Секретарь приемной руководителя

Должностные обязанности. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распоряди­тельной деятельности руководителя организации. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя организации. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутст­вие полученную информацию и доводит до его сведения ее содер­жание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефо­нограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи. По поручению руководителя со­ставляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и сове­щаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материа­лов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. Осуществляет контроль за исполнением работ­никами организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. Печатает по указанию руководителе служебные материалы, необходимые для его работы или вводиn текущую информацию в банк данных. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Копирует документы на персональном ксероксе. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Должен знать: нормативные правовые акты, другие руково­дящие и методические материалы, касающиеся деятельности ор­ганизации и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав организации и ее подразделений; организацию делопроиз­водства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организаци­онно-распорядительной документации; правила печатания дело­вых писем с использованием типовых форм; основы этики и эсте­тики; правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники; ос­новы административного права и законодательства о труде; пра­вила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Квалификационные требования. Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее специальное образование и стаж работы по профилю не менее 2 лет.