Оформление результатов экспертизы

Проведение экспертизы ценности управленческих документов условно можно разделить на два основных этапа: на стадии делопроизводства и в архиве организации.

Первый этап проводится на стадии делопроизводства:

· при составлении номенклатуры дел;

· при проверке правильности отнесения документов к тем или иным делам;

· при проверке правильности установления сроков хранения документов;

· при оформлении дел и проверке правильности формирования дел перед передачей в архив организации;

· при проверке дел на дублетность и т.д.

· Второй этап проводится в архиве организации при составлении:

· описей на дела постоянного хранения;

· описей на дела по личному составу;

· актов о выделении дел к уничтожению и т.п.

При проведении экспертизы ценности документов используют типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения. Основным по настоящее время является "Перечень документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения" (М., 1986).

Коммерческие организации при определении сроков хранения могут использовать справочное пособие "Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов)" (М.: ВНИИДАД, 1996).

При определении состава документов, характеризующих основную деятельность организации (постановления, решения, протоколы, приказы, планово-отчетная документация), необходимо уточнять, где (в каких структурных подразделениях) откладываются основные экземпляры этих документов.