Экспертной комиссии (ЭК)

Экспертную комиссию создают приказом руководителя организации (структурного подразделения) из числа наиболее квалифицированных специалистов.

Количество членов ЭК зависит от структуры организации, количества направлений ее деятельности, объема образующихся документов и т.п. В состав ЭК включают также заведующего архивом (секретарь ЭК) и, по согласованию, представителя государственного архива. Председателем ЭК назначают одного из руководящих работников организации.

Функции и права ЭК закрепляют нормативным документом — Положением об экспертной комиссии организации. Его разрабатывают на основании типового Положения об ЭК, которое является методически документом, применяемым государственными архивными учреждениями. Положение об ЭК организаций, являющихся источниками комплектования Архивного фонда РФ, согласовывают с соответствующим государственным архивным учреждением; затем его утверждает руководитель организации.

ЭК проводит свои заседания по мере необходимости, но нереже двухраз в год. Решения принимают большинством голосов. Протоколы заседаний подписывают председатель и секретарь. Утверждает протокол водитель организации.

Типовыми вопросами, решения по которым принимают на заседании ЭК, являются:

• о рассмотрении номенклатуры дел организации;

• о рассмотрении описей на дела постоянного хранения и по личному составу;

• об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов (как правило, в сторону увеличении сроков), а также об установлении сроков хранения документов, которые присущи только данной организации

и перечнями не предусмотрены.

Основные функции ЭК:

• рассмотрение и одобрение номенклатуры дел организации;

• организация ежегодного отбора документов для хранения в архиве;

• рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения описей дел по личному составу, актов о выделении к уничтожу документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

• рассмотрение актов об утрате или неисправном повреждении документов;

• участие в подготовке и рассмотрении нормативных документов, совершенствованию документационного обеспечения управления в организации, экспертизе ценности документов и отбору их на го­сударственное хранение.