 400 сервисных подразделений в небольших населенных пунктах.

Состав системы[

Информация, включённая в систему, структурирована по разделам^[3]; в настоящее время в СПС КонсультантПлюс представлены следующие разделы:

· законодательство;

· судебная практика;

· финансовые и кадровые консультации;

· консультации для бюджетных организаций;

· комментарии законодательства;

· формы документов;

· проекты нормативных правовых актов;

· международные правовые акты;

· правовые акты по здравоохранению;

· технические нормы и правила.

Каждый раздел делится на информационные банки. Кроме того, отдельно представлены справочная информация для специалистов, новости и обзоры законодательства, онлайн-сервисы (доступ к архивам судебных решений, сервис «Конструктор договоров»).

Деление массива информации на информационные банки преследует ещё одну цель — реализовать модульный принцип построения технических систем. Специалисты могут подобрать комплекты системы в зависимости от того, какая информация им необходима для работы. Существуют специализированные системы КонсультантПлюс для бухгалтера, кадровика, юриста, работников бюджетных, строительных, медицинских организаций, для малого бизнеса.

Виды информации в системе[

В СПС КонсультантПлюс включаются документы следующих видов:

· нормативные правовые акты РФ, законодательство 85 субъектов, основные международные правовые акты и законодательство СССР, проекты законов и нормативных правовых актов;

· комментарии законодательства;

· финансовые, кадровые, юридические консультации;

· Путеводители КонсультантПлюс - аналитические материалы, разработанные КонсультантПлюс, с пошаговыми инструкциями, анализом спорных ситуаций и судебной практики; примерами и образцами заполнения форм документов;

· книги и статьи из периодической печати и сборников, около 120 изданий бухгалтерской и кадровой прессы и 80 изданий юридической направленности;

· схемы корреспонденции счетов;

· формы документов, как официально утверждённые, так и примерные;

· справочная информация (календарь бухгалтера, курсы валют, размер ставки рефинансирования и т. п.);

· аналитические обзоры (правовые новости, судебная реформа, закон о контрактной системе в сфере госзакупок, изменения налогового законодательства и др.).

Отдельно в КонсультантПлюс представлен сервис «Конструктор договоров» - для создания и проверки договоров. Инструмент помогает составлять наиболее популярные договоры (поставки, подряда, возмездного оказания услуг, аренды нежилого помещения и другие), предлагает грамотные формулировки условий (возможны различные комбинации), предупреждает о рисках и дает рекомендации по их снижению. С помощью сервиса также можно провести экспертизу уже готовых договоров, например, от контрагента. «Конструктор договоров» регулярно обновляется.

Поиск информации в системе

В КонсультантПлюс реализованы все современные возможности для поиска и работы с правовой информацией. Основные инструменты поиска в системе – Быстрый поиск (работает по аналогии с поисковой строкой в интернет-поисковиках), Карточка поиска (возможен расширенный поиск по реквизитам), Правовой навигатор (поиск по ключевым словам). Поиск в СПС адаптирован под поиск именно правовой информации и учитывает профессиональную лексику (например, упрощенка) и распространенные сокращения (НДФЛ, ККТ). К основным поисковым инструментам и к наиболее востребованной информации доступ реализован прямо из Стартового окна системы. Поиск в самом документе можно осуществлять по оглавлению или по тексту. Важная информация к документу размещена на правой панели рядом с текстом. Вся информация представлена удобно и наглядно:

· всегда ясно, действует документ или нет;

· к каждому абзацу/статье подобраны разъясняющие материалы, к которым можно перейти по кнопке i на полях;

· есть примечания об особенностях применения документа;

· по ссылкам можно перейти в упоминаемые документы;

· переход к Путеводителям КонсультантПлюс позволяет получить подробные разъяснения по вопросу;

· можно быстро получить и сравнить редакции документа.

Все документы из КонсультантПлюс можно сохранять, копировать, печатать, отправлять по электронной почте, делать закладки в текстах.

20вопрос Гарант — справочно-правовая система по законодательству Российской Федерации, разрабатываемая компанией «Гарант-сервис-университет», первая массовая коммерческая справочно-правовая система в России (выпускается с 1990 года)^[2].

Программа и обновления законодательной базы распространяются через компанию-разработчика и через дилерскую сеть из 250 компаний-распространителей в России и СНГ.

Возникновение

Прототип системы был разработан в 1990 году научным студенческим отрядом (факультет вычислительной математики и кибернетики МГУ) под руководством Дмитрия Першеева для государственной компании «Дальлесспром» и представлял собой компьютерный справочник по Кодексу законов о труде. После реализации проекта разработчики создали на основе прототипа полноценную справочную правовую систему (первоначально включающую менее десятка правовых актов) с регулярным пополнением, первые продажи которой под брендом «ГАРАНТ» (компания использует написание большими буквами) состоялись в декабре того же года^[3].

Информационный банк и варианты комплектации

Система производится в виде информационных блоков — баз данных, сформированных по тематическому принципу. Из информационных блоков формируется комплект, который и является конечным продуктом, предлагаемым заказчику. Еженедельное пополнение максимального комплекта составляет около 12 тыс. документов. Система включает все существующие виды правовой информации: акты органов власти, судебная практика, международные договоры, проекты законов, формы (бухгалтерской, налоговой, статистической отчётности, а также бланки, типовые договоры), комментарии, словари и справочники.

Помимо информационного наполнения комплекта заказчик также может выбирать вид доступа (от локальной до многопользовательской сетевой версии), способ обновления (с переносных носителей информации или через Интернет), периодичность обновления (от 1 раза в месяц до ежедневной через Интернет), подключение услуги «правовой консалтинг».

Существует версия на английском языке (Legislation of Russia in English) и некоммерческая версия для студентов, аспирантов и преподавателей («Гарант-Студент»). Совместно с фирмой «1С» выпускается продукт «1С:Гарант Правовая поддержка»^[4].

Система поддерживает такие функции, как показ документов по состоянию на заданную дату («машина времени»), визуальное сравнение редакций документа, ведение календаря изменения статусов документов, поиск похожих документов, запрос услуг правовой поддержки через Интернет из интерфейса системы, подгрузку правовых новостей, обмен сообщениями между пользователями.

Программная реализация

Система поставляется в виде инсталляционной, портативной (работает с флеш-накопителя без инсталляции) и онлайн-версиях (работает в браузерах). Сетевые версии реализованы на основе клиент-серверной (базовая) и файл-серверной (если сервер находится под управлением операционных систем, отличных от Windows) архитектур. Реализована специальная версия для мобильных устройств (операционные системы iOS и Android), а также интранет-версия. Обновление комплекта производится путём перезаписи базы данных (при способе обновления с переносных носителей) или пакетно (при способе обновления через Интернет). Система сертифицирована на совместимость с Windows XP, Vista, 7, 8^[5]. Реализована интеграция с другими программными продуктами: программами пакетов Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) и OpenOffice.org (Writer, Calc), а также браузерами

21 вопрос

Электронные системы «КОДЕКС» — профессиональные справочные системы для бухгалтеров, юристов, кадровиков, специалистов в области медицины и здравоохранения, а также руководителей малого бизнеса. Относятся к типу справочно-правовых систем. В электронном фонде «Кодекса» сейчас содержится более 12 миллионов документов. По данным на 2014 год у систем «Кодекс» 198 дистрибьюторов в 135 городах.

История

Первая версия системы для DOS была выпущена в декабре 1991 и представляла собой программный комплекс и базы данных с документами.

В 1995 году появилась версия «Кодекса» под вышедшую в то время Microsoft Windows-95. В этом варианте системы появились первые признаки единого информационного пространства: поиск по всем базам системы и гиперссылки на документы.

В 1996 году появилась первая тематическая система – «Помощник Бухгалтера». Год спустя она победила на конкурсе «Бизнес-Софт’97».

1998 – появляется система для технических специалистов «Стройэксперт-Кодекс», которая впоследствии стала родоначальником систем под брендом «Техэксперт»

1999 - Консорциум «Кодекс» разрабатывает первую систему для юристов, включая в базы материалы судебной и арбитражной практики.

2002 - компания выпускает продукт «Кодекс:Обучение» для средних и высших учебных заведений, учебных центров и курсов повышения квалификации.

2009 – вышла версия всех систем под Linux, появилась новая система «Медицина и здравоохранение».

В 2014 выходит специализированная система для «Малый бизнес», в которую включены все документы, которые могут потребоваться предпринимателям этого уровня.

Информация о системе

Система представляет собой электронный справочник правовых баз данных, с разделением по тематическому признаку. Системы «Кодекс» включают в себя:

· документы международного, федерального и регионального законодательства;

· законопроекты;

· документы органов судебной власти;

· комментарии, статьи и консультации по вопросам применения законодательства;

· справочную информацию: курсы валют, нормативы и цифровые показатели, регулируемые законодательством (МРОТ, ставки рефинансирования, ставки налогов, производственный календарь и т. д.);

· образцы и формы документов.

Помимо документации в системах большое количество сервисов и услуг, таких как сравнение редакций, обзор изменений, единую справочную систему, куда пользователи могут обратиться, связанным с работой систем и поиском документов, и многое другое.

22 вопрос

§ Справочно-правовая система «Референт» — ИНТЕРНЕТ СИСТЕМА «РЕФЕРЕНТ»

§ Экспертная система «Дельта» — клиент-серверная система с набором аналитических инструментов

§ Система управления информацией «MyClever» — корпоративный архив на базе ЭС Дельта